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Enregistrement dépenses et produits association

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Ludovicr
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Ecrit le: 09/12/2012 16:34
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Bonjour à Tous.

Je suis depuis peu trésorier d'une association sportive. J'ai une formation en finance (école de commerce) mais je n'ai jamais pratiqué l'enregistrement comptable.

Comme c'est un regroupement de clubs d'une certaine importance, j'ai mis en place une comptabilité d'engagement en essayant d'être conforme au plan comptable associatif avec l'aide d'un logiciel.

Mon problème concerne les 2 points suivants :

1) Je dois enregistrer des cotisations payées en retard pour l'exercice de l'année dernière (2011/2012), je ne sais pas si je dois les passer en cotisation classique (compte 756) car elles vont rentrer dans le compte de résultat de cette année alors qu'elle ne concerne pas l'exercice en cours. Existe t'il un compte spécial pour ce type de situation ou dois je retraiter manuellement le compte de résultat ?

2) Je suis embêté avec le report à nouveau de trésorerie de l'exercice précédent. En effet des dépenses émises avant la clôture au 31/08 et à priori comptabilisées sur l'exercice 2011/2012 ont été encaissées sur l'exercice 2012/2013.

Je ne sais pas comment je dois traiter cela, sachant qu'en plus certains de ces dépenses concernent l'exercice 2011/2012 (note de frais), et d'autre l'exercice 2012/2013 (achat de marchandise qui seront consommées cette année).

=> Mon idée est donc de reprendre le solde du compte bancaire arrêté au 31/08 au soir, de retirer les dépenses déjà comptabilisées sur l'exercice 2011/2012 afin d'avoir mon report à nouveau et de ne pas enregistrer à nouveau ces dépenses lorsqu'elles sont encaissées sur le compte bancaire mais est conforme ?

Merci beaucoup pour votre aide

Lucky luc
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 09/12/2012 17:03
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Bonjour,

Si je comprends bien, vous repartez de zero au niveau de la comptabilité ?

Si c'est bien le cas, avez-vous constitué une balance de départ avec les différents éléments formant l'acif et le passif du patrimoine de l'association ?

Cordialement.



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Ludovicr
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 09/12/2012 17:46
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Bonjour,

Pas exactement de zéro. Il y avait un suivi des dépenses et des recettes sous word... mais c'est tout.

Non, je n'ai pas fait de balance de départ. Je vais la faire mais j'aurai le même problème, je ne sais pas quoi faire de ces dépenses et des cotisaitions payées avec un an de retard.

Dois je dans la balance de départ, retraiter le solde de trésorerie bancaire avec les dépenses comptabilisées sur l'exercice précédent et non encaissées ?

Merci

Lucky luc
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 09/12/2012 18:44
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Bonsoir,

Il va falloir qu'à un moment ou un autre vous rentriez la balance de départ (les a-nouveaux), qui traduit le patrimoine de l'association.

Les réponses à vos questions vont avoir une influence sur cette balance.

1) Je dois enregistrer des cotisations payées en retard pour l'exercice de l'année dernière (2011/2012), je ne sais pas si je dois les passer en cotisation classique (compte 756) car elles vont rentrer dans le compte de résultat de cette année alors qu'elle ne concerne pas l'exercice en cours. Existe t'il un compte spécial pour ce type de situation ou dois je retraiter manuellement le compte de résultat ?

Cela revient à dire qu'au début de ce premier exercice, vous avez une créance sur les cotisants, que je placerais a priori en "455 - Sociétaires" au débit de la balance d'ouverture.

Et lorsque vous comptabilisez, pendant l'exercice 2012/2013, l'encaissement des cotisations en retard, vous passez le débit du compte 512 (s'il s'agit d'encaissement par la banque) par le crédit du 455, qui finira par se solder une fois toutes les cotisations en retard encaissées.

2) Je suis embêté avec le report à nouveau de trésorerie de l'exercice précédent. En effet des dépenses émises avant la clôture au 31/08 et à priori comptabilisées sur l'exercice 2011/2012 ont été encaissées sur l'exercice 2012/2013.

Je ne sais pas comment je dois traiter cela, sachant qu'en plus certains de ces dépenses concernent l'exercice 2011/2012 (note de frais), et d'autre l'exercice 2012/2013 (achat de marchandise qui seront consommées cette année).

=> Mon idée est donc de reprendre le solde du compte bancaire arrêté au 31/08 au soir, de retirer les dépenses déjà comptabilisées sur l'exercice 2011/2012 afin d'avoir mon report à nouveau et de ne pas enregistrer à nouveau ces dépenses lorsqu'elles sont encaissées sur le compte bancaire mais est conforme ?

De la même façon, dans la balance de départ, vous allez inscrire au crédit du compte 401 (si ce sont des fournisseurs, ce peut-être 421 pour des salariés, 43 pour un organisme de protection sociale, etc. À voir) ou des sous- comptes individuel du 401, ces paiements de l'exercice 2012/2013 pour des factures antérieures.

Et lorsque vous comptabilisez le paiement durant l'exercice, vous débitez le 401 par le crédit du 512 (si paiement bancaire).

Ensuite se pose la question des factures émises en 2011/2012 et concernant 2012/2013.

S'il s'agit de marchandises, il faut a priori connaître le stock au début de l'exercice 2012/2013 et l'inscire à l'actif de la balance de départ.

S'il s'agit de charges constatées d'avance (par exemple, si vous avez une facture d'assurance émise au 01/01/2012 pour un an, il y a 1/4 de la facture qui concerne l'exercice 2012/1013), il faut inscrire dans la balance, au débit du 486 (Charges constatées d'avance) le montant de ces charges puis passer au 01/09/2012 une écriture avec, au débit, le compte 6 concerné et, au crédit, le 486.

Cordialement.



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Mozo
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 09/12/2012 19:12
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Bonsoir,

En principe une association sportive fait souvent une assemblée annuelles, pour laquelle le trésorier fait un petit compte rendu, le secrétaire fait un compte rendu signé par le président.

Ce doit être le point de départ de votre comptabilité, la somme restante au jour de l'assemblée.

Je passerais le solde D512000/C120000

Je ne vois pas l'intérêt d'une comptabilité d'engagement, car en principe les cotisations sont versées au début et les achats au fur et à mesure jusqu'à la fin de saison, une comptabilité de caisse me parait plus adapté.

Ce qui n'empêche pas d'établir une comptabilité de détail.

Je vous conseille pour les opérations provenant de l'exercice précédant pour lequel vous n'étiez pas le trésorerier, demandez le bon à payer de tous les achats par le président.

J'ai déjà entendu parlé d'un club dans ma région, l'ancien président avait encaissé les futures cotisations d'avances et laissé des factures non payés de l'ancien exercice ce qui a causé un gros problème au nouveau président...

Cordialement

Christian

Ludovicr
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 16/12/2012 16:14
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Bonjour,

Je vous remercie vivement pour vos réponses qui me permettent déjà d'y voir plus clair sur la logique de ce type d'opérations.

Vous dîtes :

"De la même façon, dans la balance de départ, vous allez inscrire au crédit du compte 401 (si ce sont des fournisseurs, ce peut-être 421 pour des salariés, 43 pour un organisme de protection sociale, etc. À voir) ou des sous- comptes individuel du 401, ces paiements de l'exercice 2012/2013 pour des factures antérieures."

Pour le coup, j'ai :

- Des règlements de frais émis au cours de l'exercice précédent non encaissés , je les porte au crédit de quel compte dans la balance de départ , 421 ou 428 charges à payer ?

- Une subvention d'aide accordée à un club, chèque émis mais non encaissé, => au crédit du compte subvention d'exploitation compte 441 ?

Merci

Lucky luc
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Re: Enregistrement dépenses et produits association
Ecrit le: 16/12/2012 18:43
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Bonsoir,

- Des règlements de frais émis au cours de l'exercice précédent non encaissés , je les porte au crédit de quel compte dans la balance de départ , 421 ou 428 charges à payer ?

Si je comprends, les chèques ont été faits avant la clôture de l'exercice et n'ont pas été débités à la clôture (il ne s'agit pas de factures ou de salaires, etc. qu'il fallait payer avant la clôture et qui ont été mis en paiement après.)

Dans ce cas, il faut considérer que le compte 512 a été débité l'exercice précédent (au moment de l'émission du chèque). Il faut donc débiter de ces montants le compte 512, au début de votre exercice mais ne pas le mouvementer ensuite quand il y a débit sur votre compte bancaire.
(Ou alors, si c'est plus clair pour vous, pourquoi ne pas créer un compte 5122 provisoire (5121 étant votre "vrai" compte bancaire) recensant en début de ce 1er exercice tous les chèques émis non débités. Dans ce cas, à chaque débit sur le compte bancaire, vous passez débit 5122 / crédit 5121).

- Une subvention d'aide accordée à un club, chèque émis mais non encaissé, => au crédit du compte subvention d'exploitation compte 441 ?

Idem.

Cordialement.



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