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Embauche d'un salarié : vérifier son numéro de sécurité sociale

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Catégorie : Actualité sociale
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Vérifier le numéro de sécurité sociale

Parmi les premiers renseignements qu'un employeur est amené à réclamer à son salarié, on trouve le numéro de sécurité sociale. Demandé par les caisses de sécurité sociale, notamment pour la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et pour la déclaration annuelle des salaires (DADS), ce numéro est très important.

Cependant, il peut arriver:

  • qu'un salarié n'ait pas de numéro de sécurité sociale (c'est le cas d'une toute première embauche d'un jeune). Dans ce cas, il faudra faire la DPAE avec son lieu et sa date de naissance en attendant l'attribution d'un numéro de sécurité sociale ;
  • qu'un futur salarié fournisse un mauvais numéro.

Le mauvais numéro de sécurité sociale engendrera un message d'erreur au moment de la déclaration sur le site de l'URSSAF. Si dans l'immense majorité des cas, il s'agit d'une erreur involontaire (le numéro est mal recopié), il peut aussi arriver qu'un salarié fournisse un faux numéro de sécurité sociale (par exemple lorsque la personne n'a pas de titre de séjour l'autorisant à travailler).

Or, embaucher une personne étrangère en situation irrégulière expose l'entreprise à des sanctions.

Alors comment vérifier le numéro de sécurité sociale ? De quoi est-il composé ? Et comment en calculer la clé pour en vérifier l'authenticité ?

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De quoi est composé un numéro de sécurité sociale : sa structure

La structure du numéro de sécurité sociale diffère légèrement selon que la personne est née en France ou à l'étranger.

Pour un salarié né en France métropolitaine, on retrouve les éléments suivants :

SexeDate de naissanceLieu de naissance

N° d'ordre
(3 chiffres)

Clé
AnnéeMoisDépartementCode commune
1 ou 285 pour 198501 à 12

De 01 à 95, 2A, 2B

ex. : 105ex. : 01260

 

Dans les départements d'Outremer :

SexeDate de naissanceLieu de naissance

N° d'ordre
(3 chiffres)

Clé
AnnéeMoisDépartementCode commune

1 ou 2

85 pour 198501 à 12970 à 9891 à 9001260

 

Pour un salarié né à l'étranger :

SexeDate de naissanceLieu de naissance

N° d'ordre
(3 chiffres)

Clé
AnnéeMoisEtrangerCode pays

1 ou 2

85 pour 198501 à 129935201260


Le sexe est désigné par les chiffres 1 (pour les hommes) et 2 (pour les femmes).

L'année et le mois de naissance sont toujours désignés par deux chiffres chacun.

Le département est désigné par deux ou trois chiffres et on utilise toujours le chiffre 99 pour les étrangers.

Le numéro d'ordre dépend du nombre de naissance au cours de l'année ou du mois dans une commune.

 

Vérifier la cohérence du numéro par rapport au lieu de naissance

Pour vérifier un numéro de sécurité sociale, le premier réflexe est généralement de vérifier le sexe et la date de naissance par rapport aux éléments que donne le salarié pour sa déclaration d'embauche.

Mais ce ne sont pas les seuls éléments qu'il sera possible de vérifier.

L'insee met à disposition la liste des codes pays et des codes communes. Le lieu de naissance pourra donc également être vérifié (commune ou pays) puisque le moteur de recherche de l'insee permet d'en obtenir le code officiel.

A l'inverse, le numéro de sécurité sociale permettra de retrouver la commune ou le pays de naissance lorsque ces informations n'ont pas été transmises par le salarié et d'éviter ainsi les erreurs bloquantes sur la DADS, toujours à l'aide du code commune ou du code pays.

Exemples

Le numéro d'un salarié né en décembre 1980 au Danemark commencera par :

1 80 12 99 101

Celui d'une salariée née en janvier 1985 en Chine commencera par :

2 85 01 99 216

Et celui d'un salarié né à Bordeaux en janvier 1985 commencera par :

1 85 01 33 036

 

Calculer la clé pour en vérifier l'authenticité

La clé du numéro de sécurité sociale permet de détecter les erreurs dans sa structure. Si l'un des chiffres (lieu de naissance, département, numéro d'ordre...) n'est pas le bon, la clé sera fausse.

La plupart des logiciels la calculent automatiquement et renvoient un message d'erreur mais son calcul reste possible sans logiciel.

Il suffit de considérer que le numéro de sécurité sociale est un chiffre entier que l'on va diviser par 97 avant d'éliminer ce qui se trouve derrière la virgule (sans arrondir) et de le remultiplier par 97. Le résultat est ensuite soustrait du numéro de sécurité sociale, ce qui permet d'obtenir un chiffre inférieur à 97.

La clé est la différence entre 97 et le résultat obtenu par la dernière soustraction.

Exemple

Soit le numéro d'une femme, née en mai 1985 à Paris dans le 6ème arrondissement :

2 85 05 75 106 112

Etape 1 : diviser le chiffre 2 850 575 106 112 par 97

On obtient : 29387372227,95876

Etape 2 : Multiplier ce nombre par 97 sans tenir compte des chiffres après la virgule et sans arrondir

29 387 372 227 * 97 = 2 850 575 106 019

Etape 3 : soustraire le résultat obtenu du numéro de sécurité sociale

2 850 575 106 112 - 2 850 575 106 019 = 93

On peut aussi sauter l'étape 2 en prenant les chiffres qui se trouvent derrière la virgule de l'étape 1 et en les multipliant par 97 (ici : 0.95876 * 97 = 93 arrondi à l'entier le plus proche)

(Le numéro de sécurité sociale équivaut à 29 387 372 227 * 97 + 93)

Etape 4 : Obtenir la clé : soustraire le résultat de l'étape 3 de 97

97 - 93 = 04

Combien coûte un salarié et quel sera le montant de son salaire net :


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online



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