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Expertise-comptable : comment les petits cabinets se digitalisent-ils ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Expert-comptable : Optimiser vos process pour moderniser votre cabinet

Les grands cabinets sont de plus en plus nombreux à mettre en place des équipes dédiées à leur digitalisation. Pour les petits cabinets, lancer un tel projet reste complexe, notamment car ils disposent de moins de temps et de ressources.

Quels sont les conseils clé pour réussir cette modernisation ?

Un expert-comptable, notamment en petit cabinet, est extrêmement sollicité au quotidien.

Trouver un moment pour prendre du recul et lancer le processus de transformation digitale est mission impossible. Et maintenir cette dynamique pendant le rush trimestriel ou les déclarations annuelles est une vraie gageure.

 

Optimiser les processus et outils

Le premier constat que l'on peut faire est que la charge de travail absorbée par un petit cabinet résulte en partie de l'obsolescence des outils déjà en place et également de l'ensemble des tâches chronophages.

Certains comptables constituent encore fréquemment les dossiers sous forme papier et par la suite sous Excel – tant pour la tenue des dossiers que pour la gestion de leur propre cabinet (comme l'enregistrement des heures réalisées, par exemple).

Cette méthode de travail a pour inconvénient principal de générer une disparité de l'information et la recherche d'informations devient vite chronophage.

Certains cabinets sont déjà passés à la vitesse supérieure et utilisent des outils numériques d'échange de données, qui répondent partiellement à leurs besoins. Les pièces comptables (tels que les factures et les tickets de caisse) sont stockés numériquement mais ne sont pas liés au dossier dans leur solution de comptabilité. Ainsi, si un client se renseigne sur le paiement d'une facture ou la réception d'un règlement, le comptable doit encore rechercher les données manuellement.

Les cabinets comptables éprouvent des difficultés à lancer leur projet de digitalisation qui les oblige à livrer bataille sur trois fronts en même temps :

  • modifier leur propre méthode de travail ;
  • gérer la conduite du changement en interne avec leurs collaborateurs ;
  • et modifier les habitudes de leurs clients.

Il est possible pour les petits cabinets de mener à bien ces changements, à condition de prendre en compte les points suivants.

 

1. Diagnostiquez l'ensemble de vos processus

C'est sans doute l'étape la plus importante. Abordez votre projet de digitalisation sereinement et l'esprit ouvert. Il est évident que cette transformation commence par l'acceptation du changement. C'est une métamorphose de votre culture de travail pour vous-même et pour vos collaborateurs.

De nombreux cabinets comptables s'engagent dans le tournant numérique en envisageant les nouveaux outils digitaux et collaboratifs comme simple prolongement de leurs processus existants. Mais ces processus sont souvent optimisables. Vous devez être prêt à réviser les processus existants et à en imaginer de nouveaux.

À terme, c'est la clé pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre cabinet.

 

2. Procédez par étape

La digitalisation concerne l'ensemble des processus de l'entreprise. Il s'agît d'un projet qui va s'inscrire sur plusieurs mois.

Mieux vaut se fixer une feuille de route vous permettant notamment de prioriser vos actions. Faites la liste des processus que vous souhaitez absolument digitaliser.

Le point de départ de votre projet est conditionné par l'analyse préalable de votre situation spécifique.

Demandez-vous quels sont les freins à la croissance de l'activité de votre cabinet. Échangez avec vos clients et collaborateurs, ils auront un autre regard sur la question.

 

3. Identifiez les clients pilotes

Pour accompagner votre projet de digitalisation, il est recommandé d'identifier au préalable les clients désireux de bénéficier de cette nouvelle approche : simplification des processus, accès aux données actualisées en temps réel, ... Concentrez-vous sur les clients qui vous ont déjà mentionné leur appétence pour les outils numériques. Partagez avec eux votre ambition de transformation et associez-les à la démarche.

Avec cette double approche collaborateurs / clients, vous souderez votre équipe autour du projet et consoliderez votre relation avec vos clients. Ainsi, vous serez outillé pour communiquer auprès de tous vos clients sur vos nouvelles méthodes de travail. Vous gagnerez en crédibilité grâce aux success stories avec vos clients pilotes.

 

4. Proposez des services additionnels

D'après notre expérience, les processus les plus adaptés à la digitalisation sont les suivants :

Scan & reconnaissance

La numérisation des factures d'achat est relativement facile à mettre en œuvre grâce notamment aux outils de scan et de reconnaissance disponibles sur le marché. En numérisant l'ensemble des factures que vos clients reçoivent de leurs fournisseurs, vous supprimerez les factures papier et disposerez d'une vue d'ensemble actualisée en temps réel.

Logiciel d'administration

La digitalisation de la gestion de votre cabinet est également une source d'optimisation. Des logiciels spécialisés enregistrent les heures de prestations, stockent les données de contact et les informations clients, ainsi que la correspondance, les documents, les tâches et les délais. Vous disposez d'un outil vous offrant une vue à 360° sur l'ensemble de votre activité.

Tableaux de bord

Les clients sont souvent en demande d'informations clé (Indicateurs clé de performance – KPI) actualisées. Elles portent généralement sur les mêmes sujets : la situation financière, le compte clients et le compte fournisseurs, les déclarations fiscales obligatoires, ...

Grâce à la digitalisation de la tenue des dossiers clients, vous pourrez mettre ces informations à disposition du client dans un tableau de bord consultable 24h/24 sur le Cloud. Votre client pourra ainsi les consulter sans vous interroger sans cesse. Tout le monde y gagne. Vous vous épargnez des coups de fil ou emails chronophages et le client est satisfait de pouvoir consulter à tout moment et en toute autonomie les données les plus récentes concernant son entreprise.

 

5. Développez les missions de conseil

Les cabinets expriment souvent le souhait de pouvoir conseiller davantage leur clientèle.

Grâce à la digitalisation, les informations indispensables à la tenue sont disponibles en temps réel. Autrement dit, vous dégagez du temps pour conseiller vos clients au-delà de l'analyse de leurs situations financières.

 

Laure Boutron
Directrice Marketing, Exact France

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