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Facturation électronique : envoyer et recevoir des Factur-X, c'est déjà possible

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Pennylane Factur-X

Pas besoin d'attendre le 1er juillet 2024 et la généralisation progressive de la facturation électronique pour travailler avec du Factur-X !

Dès aujourd'hui, il est en effet possible d'émettre et de recevoir des factures dans ce nouveau format. Mais pourquoi le faire ? Pour anticiper la réforme à venir d'abord, mais aussi pour préparer les équipes aux conséquences de la facturation électronique : intégration automatique, fin de l'OCR pour ce format, informations financières enrichies,... tout cela est déjà accessible.

Pourquoi émettre et recevoir des Factur-X dès maintenant

Dans un cabinet d'expertise comptable, anticiper la généralisation du format Factur-X peut signifier plusieurs choses :

  • émettre les factures du cabinet dans ce format ;
  • encourager ses clients à faire de même, par exemple en leur préconisant une solution de facturation qui le permet, comme Pennylane ;
  • être capable de traiter la partie structurée du Factur-X en réception.

Cette anticipation présente de nombreux avantages en comptabilité :

  • une meilleure fiabilité de la comptabilité, les données du fichier XML étant déjà structurées dans le fichier ;
  • plus de sérénité, grâces à des règles d'automatisation qui s'exécutent sans erreur possible ; 
  • une connaissance plus fine de l'activité des clients, grâce aux données enrichies présente dans le Factur-X : à moyen terme, Pennylane exploitera ainsi le détail des lignes de facturation.

Factur-X, qu'est-ce que c'est ?

Factur-X est un des 3 formats que les futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) devront obligatoirement gérer. C'est le format idéal pour les TPE/PME, car il associe deux fichiers :

  • un fichier PDF lisible pas les humains (format dit « non structuré »)  ;
  • un fichier XML (qui encode les informations de la facture) lisible par une machine (format dit « structuré »).

Pennylane

 

Travailler avec des Factur-X, c'est préparer ses équipes aux nouveaux modes de production 

En encourageant vos clients à émettre des factures au format Factur-X et en émettant les factures du cabinet dans ce format, vous préparez aussi vos équipes à de nouveaux modes de production.

C'est une façon concrète de leur faire toucher du doigt les avantages de la facturation électronique et de dédramatiser ce sujet. Vos collaborateurs constateront en effet les avantages d'un format structuré par rapport à la reconnaissance automatique de données, voire à la saisie manuelle. 

OCR ou Factur-X, quelle différence ?

La reconnaissance automatique de caractères (ou OCR en anglais), repose sur l'apprentissage d'une machine. Entraîné sur un volume important de factures, un algorithme « apprend » à lire les entêtes, à identifier l'emplacement du fournisseur, du client, du taux de TVA,...

La qualité de cette reconnaissance dépend donc de plusieurs facteurs : performance de l'algorithme, qualité de la pièce soumise à reconnaissance, durée de l'apprentissage, etc. Avec le format Factur-X au contraire, les données sont structurées. En d'autres termes, elles sont présentes dans des « cases » standardisées du fichier, prévues à cet effet. Le logiciel n'a pas à deviner l'information ni à l'apprendre, il se contente de la lire et de l'exploiter.

 

Pennylane facture déjà en Factur-X

Depuis juin 2022, 100% des factures de vente éditées sur Pennylane sont déjà au format Factur-X, car nous sommes convaincus des avantages de la facturation électronique pour les entreprises et les cabinets d'expertise comptable ! En novembre 2022, une nouvelle étape a été franchie : Pennylane est aussi compatible en réception avec le format Factur-X. 

En pratique, dans quelle proportion le format Factur-X est-il utilisé sur Pennylane ?

  • fin janvier 2023, nous avons déjà traité plus de 25 000 Factur-X, ce qui représente 1,5% du total des factures reçues ; 
  • 70% des factures reçues ont été émises par des entreprises qui facturent sur Pennylane ; 
  • nous constatons par ailleurs que pour les 30% restants, édités par des logiciels tiers, le traitement des données n'est pas aussi fiable qu'avec Pennylane. Factuellement, dans 1 cas sur 5, il manque des données dans le fichier transmis, et dans 1 cas sur 4, les données ne sont pas correctement structurées.

Comment interpréter ces chiffres ?

Ces statistiques montrent qu'il reste encore du chemin à parcourir avant de parvenir à un usage généralisé du format Factur-X. Actuellement, l'essentiel du volume provient d'échanges entre nos clients : il s'agit surtout de factures d'honoraires de cabinets d'expertise comptable. Une preuve supplémentaire du rôle moteur que doit jouer la profession dans ce domaine !

Pennylane continue à anticiper la généralisation de la facturation électronique, avec des travaux en cours sur la lecture des formats UBL et CII ainsi que sur la conversion des factures importées dans Pennylane (mais non générées dans notre éditeur) vers du Factur-X. Nous finalisons également nos développements en matière de transfert automatique de factures et du suivi de leur paiement, en vue de l'obtention de l'agrément de Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Pour en savoir plus sur notre vision de la facturation électronique, comprendre notre roadmap pour les années à venir et échanger entre confrères, inscrivez-vous à notre afterwork 100% facture électronique du 8 février prochain. Faites vite, les places sont limitées !

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