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En quoi l'automatisation vous libérera

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Automatiser vos processus augmentera votre rentabilité

La plupart des gens perçoivent « l'automatisation de la comptabilité » comme un logiciel automatisé, alors qu'en réalité, les logiciels de comptabilité automatisés aident les comptables à améliorer tous leurs processus.

La comptabilité est une combinaison de manipulations humaines et de travail fait par le logiciel (stockage, algorithmes validant des données et effectuant des calculs définis, etc.).

Disons qu'en pratique, le rapport humain-machine actuel est de 3:1 (depuis le temps pris par l'homme pour effectuer un processus du début à la fin - au temps pris par le logiciel pour effectuer son rôle dans ce processus). De plus, 75% de votre processus implique un travail manuel et le logiciel en fait 25%.

Ce que l'automatisation fait, c'est qu'elle transfère de plus en plus ce ratio de l'homme vers le logiciel. Disons que ça devient 2:1, donc 66% par les humains et 33% par le logiciel. L'automatisation identifie le travail que seuls les humains peuvent faire et c'est, en substance, le travail que vous devriez faire dans tous les cas.

 

Les humains devraient faire le travail que seuls les humains peuvent faire

L'impact réel de l'automatisation est son aspect libérateur dans la vie de tous les jours. Enfant, lorsqu'on vous demandait : « Que voudras-tu faire plus tard ? » Je suis certain que tu n'as pas répondu : « Je vais prendre les données de A et les mettre dans B. » Malheureusement, c'est précisément ce que les logiciels de comptabilité t'ont fait faire jusqu'à maintenant. Mais l'automatisation rend maintenant les choses différentes.

Prenons un exemple : la révision des comptes est l'un des services fournis par la majorité des cabinets comptables. Il était l'un des processus les plus manuels de tout cabinet d'expertise comptable (et l'est toujours pour de nombreuses entreprises). L'automatisation a commencé à changer cela et il est intéressant de prendre un instantané des progrès de l'automatisation dans le travail de révision.

  • Les clients remettent leurs relevés bancaires papier aux comptables, par courrier ou en personne; c'est un effort entièrement manuel.
  • Si les comptables ne reçoivent pas les documents papier en temps et en heure, ils appellent les clients, et doivent les réclamer souvent plusieurs fois. Encore une fois, ceci est un effort entièrement manuel.
  • Viennent également le fax et/ou les e-mail. Les comptables appellent et/ou envoient un courriel aux clients pour leur rappeler d'envoyer les documents nécessaires. Mais ce rappel est encore un effort entièrement manuel ; seule sa livraison est effectuée par la technologie.
  • Une fois reçu les relevés, soit papier soit numérisés, les comptables saisissaient ces relevés dans le logiciel de comptabilité. Encore une fois, un effort entièrement manuel.
  • Ensuite, les comptables « réconcilient » les données comptables avec ces relevés ... et vous l'avez deviné, le tout manuellement.
  • C'est au tour du flux bancaire. Le logiciel de comptabilité commence à extraire les données de transactions des systèmes bancaires, fini l'effort manuel de saisie des données hors déclarations dans le logiciel. Mais la classification des transactions et la correction des « erreurs de transcription » étaient (et sont toujours) un processus manuel.
  • Lorsque le fournisseur ou le bénéficiaire ne figure pas déjà dans la base de données comptable, les comptables doivent toujours effectuer un suivi manuel auprès des clients (par téléphone et/ou par courriel) afin d'obtenir soit des scans images de chèques soit des documents complémentaires.

 

L'automatisation de nos jours

Actuellement, les technologies d'automatisation sont plus avancées. Elles apportent non seulement des transactions bancaires, mais aussi les images des chèques numérisés et les relevés bancaires PDF. Fini les efforts manuels de suivi auprès des clients pour obtenir ces informations. Le seul effort manuel consiste à coder les transactions pour corriger les comptes et à demander des éclaircissements si le bénéficiaire est un particulier (puisque l'information de la plupart des entreprises peut être recherchée sur le web, afin d'identifier le type de dépense).

Même l'automatisation des flux bancaires devient plus intelligente. Elle se souvient, par fournisseur / bénéficiaire, quelle transaction a été classée sur quel compte, et la prochaine fois que le logiciel de comptabilité importe ces transactions bancaires, elles sont automatiquement codées sur le compte correspondant.

Ce qui reste à transcrire manuellement, vis-à-vis de ces fournisseurs/bénéficiaires, est la classification des NOUVELLES transactions, et d'examiner rapidement si vous avez besoin de les reclasser. Le logiciel automatisé fait la plupart de ce travail ; travail beaucoup moins manuel.

Mais ce n'est pas la fin. Les technologies deviennent plus intelligentes. L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, combinés à la capacité du cloud, peuvent (et vont) générer une intelligence précise et collaborative pour coder les transactions sur le bon compte.

Par exemple, si plusieurs entreprises et comptables différents ont une transaction codée pour un fournisseur particulier sur un compte particulier, le logiciel proposera de lui-même, le compte à utiliser - basé sur le type d'entreprise. Et grâce aux chèques numériques sécurisés, le logiciel de comptabilité peut envoyer plusieurs chèques numériques en un seul clic, sans avoir à imprimer ou à poster de chèques papier.

Tout ce dont vous avez besoin c'est l'adresse e-mail des fournisseurs / bénéficiaires; ce qui est un travail beaucoup moins manuel.

Utilisez cette formule : dans les points mentionnés ci-dessus, partout où vous voyez les mots « travail manuel », pensez-y comme « temps, coût et perte de profit ». Travail manuel = temps, coût, perte de profit.

Plusieurs études démontrent que les humains sont plus motivés par la peur des pertes que la motivation des gains.

Donc au lieu d'avoir une « cible de croissance », recadrez-la comme une « cible de réduction des pertes ». Au lieu de dire : « Nous augmenterons nos revenus de 20% cette année », disons : « Nous perdons 20% de nos revenus de par l'inefficacité de nos processus » (ce qui en fait un fait réel si vous n'adoptez pas et n'utilisez pas l'automatisation).

 

L'impact réel : son aspect libérateur

La croissance de la productivité, à proprement parler, signifie que votre entreprise peut servir un plus grand nombre de clients sans avoir à augmenter ses frais généraux et son personnel.

De plus en plus de membres de votre personnel utiliseront leurs connaissances et leur expérience plutôt que d'utiliser leurs mains et leurs doigts. Cela leur procurera un plus grand sentiment de satisfaction professionnelle car ils auront l'impression de contribuer significativement à la croissance de votre entreprise, ainsi qu'à celle de vos clients.

Et oui, la « rentabilité » augmentera à des niveaux que vous n'auriez jamais cru possible. Grace à l'automatisation, vous pouvez faire beaucoup plus, si vous acceptez d'automatiser vos « processus ».

Traduction de l'article de Hitendra Patil « Why Automation Will Liberate You » publié chez nos confrères anglais du site Accounting Web le 07 juillet 2017.

Hitendra Patil est l'auteur de « Accountaneur : The Entrepreneurial Accountant ».

Publication sur Compta Online avec accord de l'auteur que nous remercions vivement !


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