Faut il enregistrer les factures d'acomptes

Bonjour tout le monde.

Voici mon problème.

Nous avons un nouveau logiciel de gestion, avec lequel nous établissons dorénavant nos factures, à savoir qu'avant, elles étaient faites sous excel.

Certaines factures d'acomptes me posent un problème quant à savoir si je dois les enregistrer ou non. Je m'explique.
Je suis en train de faire la facture finale (dans le logiciel de gestion) d'un client qui nous a déjà versé plusieurs acomptes, et dont les factures ont été faites sous excel à l'époque (2007-2008-2009) et bien sur enregistré en compta. Pour que sa facture soit correcte, je dois donc déduire les sommes qu'ils nous a déjà versé. Pour ce faire, je suis obligée de créer des factures (ou au moins une qui récapitule l'ensemble) d'acomptes, pour que je puisse par la suite l'affecter à ma facture originale.
Mon experte comptable m'a dit que toute facture (originale ou acompte) établie, devait être comptabilisé. Sauf que dans ce cas, est ce que ce ne serait pas une erreur de la comptabiliser puisque des factures d'acomptes existent déjà et que celle ci sert juste pour la facture finale?

Merci de vos futures réponses.

Bonne journée.

Bonjour,

Avec votre logiciel de gestion, vous faites en quelque sorte des duplicatas des factures d'acomptes faites auparavant sous Excel. Il ne s'agit pas de les comptabiliser de nouveau car cela ferait doublon.

Dans le logiciel, ces "duplicatas" d'acompte vont permettre, comme vous l'expliquez, d'établir une dernière facture pour le solde qui est dû. Il faudra enregistrer cette dernière facture.

Cordialement.

Luc

Bonsoir,

L'utilisation du logiciel de gestion commerciale permet à l'expert-comptable d'effectuer des contrôles dit de cohérence. Or, lorsque vous créez une facture, celle-ci est affecté d'un numéro et d'une date. S'il y a rupture dans la chaîne de la numérotation des factures, cela pose problème. Aussi, ne serait-il pas préférable d'établir un récapitulatif sous Excel à joindre avec la facture ? Franchement, je proscris la création sauvage des factures d'acompte dans le logiciel de gestion.

Cordialement,

Merci pour vos réponses.
Claudusaix je suis d'accord avec vous. Le fait de créer une nouvelle facture sur le logiciel de gestion me gène aussi alors que ces factures en réalité existe déjà. J'avais posé la question à mon experte comptable justement parce que le numéro des factures d'acomptes avaient des "chances" de ne pas se suivre et ça me génait aussi. D'où sa réponse que toute facture établie doit être comptabilisé.

J'avoue que je serais bien tenté de faire comme vous dites, un récapitulitif sous excel, mais à dire vrai, nos clients sont assez pointilleux (en tout cas celui pour ce cas précis) et seul une facture avec le total ht des travaux - tous les acomptes = solde dû TTC lui conviendrais.
C'est pourquoi, pour ce cas, je pense n'avoir d'autre choix que de faire comme je pensais au départ c'est à dire, créer une nouvelle facture d'acompte, mais ne pas l'enregistrer. Ou alors est ce que si je l'enregistre, et que je créais un avoir d'acompte, que j'enregistre aussi ne viendrais pas solutionner tout le problème? Mais créer un avoir d'acompte et ne l'affecter à aucune facture n'est ce pas "tordu"?

Compliqué cette histoire !! j'espère que vous aurais compris ce que je voulais dire.

Bonjour,

S'il est indispensable de créer ces factures d'acompte pour établir votre facture définitive avec le logiciel de gestion, imprimez les et classez les en indiquant dessus une mention du style "Doublon avec la facture d'acompte n° du... déjà comptabilisée" mais ne les enregistrez pas en compta.

Autre solution, faites pour ce client une dernière facture sous Excel (continuant la chaine de numérotation qui avait court pour ce système de facturation).

Cordialement.

Luc

Je pense faire comme vous me conseillez, c'est à dire, imprimer les factures d'acomptes avec la mention : en référence des factures xxx du xxxxx comptabilisé le xxxxx.

Quand au fait de faire une facture sous excel, cela ne servira pas à grand chose car lorsque nous avons installé le logiciel de gestion il y a un mois environ, nous avons donné le premier numéro de facture en fonction de la dernière créée sur excel, donc aujourd'hui, toutes les factures se suivent, qu'elles est d'abord était créée sous excel ou par la suite sous le logiciel, ça n'a pas arreté le mode de numérotation. La seule contrainte aujourd'hui, c'est vraiment se problème de doublon de facture d'acompte.

Merci pour votre aide en tout cas.

Bonne journée.