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Facturation électronique : transformer une contrainte légale en une opportunité de gain de productivité

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Factur-X

Les objectifs de la normalisation de la facturation électronique en France sont clairs : simplification de l'environnement fiscal, lutte contre la fraude et protection de l'environnement. Dans moins de 2 ans, toutes TPE-PME devront être totalement conformes à la réforme de la facturation électronique et de la transmission des données.

Si a priori cette nouvelle réglementation apparaît comme une contrainte légale c'est en réalité une véritable opportunité de gain de productivité. Alors, quels bénéfices pourrez-vous concrètement en tirer ? Tous les éléments de réponse sont dans cet article !

Une obligation légale qui accélère et automatise le traitement des factures

Ces dernières années, la transformation numérique des entreprises est au c½ur de leurs préoccupations et ne cesse de gagner du terrain. Il n'est plus à démontrer que la dématérialisation des processus métiers apporte de nombreux bénéfices tangibles du côté organisationnel comme financier. La réforme de la facturation électronique s'annonce comme un véritable coup de fouet qui pousse toutes les entreprises d'Europe vers l'automatisation du traitement des factures.

La digitalisation des factures fournisseurs et clients a un avantage considérable : celui d'automatiser les opérations de contrôle et de comptabilisation. Un gain de temps notable pour les cabinets d'expertise comptable, qui vont pouvoir réinvestir le temps gagné dans des tâches à forte valeur ajoutée.

La mise en place de la facturation électronique et plus globalement de tout usage de la dématérialisation, comporte plusieurs avantages, à la fois pour les entreprises et les cabinets d'expertise comptable.

Pour Dominique Perier [1], président du comité technologique de l'Ordre des experts-comptables, « la norme Factur-X facilite la vie des experts-comptables, il n'y a plus besoin de trier les factures, on les reçoit en une seule fois. Cela suppose toutefois de repenser l'organisation des cabinets pour la réception des factures, pour gérer les différents modes d'acquisition (messagerie électronique, espaces sécurisés, coffre-fort numérique, plateformes), dédoublonner les pièces comptables et surveiller les processus ».

Ainsi, la norme facturation électronique va apporter de nombreux avantages aux entreprises qui n'utilisent pas encore de solution d'automatisation du traitement des flux.

L'approche la moins pertinente serait d'attendre l'échéance pour mettre en place une solution de traitement automatique des flux pour vous conformer aux nouvelles réglementations. Pourquoi attendre alors qu'il existe des solutions comme Ingeneo qui permettent d'ores et déjà de réaliser des économies de temps et d'argent ?

Attention tout de même de choisir une solution qui se prépare à devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire afin d'être déjà prêts pour 2024. C'est le cas des solutions Ingeneo. Nos solutions accompagnent de manière globale les cabinets dans leur digitalisation en automatisant aussi bien le traitement des factures clients que fournisseurs. Grâce notamment à des technologies de capture avancées, qui permettent de fluidifier toutes les étapes de vos processus documentaires.

Ingeneo

 

Les avantages de la norme Factur-X



Garantir une interopérabilité totale

Ces dernières années le phénomène de dématérialisation et d'automatisation de la saisie comptable a gagné du terrain du côté des entreprises. Mais la nature des informations échangées ainsi que l'environnement technique et organisationnel des entreprises est hétérogène. Aujourd'hui il n'est pas rare de retrouver dans un cabinet plusieurs solutions qui traitent chacune des besoins spécifiques. Cela peut parfois freiner l'interopérabilité totale attendue par les cabinets malgré une volonté des éditeurs de créer des passerelles entre les différentes technologies.

L'objectif de normalisation de la Factur-X est de répondre à ce défi d'interopérabilité totale. Il s'agit d'un modèle standard qui prend en compte uniquement « les éléments d'information essentiels qu'une facture électronique doit contenir pour assurer le respect de la législation (y compris fiscale) et permettre l'interopérabilité du commerce transfrontalier, intersectoriel et national. Le modèle sémantique peut être utilisé par des organisations des secteurs public et privé pour la facturation des marchés publics. Il peut également être utilisé pour la facturation entre entreprises du secteur privé » [2].

L'interopérabilité totale est ainsi garantie grâce à une information normalisée et structurée qui permet un traitement automatique par les différents logiciels présents sur le marché.

Fluidifier, accélérer et sécuriser les flux

Avec la facture électronique les flux des émetteurs et des destinataires communiquent directement entre eux sans intervention humaine. Cela évite un lot de désagrément comme par exemple un manque de visibilité sur le traitement de la facture, la multiplicité des canaux de collecte, la perte de facture papier, etc. La disponibilité des factures grâce à un archivage en ligne et sécurisé, l'intégrité de l'information, la confidentialité et un contrôle des accès est possible grâce aux logiciels de traitement automatique des factures comme Ingeneo.

Gagner en productivité et en confort grâce à une automatisation fiable

Le standard de la facture électronique apporte de la fluidité et de la simplicité dans l'échange d'information. Il devient donc plus facile d'automatiser les processus comptables et d'avoir un traitement automatique des factures sans erreurs. Les bénéfices sont nombreux et la relation avec vos clients simplifiée (moins de papier manquant, une transmission instantanée, ainsi que la consultation, le classement et l'archivage).

De nombreuses études mettent en avant le fait que la transformation digitale favorise l'expérience client notamment grâce à une transmission des factures plus simple. Mais cela vaut également pour les collaborateurs des cabinets qui gèrent les processus comptables. La norme Factur-X fait disparaitre les tâches chronophages de saisies, de validations, et de relances pour investir le temps gagné sur des missions à valeur ajoutée, épanouissantes pour les collaborateurs.

Mieux exploiter les données et se hisser au rang de conseiller stratégique

Les factures traitées en temps réel sont de véritables sources d'informations qui permettent d'accompagner et de conseiller vos clients au quotidien. Savoir les analyser permet de mieux accompagner chaque client dans la gestion de leur entreprise.

Les cabinets qui intégreront la bonne solution de traitement automatique des factures, qui accompagneront leurs collaborateurs à monter en compétences et qui sauront apporter le conseil nécessaire pour accompagner leurs clients, auront l'avenir entre leurs mains !

 

Objectif Factur-X : se préparer au changement en choisissant Ingeneo

Depuis plusieurs années, les experts-comptables sont au c½ur de la transformation digitale. Ingeneo s'inscrit dans une politique d'innovation constante en suivant les évolutions légales et les besoins technologiques pour accompagner au mieux la profession comptable et leurs clients.

S'équiper d'une solution qui se prépare à devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour automatiser la collecte des factures

« Une plateforme de dématérialisation partenaire est une plateforme qui a fait l'objet d'une procédure d'immatriculation par l'administration, pour une durée de trois ans renouvelable, dont les conditions seront précisées par voie réglementaire. Seule une plateforme partenaire sera habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting : émission et transmission des factures électroniques à destination du client, transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l'administration » [3].

Bien que les modalités de la réglementation sur la facturation électronique ne soient pas encore complètement arrêtées, les grandes lignes concernant l'immatriculation des Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont désormais connues.

Aujourd'hui, il n'y a pas encore d'éditeur au statut PDP (ouverture des demandes d'immatriculation en septembre 2023), mais Ingeneo, éditeur de logiciel depuis 2011 se prépare à cette certification pour vous accompagner dès 2024 à anticiper la réforme de la facturation électronique.

Nous avons commencé les travaux pour devenir Plateforme de dématérialisation partenaire et pour formaliser, via un audit, la conformité avec le dispositif RGPD et la certification ISO 27001. Enfin, nous ferons évoluer notre infrastructure vers SecNumCloud.

Anticiper le changement en vous équipant d'une solution de gestion automatique des différents flux et formats électroniques

Outre sa préparation à être PDP courant 2024, Ingeneo permet aux cabinets de gagner en productivité grâce à un traitement automatique des factures rapide et sécurisé. Grâce à son IA unique dotée d'un apprentissage automatique, la solution collecte toutes vos factures et en extrait les données dans votre propre outil de production. Vous pouvez enfin consacrer votre temps pour développer votre offre, renforcer la relation avec vos clients et augmenter vos revenus.

Plus que jamais, notre ambition est de proposer un outil évolutif qui accompagne les cabinets dans les changements réglementaires pour les aider à répondre aux enjeux d'aujourd'hui et de demain.

[1] La facture électronique, des obligations actuelles aux obligations à venir en 2023, quelles opportunités à saisir ? 75ème congrès des experts-comptables, 2020

[2] Facturation électronique : modèle sémantique de données des éléments essentiels d'une facture électronique, Afnor, novembre 2019

[3] Site officiel impot.gouv, facturation électronique et plateformes partenaires

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