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Comment mettre en place un contrôle des dépenses efficace ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Dans un environnement économique dégradé et marqué par de fortes tensions inflationnistes, le contrôle des dépenses est plus que jamais un enjeu majeur pour les directions financières.

Selon une étude menée par la DFCG et PWC sur leurs priorités en 2023, 82% d'entre elles « envisagent de faire évoluer leur approche budgétaire face à un environnement marqué par l'incertitude, la volatilité, et l'augmentation des risques (économiques, politiques et climatiques) ».

Selon Laura Pallier, co-fondatrice de Regate, « la maîtrise du BFR constitue l'une des priorités majeures pour les directions financières. Elle passe par un contrôle des dépenses qui doit lui-même reposer sur un pilotage financier détaillé ». Mais comment le mettre en place ?

Il convient d'abord de distinguer trois grandes catégories de dépenses : les factures d'achats non récurrentes, les abonnements et les notes de frais. Chacune a sa spécificité et nécessite des modes de gestion adaptés. Plusieurs étapes doivent ensuite être respectées pour assurer la bonne maîtrise de ses coûts.

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Anticiper ses besoins à travers l'exercice budgétaire

À commencer par l'anticipation des besoins et la construction des premiers jalons de suivi budgétaire. « Il faut avant tout être pragmatique, et adapter l'exercice budgétaire de l'entreprise aux ressources humaines qui y sont allouées. Le tout en veillant à impliquer les opérationnels dans la construction et la déclinaison de ce même budget pour prendre les bonnes décisions » souligne Laura Pallier.

Une méthode consiste à commencer par adopter une approche « top down ». Il s'agit, dans un premier temps, pour la personne en charge du budget d'échanger avec le dirigeant d'entreprise sur les objectifs stratégiques définis au titre des 3 à 4 années à venir. Se pose ensuite la question des ressources dont on dispose pour les atteindre.

Comme le note Laura Pallier, « vouloir augmenter son CA, implique, par exemple, de recruter des commerciaux et de débloquer un budget marketing pour générer des opportunités, puis de mettre en place des outils pour gérer le processus de suivi client ». Une fois le cadre posé, les informations doivent être partagées avec les responsables de département, qui grâce à leur bonne connaissance du terrain, sont en mesure d'évaluer précisément les ressources dont ils vont avoir besoin.

À partir de cette approche « top down », on peut ensuite inclure une vision plus macro-économique qui permet d'affiner les ambitions du projet global en confrontant les anticipations budgétaires aux projections et analyses de marché.

 

Assurer le suivi de ses engagements

Autre étape importante dans le contrôle des dépenses, le suivi des engagements. « C'est le moment où l'on va réaliser le budget et s'engager auprès des fournisseurs » explique Olga Zlatiev Gautier, DAF à Temps partagé chez Peregryne. Il est, en effet, important d'avoir une vision globale des engagements afin d'éviter toute mauvaise surprise comme des factures imprévues, voire oubliées. « Reste pour cela à fixer un cadre d'engagement qui soit corrélé au budget et au contexte. L'idée étant de savoir ce qu'il reste réellement à consommer sur le budget pour autoriser la dépense » estime Olga Zlatiev Gautier. On peut ainsi déterminer des seuils en-dessous desquelles les opérationnelles peuvent être autonomes et au-delà desquels une validation est nécessaire. Et cela sachant que ces mêmes seuils présentent l'avantage de permettre la mise en place de procédures de contrôle interne.

« Il faut établir une politique de dépenses en fonction de leurs typologies et définir des ordres de priorité » ajoute Laura Pallier.

 

Automatiser l'enregistrement comptable pour permettre une visibilité temps réel

Après l'engagement des dépenses vient la phase de l'enregistrement en rapprochant les factures de ce qui a été engagé et réaliser les imputations comptables correspondantes. Et la tâche peut vite se compliquer si rien n'est automatisé, ni fait au fil de l'eau pour éviter les goulots d'étranglement. « Cet enregistrement est facilité par des outils qui vont pouvoir permettre d'automatiser les tâches avec un OCR qui va lire les factures, générer automatiquement les écritures, et les pousser dans la comptabilité. Cela permet de faire du fast closing » souligne Laura Pallier.

Par ailleurs, il est important de noter que la phase d'enregistrement va également être considérablement simplifiée par le passage à la facturation électronique - dont les premières échéances arrivent en 2024. Tous les documents seront centralisés au même endroit et favoriseront un meilleur accès à des données exhaustives, soit via le Portail Public de Facturation, soit via les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ces dernières proposeront des services connexes comme l'enregistrement automatique des factures, qui permettront de fluidifier le traitement de l'information et de garantir sa fiabilité. De quoi constituer le socle d'un contrôle des dépenses efficace !

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