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Exonération des heures supplémentaires : vérifier en paie

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Catégorie : Actualité sociale
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Bien appliquer l'exonération des heures supplémentaires et complémentaires

L'exonération des heures supplémentaires est une exonération de cotisations salariales et d'impôt sur le revenu sous conditions. Son mode de calcul est relativement complexe dès lors que le salaire dépasse le plafond de la Sécurité sociale.

Le taux maximum de l'exonération de cotisations sociales est fixé à 11,31% du salaire brut perçu au titre des heures supplémentaires et la CSG est intégralement non déductible.

L'exonération d'impôt sur le revenu est limitée à un salaire brut de 5 358¤. Au-delà de ce plafond, le salaire perçu par le salarié est intégralement soumis à cotisations sociales salariales et à impôt sur le revenu. La CSG redevient partiellement déductible.

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, elle s'ajoute à la déduction forfaitaire patronale pour heures supplémentaires de 1,50¤ par heure effectuée par le salarié.

 

Le mécanisme de l'exonération de cotisations salariales

L'exonération est en réalité une réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires et apparaît comme telle sur le bulletin de paie, au bas de cotisations salariales.

Ce n'est donc pas une exonération totale et son taux dépend du taux moyen de cotisations salariales du salarié.

L'exonération s'applique aux heures supplémentaires réalisées par les salariés à temps plein, aux heures complémentaires des salariés à temps partiel et aux jours de travail supplémentaires des salariés en forfait jours.

Les heures supplémentaires structurelles des salariés qui dépassent les 35 heures pour faire 39 heures par semaine sont également exonérées.

Seules les heures normales des salariés à temps partiel, prévues par le contrat ou par un avenant au contrat de travail ne sont pas concernées.

Pour l'application de la réduction, le gestionnaire de paie doit calculer un taux moyen de cotisations du salarié en tenant compte :

  • des cotisations salariales dues à l'URSSAF ;
  • des cotisations de retraite complémentaire, y compris CET et APEC des cadres.

Un mauvais paramétrage du logiciel de paie ou un paramétrage trop ancien peut empêcher le calcul de la réduction.

Il est donc impératif de vérifier son existence sur le livre de paie annuel ou la fiche individuelle des salariés. Il en va de même de la CSG non déductible sur les heures supplémentaires.

L'assiette maximale de la réduction au titre des heures supplémentaires est fixée à 5 358¤ par an et par salarié.

 

L'exonération des heures supplémentaires et complémentaires en cas d'absence

En cas d'absence avec ou sans maintien de salaire, le calcul des heures supplémentaires structurelles est modifié.

Les heures supplémentaires structurelles, ce sont les heures supplémentaires des salariés à temps plein dont le contrat de travail prévoit des heures supplémentaires tous les mois. Ce sont essentiellement les salariés à 39 heures par semaine.

En cas d'absence pour maladie, l'employeur pratique une retenue sur salaire, parfois compensée en tout ou partie par un maintien de salaire.

Les heures supplémentaires effectuées par le salarié restent alors exonérées de cotisations sociales salariales et d'impôt sur le revenu sous conditions.

En cas de maintien de salaire total, les heures supplémentaires sont réputées effectuées et exonérées dans les conditions habituelles.

En cas de maintien de salaire partiel, les heures supplémentaires sont prises en compte dans les mêmes conditions que pour la réduction générale de cotisations patronales soit selon le ratio entre le salaire versé après déduction de l'absence et celui qui aurait été versé si le salarié n'avait pas été absent.

Exemple

Un salarié absent touche un total de 1 200¤ après maintien partiel de salaire. S'il n'avait pas été absent, son salaire aurait été fixé à 1 900¤.

Le coefficient d'absence, à appliquer aux heures supplémentaires devient 1 200 / 1 900 = 0,6316.

Le salaire brut des heures supplémentaires sera multiplié par ce coefficient d'absence pour obtenir le montant exonéré de cotisations salariales, auquel s'appliquera le taux d'exonération.

 

Exonération des heures supplémentaires et repos compensateur

Lorsque les heures supplémentaires sont intégralement compensées par un repos compensateur équivalent, en vertu d'un accord de réduction du temps de travail (RTT), elles ne sont pas exonérées de cotisations salariales.

Seules les compensations financières peuvent faire l'objet d'une exonération.

L'exonération des heures supplémentaires ne s'applique donc qu'en cas de versement d'un salaire au titre de ces heures supplémentaires.

Le placement des heures supplémentaires sur un compte épargne-temps pour monétisation ultérieure ne modifie pas la règle.

 

Le calcul de la CSG et de la CRDS sur les heures supplémentaires exonérées

Dès lors que les heures supplémentaires font l'objet d'une réduction de cotisations salariales, la CSG ou contribution sociale généralisée est intégralement non déductible de l'impôt sur le revenu.

L'augmentation du salaire net à payer du salarié et la diminution de l'impôt sur le revenu, sont en partie compensées par la CSG non déductible. Le salarié reste toutefois très largement gagnant.

Exemple

Un salarié touche 2 000¤ au titre des heures supplémentaires en 2019.

L'assiette de la CSG se calcule de la manière suivante :

2 000 * 0,9825 = 1 965¤

1 965 * 9,70% = 190,61¤ de CSG CRDS non déductible

Tant que le salarié n'atteint pas 4 plafonds annuels de Sécurité sociale, l'abattement de 1,75% s'applique.

Ce n'est que lorsque l'assiette des heures supplémentaires et complémentaires, majoration incluse, dépasse le montant brut de 5 358¤, que le complément ne bénéficie plus de la réduction et que la CSG redevient déductible de l'impôt sur le revenu à hauteur de 6,80%.

L'assiette maximale de CSG CRDS non déductible au titre des heures supplémentaires s'élève à 5 264,24¤ (5 358 * 0,9825).

 

L'exonération d'impôt sur le revenu jusqu'à 5 358¤ annuels

Le texte prévoit une exonération d'impôt sur le revenu à hauteur de 5 000¤ nets annuels. Les précisions réglementaires permettent de plafonner l'exonération d'impôts à un salaire brut correspondant à un maximum de 5 358¤ annuels.

En-dessous de ce montant, le salaire brut correspondant aux heures supplémentaires est retranché du salaire net imposable du salarié. C'est ce qui justifie sa soumission à CSG CRDS.

Au-delà de ce montant, le salaire correspondant redevient imposable.

 

La correction de la réduction de cotisations salariales

La parution tardive des textes et circulaires a pu obliger l'employeur ou le gestionnaire de paie à appliquer l'exonération des heures supplémentaires ou à ne pas l'appliquer dans des situations qui ne sont pas forcément les bonnes.

Le taux maximum a pu être appliqué aux salariés dont le salaire brut dépasse le plafond de Sécurité sociale, parfois à tort.

L'exonération a pu être appliquée sur des heures contractuelles des salariés à temps partiel, toujours à tort.

Depuis le 1er janvier 2019, de nombreuses questions pratiques se sont posées. Elles n'ont pas toujours trouvé réponse au moment de l'établissement des fiches de paie.

L'exonération de cotisations sociales salariales sur les heures supplémentaires doit donc faire l'objet de corrections, au moins en DSN lorsque les montants sont significatifs.

Contrairement à la réduction générale de cotisations patronales, les modalités de calcul de l'exonération des heures supplémentaires ne sont pas annuelles, elles se font mois par mois, tout comme la déduction forfaitaire patronale sur les heures supplémentaires dite TEPA.

Il ne nous semble donc pas possible de procéder à une régularisation annuelle. Comme pour l'exonération loi TEPA, les montants négatifs ne devraient pas être admis en DSN. Les CTP 003 et 004 n'admettant pas de cumuls sur une même fiche de paie à notre connaissance.

Concernant les autres rubriques de la DSN, le site DSN info rappelle que :

Il est nécessaire de veiller à ce que le montant versé au titre des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées et défiscalisées soit intégré dans les bases assujetties de types " 02 - Assiette brute plafonnée ", " 03 - Assiette brute déplafonnée " et " 04 - Assiette de la contribution sociale généralisée " conformément à l'article L. 241-3 du Code de la sécurité sociale.

Pour la déclaration des cotisations en 2019, en l'absence de code d'exonération sur la version de norme P19V01, le montant associé au code "076 - Cotisation Assurance Vieillesse" doit être renseigné déduction faite de l'exonération des heures supplémentaires ou complémentaires.

Ces éléments doivent être vérifiés en DSN.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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