Experts-comptables : choisir le bon logiciel de tenue comptable

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6 astuces pour choisir son logiciel sans se tromper

Le choix d'une solution logicielle pour un cabinet d'expertise comptable a longtemps été simple. Deux choix principaux entre deux grands éditeurs historiques s'offraient aux experts-comptables.

C'est beaucoup moins vrai depuis que les solutions se multiplient, certaines en se spécialisant dans une partie du processus de production des états financiers, d'autres en proposant une solution qui se veut complète.

Comment choisir une solution logicielle et la présenter à ses clients ? Quels sont les principaux critères à prendre en compte ?

Retours d'expérience et témoignages de Fabrice Heuvrard, expert-comptable et co-fondateur de Token Strategy Advisor et Delphine Debray, expert-comptable associé au sein du cabinet Ficoma, tous deux utilisateurs de Receipt Bank.

 

Comment définir les besoins pour bien choisir sa nouvelle solution logicielle ?

Fabrice Heuvrard : Il faut commencer à faire un état des lieux au sein du cabinet des pratiques qui sont réalisées par les collaborateurs. Il faut distinguer les cabinets avec une clientèle historique et ceux avec une clientèle récente. Les seconds peuvent plus facilement former leurs clients et les inciter à utiliser les nouveaux outils.

Cela pose la question des objectifs et du type de clients que l'on souhaite avoir. Il faut donc bien analyser sa typologie de clientèle avant de faire le tour des outils disponibles sur le marché.

Le client doit trouver un intérêt à l'utilisation de la solution qui est proposée. Il faut susciter l'envie à travers une plaquette ou des démos.

Delphine Debray : Même retour en ce qui me concerne. Nous avons une clientèle qui est plus ancienne. Nous distinguons les anciens clients pour lesquels il s'agit réellement d'un changement de méthode et les nouveaux clients et prospects.

L'objectif pour le client est de savoir ce qui va lui être proposé et pourquoi. Pour le cabinet, l'objectif est de présenter la nouvelle solution et ses avantages.

La clientèle a été segmentée pour distinguer ceux qui étaient dans l'attente des produits digitaux et les autres.

 

Comment avez-vous pris connaissance et sélectionné les différentes solutions logicielles ?

Delphine Debray : Au sein de notre cabinet, l'objectif a été de supprimer la saisie des achats. L'équipe dirigeante a donc effectué une première sélection avant de tester un nombre limité de logiciels. La solution retenue a été présentée aux autres membres du cabinet. Cette solution était Receipt Bank.

Les principaux arguments pour le choix de l'une ou l'autre solution ont été le taux de reconnaissance des factures et les modalités d'enregistrement des photos prises par le client. Les photos ne devaient pas aller dans un dossier du téléphone mais rester dans l'application sans manipulation supplémentaire.

Fabrice Heuvrard : J'ai découvert Receipt Bank lors d'un congrès de l'Ordre des experts-comptables en 2015. Déjà à l'époque, l'outil de reconnaissance de caractères était bien meilleur que celui des autres solutions.

L'écosystème de mon outil de production était fermé, ce qui limitait les choix. L'objectif était de trouver un outil qui pouvait s'interfacer avec le logiciel de production et qui évoluait dans le bon sens.

Le troisième argument était celui du coût de la solution utilisée. Lorsqu'on est jeune expert-comptable et que l'on crée son cabinet, c'est un argument important.

Enfin, la facilité d'utilisation côté client et le côté intuitif de la solution sont les derniers arguments.

Le meilleur retour d'expérience pour le choix d'un logiciel consiste à obtenir les témoignages de confrères et de demander aux collaborateurs ce qui fonctionne ou non au sein de leur cabinet.

 

Quelles méthodes utiliser pour choisir son logiciel et vérifier sa compatibilité ?

Fabrice Heuvrard : Nous avons présenté cette année une grille l'an dernier dans le cadre des universités d'été pour inviter les experts-comptables à faire la liste des logiciels sélectionnés. L'objectif de la grille est d'analyser les interconnexions entre les différentes solutions en donnant la priorité à ceux qui s'interconnectent via une API.

Les différentes solutions peuvent alors être affectées de différentes couleurs. L'existence d'une API qui ne nécessite aucune manipulation spécifique est représentée par une couleur verte.

La couleur orange est réservée aux imports de FEC ou imports de fichiers standards.

La couleur rouge concerne les logiciels qui obligent les utilisateurs à intervenir sur le fichier pour permettre l'import ou l'export (exemple : remise en forme d'un fichier Excel).

Delphine Debray : Nous utilisons l'import de fichier FEC avec les pièces justificatives attachées depuis peu.

Avec cette méthode, nous n'avons plus aucune perte de temps au sein des cabinets.

Receipt Bank

Facilité d'utilisation, performance, coût, sécurité, communauté d'utilisateurs, avis clients,... quels sont les critères de sélection pour un expert-comptable afin de choisir son logiciel de tenue comptable ?

 

Quels conseils donneriez-vous pour bien démarrer la phase de test ?

Fabrice Heuvrard : Il faut investir dans cette phase, le temps nécessaire pour ne pas se tromper. La mise en place d'une solution auprès des clients ne peut se faire qu'une ou deux fois. Le client n'est pas un testeur de logiciels.

Il faut donc prévoir un budget temps significatif en testant toutes les configurations possibles (fonctionnalités d'import par exemple).

Lorsque le logiciel est testé en interne avant son déploiement chez les clients, il doit être testé par les collaborateurs, même les plus réfractaires pour permettre l'évolution du cabinet.

Enfin, les anomalies (et non les seuls problèmes de paramétrage) doivent faire l'objet d'une information des collaborateurs en amont.

Delphine Debray : Au sein de notre cabinet, les tests ont d'abord été effectués sur les factures du cabinet avant le déploiement sur certains collaborateurs et clients. La diffusion à plus grande échelle s'est faite ensuite.

 

Comment présenter la solution aux collaborateurs et aux clients ? Comment répondre aux angoisses éventuelles ?

Delphine Debray : En interne, nous avons des référents produits. Ils travaillent le produit en même temps que nous en faisant par exemple des remontées d'anomalies. Ils diluent la solution via une formation interne aux collaborateurs.

Pour les clients, ce sont les experts-comptables qui proposent la solution.

Nous avons donc pour chaque solution logicielle, un référent digital au sein de l'équipe dirigeante et un référent digital par cabinet membre du réseau.

Le référent digital est un porteur de projet qui est assez ouvert et n'a pas peur de rencontrer des difficultés. Il rédige des notes à destination des collaborateurs et des clients pour l'utilisation de la solution.

Fabrice Heuvrard : Je tiens à connaître toutes les solutions logicielles et à mettre en place tous les paramétrages. Cela permet une uniformisation au niveau du cabinet. Pour le collaborateur, il récupère un dossier clé en mains.

En cas de bug au niveau du logiciel, cela me permet aussi d'avoir une certaine réactivité grâce à une vision d'ensemble des dossiers.

Delphine Debray : Nos équipes sont relativement jeunes et ont donc rapidement adhéré aux nouvelles solutions.

Fabrice Heuvrard : L'évolution en cours vers le tout numérique ou presque et une réalité qui va encore s'accélérer avec la facture électronique. C'est donc aussi notre rôle, de préparer nos collaborateurs à ne plus faire de saisie mais à contrôler la donnée etc.

Il faut aussi leur rappeler que tout commence une fois que la déclaration a été faite. L'objectif est d'apporter de la satisfaction aux clients, au-delà des obligations légales.

Receipt Bank
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