Exploiter la donnée, la rendre dynamique et développer de nouvelles missions avec Power BI

Comme le rappelle Françoise Le Pavec, expert-comptable et formatrice Power BI à l'ASFOREF : « Pour y parvenir, il faut apprendre à croiser des données multi sources et à enrichir les données comptables lorsque le FEC ne suffit pas. Par exemple, la possibilité de rassembler dans un même outil de nombreuses sources de données et de les exploiter sur plusieurs années rend beaucoup plus facile et plus rapide l'analyse des investissements pluriannuels avec Power BI qu'avec Excel.

L'enjeu n'est pas de remplacer la production de tableaux de bord existants et standardisés pour les TPE mais de développer des missions à forte valeur ajoutée pour les PME qui ont besoin d'accéder à leurs indicateurs en temps réel.

C'est pour accompagner les experts-comptables et les commissaires aux comptes dans l'approche et l'utilisation de ce nouvel outil que des formations ont été développées par l'ASFOREF. Elles ont été créées dans le cadre du parcours « le campus du LAB50 », organisé en partenariat avec le Lab50, l'Observatoire de la profession d'expertise comptable et de commissariat aux comptes.

Retour sur l'intérêt d'un outil de Business Intelligence avec Françoise Le Pavec et Eléonore Caiveau-Partula, experts-comptables, formatrices Power BI et co-fondatrices du groupe FAG Power BI SIG.

À quoi peut servir Power BI ? Quelles missions complémentaires pour le CAC et l'EC ?

Eléonore, diplômée d'expertise comptable et formatrice Power BI à l'ASFOREF : Les objectifs principaux sont de gagner en productivité grâce à la puissance de calcul de l'outil et en évitant des manipulations très répétitives et de développer de nouvelles missions.

L'outil offre de nombreux avantages : il permet un travail collaboratif avec le client, il permet de passer d'une analyse statique à une analyse dynamique avec mise à jour des données en temps réel, il permet d'améliorer la qualité de nos restitutions, plus personnalisées, plus complètes grâce à l'accès à de nombreuses sources de données externes ; par exemple des présentations avec des segments de marché, des répartitions géographiques, des photos... sont possibles.

D'une manière générale, Power BI permet d'améliorer la valeur perçue par le client. C'est un outil de modélisation de données et de visualisation pour réaliser des revues analytiques des travaux sur des populations exhaustives.

Eléonore : L'outil peut permettre la mise en place de contrôles automatiques tels que la récupération des données de gestion ou de chiffre d'affaires, de vérifier que les niveaux d'automatisation sont bons, un contrôle antifraude, la mise en place d'un Dashboard de suivi d'automatisation de la mission comptable, la mise en place d'un audit data driven ou orienté par les données.

L'audit d'acquisition me semble être le bon moment pour se lancer. Nos clients ne nous attendent pas forcément sur cette mission mais nous avons une vraie valeur ajoutée à leur apporter.

Même sur une mission de CAC de 5 jours sur un dossier PME par exemple, l'utilisation de Power BI est possible. En 2 jours seulement, un collaborateur peut créer des outils qu'il sera possible d'utiliser de nouveau pour la mission suivante et ainsi de gagner du temps sur l'ensemble des missions.

Françoise : Pour la TPE, il s'agira souvent d'automatiser un certain nombre de modélisations qui auront pour base le fichier des écritures comptables. Pour une PME avec des possibilités financières plus importantes, les missions deviennent plus personnalisées avec la mise en place de tableaux de bord dynamiques et collaboratifs.

Trop de professionnels du chiffre ont encore du mal à le percevoir.

Quelles données peut-on utiliser en cabinet ?

Éléonore : L'idéal est d'avoir des données standardisées provenant de plusieurs clients qui utilisent les mêmes logiciels au sein de leur entreprise respective.

Si ce n'est pas le cas, un même modèle peut être utilisé pour des clients similaires même si les données ne sont pas totalement identiques. Dans ce cas, il faudra prendre le temps de retravailler la donnée pour la plugger sur un modèle de données qui sera standardisé.

À partir du FEC, il est possible de créer des mesures dans Power BI pour obtenir plus rapidement des indicateurs, ou KPI, tels que les taux de marge par exemple.

Françoise : L'idéal est de se connecter aux bases de données comptables disponibles dans le cabinet ou les bases de données de production de l'entreprise. De nombreux logiciels comptables et ERP présentent déjà des API avec power BI.

Comment acquérir ces compétences ?

Éléonore : L'acquisition des compétences autour de Power BI est un processus Itératif. L'idéal est de commencer par les formations proposées par l'ASFOREF et le Lab50 pour une première mise en place sur les dossiers.

Ensuite, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par des professionnels IT, notamment pour la création de modèles ou de rapport et devenir « consommateur » des outils créés.

Quel est l'apport de la formation à l'ASFOREF ?

Eléonore : La formation proposée par l'ASFOREF permet de découvrir ces différentes étapes d'utilisation du logiciel appliqué à nos métiers et de créer des analyses liées à l'exploitation du FEC.

Les formations permettent une acculturation et une prise en main de l'outil. La formation « Power BI - Méthodologie d'audit orientée par les données : revue analytiques exhaustives de données » que j'anime à l'ASFOREF est très pragmatique pour présenter l'outil, son utilisation et ses principales fonctions. Mon objectif est de montrer que l'accès à l'outil n'est pas compliqué et peut être implémenté rapidement sur certains dossiers.

Françoise : La formation Power BI niveau 1 que j'anime à l'ASFOREF est ouvert à tous les experts comptables et commissaires aux comptes qui ont une appétence pour cet outil et le traitement de la donnée. Elle permet de découvrir le potentiel de l'outil.  En sortant de la formation, les participants auront compris les différentes étapes d'utilisation de l'outil, auront produit à partir d'un exemple un premier rapport et surtout serons en mesure de définir quel type de collaborateur doit réaliser la mission au sein de leur cabinet (profil IT ou profil métier) en fonction de l'exploitation qu'il souhaite faire de l'outil dans leur structure.

La niveau 2 est réservé aux professionnels qui ont suivi le niveau 1 (ou qui ont déjà utilisé power BI), qui souhaitent aller plus loin dans l'exploitation du potentiel de l'outil dans leur cabinet avec notamment une volonté de maitriser des principales fonctions DAX, les filtres, les combinaisons et fusions des données, l'utilisation des variables, la production de rapport plus complexe.

Il ne faut pas négliger le temps nécessaire pour se former à l'outil et ensuite prévoir du temps pour le manipuler avec ses propres données pour bien le prendre en main.