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Extrait Kbis : comment le télécharger gratuitement

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Catégorie : Droits d'enregistrement
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Extrait Kbis

L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence légale d'une société. Il constitue en quelque sorte sa « carte d'identité ». Pour un chef d'entreprise, c'est un justificatif essentiel dont il peut avoir besoin à tout moment. Il est en effet indispensable pour accomplir de nombreuses démarches administratives.

Dans cet article, découvrez ce document ainsi que la procédure à suivre pour obtenir un extrait Kbis gratuit.

Un document officiel pour les sociétés commerciales

L'extrait Kbis et l'extrait K sont délivrés par le greffe du tribunal de commerce aux personnes morales et physiques qui exercent une activité commerciale. Ils apportent la preuve que ces dernières ont respecté leur obligation de s'immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ils concernent donc les sociétés, mais également les entreprises individuelles (y compris les auto-entrepreneurs) si leur activité est commerciale.

À ne pas confondre !

Précisons que nous n'utiliserons par la suite que le terme « extrait Kbis ». Cependant, il existe en réalité différents documents aux caractéristiques similaires :

  • l'extrait Kbis est utilisé pour les personnes morales ;
  • l'extrait Lbis est utilisé pour les établissements secondaires des personnes morales ;
  • l'extrait K est utilisé pour les entreprises individuelles ; 
  • l'extrait L est utilisé pour les établissements secondaires des entreprises individuelles.

Garder à l'esprit cette distinction permet de demander le justificatif adapté le cas échéant.

Ces dispositions ne concernent pas les artisans et les professions libérales : leur numéro Siren suffit à prouver leur existence juridique.

Par ailleurs, le Kbis est un document public : toute personne peut l'obtenir pour n'importe quelle entreprise immatriculée en France. Cependant, cette démarche n'est gratuite que pour un dirigeant qui en fait la demande pour sa propre société.

C'est quoi un extrait Kbis ?

C'est un document officiel qui doit être fourni par une société commerciale dans le cadre de ses démarches administratives. Il atteste de son existence juridique et de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour les entreprises individuelles, on parle d'un extrait K.

 

Un espace en ligne pour télécharger un extrait Kbis gratuit



La plateforme MonIdenum

L'extrait Kbis d'une entreprise peut être téléchargé par ses représentants légaux sur la plateforme MonIdenum. Il s'agit d'un espace en ligne géré par Infogreffe sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce. Elle a été créée en 2019 pour répondre à un objectif : faciliter les démarches administratives des entrepreneurs. Elle leur permet de bénéficier d'une identité numérique unique grâce à laquelle ils accèdent à différents sites partenaires, tels que le Tribunal Digital.

Sur ce portail, le dirigeant peut obtenir gratuitement et à tout moment un extrait Kbis de sa ou de ses entreprises ou sociétés.

La création de son espace personnel sur MonIdenum.fr

Pour créer son espace personnel, il suffit de se connecter sur MonIdenum.fr et de communiquer :

  • ses coordonnées ;
  • une pièce d'identité (carte d'identité, passeport, titre de séjour) ;
  • différentes informations concernant sa ou ses sociétés.

Après vérification auprès du greffe, l'utilisateur est rattaché aux entreprises dont il est le dirigeant. Il peut alors accéder à la rubrique « Kbis et performances » de son espace en ligne, et y télécharger son document en format PDF.

Outre le représentant légal, seul un mandataire peut accéder au Kbis de l'entreprise en suivant cette procédure. Pour cela, il doit d'abord être désigné comme tel par le dirigeant dans la rubrique « Gérer mes mandats ». Il obtient alors le droit d'agir au nom du chef d'entreprise sur la plateforme MonIdenum et sur les sites partenaires.

Le cas particulier du Grand Est et de la Nouvelle-Calédonie

Attention, l'accès au Kbis depuis la plateforme MonIdenum est indisponible pour les entreprises immatriculées dans les départements suivants :

  • en Moselle (57) ;
  • dans le Bas-Rhin (67) ;
  • dans le Haut-Rhin (68) ;
  • en Nouvelle-Calédonie (988).

Ces territoires sont en effet gérés par les tribunaux d'instance. Pour obtenir l'extrait, il faut donc contacter directement le tribunal compétent.

Où se procurer un extrait Kbis ?

Le dirigeant de l'entreprise peut le télécharger gratuitement sur le portail MonIdenum.fr.

Toute autre personne qui le souhaite peut l'obtenir en ligne sur le site Infogreffe.fr ou sur un site commercial concurrent. Il est également possible de s'adresser directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. La démarche est payante. Le tarif varie selon que l'on retire le document sur place au greffe, que l'on fasse une demande d'envoi électronique ou que l'on nécessite une expédition par courrier.

La procédure est différente pour la Moselle (57), le Bas-Rhin (67) et le Haut-Rhin (68). Pour les entreprises immatriculées dans ces départements, c'est le tribunal d'instance qui doit être contacté.

 

Un justificatif authentifié à fournir pour certaines démarches

L'extrait Kbis constitue la carte d'identité de l'entreprise. Par conséquent, il peut être demandé au moment de réaliser certaines démarches administratives.

En général, l'extrait à fournir doit dater de moins de trois mois. Il est ainsi mis à jour des événements majeurs qui se sont déroulés au cours de la vie de la société. En effet, toutes les informations enregistrées auprès du greffe des tribunaux de commerce y sont mentionnées :

  • les éléments concernant la constitution de l'entreprise : le greffe d'immatriculation, la date de création et la durée de la société ; 
  • son identité : sa dénomination sociale, son numéro d'identification, sa forme juridique, le montant du capital social ;
  • ses coordonnées : l'adresse du siège et de son établissement principal, ainsi que l'adresse de ses établissements secondaires s'il y a lieu ;
  • son activité et son code NAF ;
  • les coordonnées du dirigeant, ainsi que celles des administrateurs (noms et prénoms, nationalité, adresse...) ;
  • les coordonnées du commissaire aux comptes le cas échéant ;
  • les diverses modifications qui ont eu lieu et qui ont été enregistrées au RCS (changement de direction, augmentation de capital...) et les dates auxquelles ces opérations ont été réalisées ;
  • la présence éventuelle d'une procédure collective (procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire), ainsi que les coordonnées du mandataire.

Pour les personnes tierces à l'entreprise, il permet notamment de s'assurer de l'existence juridique de la personne physique ou morale, ainsi que de sa solvabilité (en vérifiant qu'elle ne fait pas l'objet d'une procédure collective).

Il peut par exemple être exigé lors de l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou pour obtenir certaines aides publiques. Il peut également être demandé par les fournisseurs de la société.

Cependant, avant d'entamer une démarche, il est conseillé de s'informer sur le justificatif qui doit être transmis. En effet, depuis novembre 2021, 55 procédures administratives ne requièrent plus de fournir ce document. C'est alors le numéro unique d'identification (Siren) qui devient l'information à communiquer. Par exemple, il n'est plus nécessaire pour demander l'ouverture d'une procédure collective, candidater à un marché public ou obtenir une autorisation d'exploitation commerciale.

L'extrait Kbis rassure donc les partenaires de l'entreprise en leur fournissant une information actualisée et certifiée. Pour un dirigeant, c'est un document essentiel qu'il peut retrouver gratuitement et à tout moment sur son espace personnel en ligne,


Extrait Kbis : comment le télécharger gratuitement


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