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Factures papier numérisées, piste d'audit fiable et contrôle fiscal

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Catégorie : Actualité fiscale et droit des sociétés
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Les conditions de numérisation des factures papier

Un arrêté du 22 mars 2017 , publié au journal officiel du 30 mars 2017 assouplit les conditions d'archivage des factures papier qui peuvent désormais être conservées au format numérique (PDF) sous conditions. Il modifie l'article L102B du livre des procédures fiscales.

L'arrêté s'applique à compter du 31 mars 2017.

L'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 autorise les entreprises à conserver leurs factures et plus largement toutes les pièces justificatives de leur comptabilité sur support papier ou sur support informatique. C'est une mesure d'assouplissement des conditions d'archivage des factures papier qui entre en vigueur le lendemain de la publication de l'arrêté soit le 31 mars 2017.

L'entreprise dispose donc désormais d'un choix, peu importe le mode de réception papier ou informatique du document. Les factures reçues sur support papier sont numérisables et peuvent être conservées sur support numérique pendant tout le délai de conservation prévu par le code général des impôts (six ans).

L'arrêté du 22 mars 2017 crée un article A102 B-2 dans le livre des procédures fiscales. Cet article précise les modalités de numérisation des factures reçues sur support papier afin de garantir leur reproduction à l'identique.

Les opérations d'archivage numérique des factures sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée faisant l'objet de contrôles internes afin d'assurer la disponibilité et la lisibilité pendant tout la durée de conservation de six ans.

Les documents numérisés sont conservés au format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) assorti :

  • d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité ou RGS de niveau une étoile ;
  • d'une empreinte numérique ;
  • d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité ou RGS de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.

 


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online


Factures papier numérisées, piste d'audit fiable et contrôle fiscal