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Fichier des écritures comptables : quelques rappels essentiels

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Catégorie : Actualité fiscale et droit des sociétés
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FEC et déclarations de TVA : tolérance pour la validation des écritures

Le fichier des écritures comptables ou FEC est obligatoire et doit être remis au vérificateur en cas de contrôle. Lorsque ce contrôle concerne les déclarations de TVA, une tolérance peut être appliquée pour certaines entreprises.

C'est ce que montre le courrier du 1er juin 2018 adressé aux experts-comptables.

Le fichier des écritures comptables est devenu une obligation. Depuis le 1er janvier 2014, les contrôleurs fiscaux le réclament systématiquement et ce, malgré le fait qu'il pose encore problème aux entreprises et aux cabinets. Les rejets ne sont pas rares.

C'est pour cette raison que la commission des missions comptables a rappelé, le 29 juin 2016, un certain nombre de points essentiels pour les cabinets.

Une nouvelle tolérance concerne la validation des écritures qui correspondent à la déclaration de TVA.

 

Le fichier des écritures comptables est obligatoire, même si la comptabilité est tenue sur excel

Peu importe la nature de l'outil informatique qu'utilise l'entreprise. Dès lors que la comptabilité n'est pas tenue avec un stylo indélébile et une feuille de papier, le fichier des écritures est obligatoire.

L'utilisation d'un progiciel et d'un module ERP ne sont donc pas les seuls concernés. Tenir sa comptabilité sous excel, c'est tenir une comptabilité « informatisée ».

 

Seuls les logiciels métiers permettent les centralisations : la fin de certaines habitudes en cabinet ?

Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion de caisse, de gestion des stocks, de gestion commerciale ou des logiciels spécifiques (pour les contrats d'assurance, par exemple).

Dans ce cas et dans ce cas seulement, il est possible de limiter le fichier des écritures comptables aux cumuls mensuels.

L'entreprise doit pouvoir fournir le détail des écritures sous forme informatisée même si le logiciel métier ne permet pas de générer un fichier des écritures comptables.

Cela signifie que lorsque le client fournit un document papier ou un fichier excel pour récapituler ses ventes, ces informations doivent être saisies ligne par ligne, opération par opération. Justifier une centralisation dans un fichier des écritures comptables avec un document papier, ou un fichier excel, n'est pas possible.

Le simple fait de saisir une balance pour établir les déclarations fiscales suffit à caractériser la tenue d'une comptabilité informatisée et à obliger le cabinet ou l'entreprise à fournir un FEC.

Une seule exception à ce principe : les notes de frais tenues sur excel puisque dans ce cas, le fichier excel est lui-même la pièce justificative de la note de frais.

 

Le fichier des écritures comptables doit être fourni par celui qui tient la comptabilité : attention aux dossiers en révision

Les sanctions relatives au fichier des écritures comptables ou FEC sont relativement lourdes : 5 000¤ minimum par exercice contrôlé.

Le cabinet d'expertise comptable a donc tout intérêt à avoir des lettres de mission à jour, surtout pour les dossiers en révision, lorsque le client effectue lui-même sa saisie.

Pourquoi ? Parce que la lettre de mission doit sécuriser la relation avec le client. S'il n'est pas responsable de la saisie et se contente de récupérer une balance et un grand livre papier, le cabinet aura toutes les peines du monde à générer un fichier des écritures comptables conforme.

Comment contrôler la saisie faite par le client ? Tout n'est pas affaire de logiciel : une mauvaise saisie, c'est un mauvais FEC.

Les lettres de missions de l'Ordre des experts-comptables prévoient que le client qui fait sa saisie est responsable de son fichier des écritures comptables. Au cabinet de respecter ensuite son obligation de conseil et de l'alerter sur la nécessité d'avoir un fichier à jour et d'effectuer une saisie correcte.

 

Les écritures doivent être validées avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale

La validation des écritures est une obligation pour générer un FEC conforme. Les logiciels des experts-comptables permettent souvent de modifier, supprimer ou rajouter des écritures. C'est un système dit à brouillard.

Tant que les écritures ne sont pas validées, c'est à dire impossibles à modifier pour l'avenir, elles sont considérées comme non passées par l'administration fiscale.

Pourtant, il existe un certain nombre d'opérations qui n'entrent dans le résultat fiscal qu'à la condition expresse d'avoir été comptabilisées.

C'est le cas des amortissements et des provisions, y compris des amortissements dérogatoires et du dispositif dit du suramortissement. Si les écritures ne sont pas définitivement validées, elles sont considérées comme non comptabilisées, et donc non déductibles.

Dans certains cas, le cabinet aura peut-être intérêt à valider les écritures avant la date limite d'envoi de la liasse, à envoyer une liasse fiscale provisoire avant de modifier les écritures et d'envoyer la liasse fiscale définitive.

L'objectif est d'éviter la remise en cause de ces écritures en cas de validation tardive.

 

Les écritures comptables qui fondent la déclaration de TVA doivent en principe être validées

Lorsque l'entreprise qui confie sa comptabilité à un expert-comptable chargé d'établir les déclarations de TVA, celui-ci peut, sous certaines conditions, ne pas valider les écritures avant l'envoi de sa déclaration de TVA.

La tolérance concerne les professionnels de l'expertise comptable qui établissent des déclarations de TVA alors même que toutes les écritures comptables n'ont pas été générées et ce, pour leurs plus petits dossiers.

Les entreprises clientes concernées sont celles :

  • soumises à l'IS dont le chiffre d'affaires est inférieur à 1 500 000¤ pour les ventes et 600 000¤ pour les prestations de services ;
  • soumises à l'IR dans la catégorie des BNC dont le chiffre d'affaires est inférieur à 600 000¤ ;
  • soumises à l'IR dans la catégorie des BA dont le chiffre d'affaires est inférieur à 700 000¤.

L'expert-comptable transmet alors, en même temps que le FEC, les circonstances dans lesquelles la comptabilité est tenue et les modalités d'établissement et de dépôt des déclarations de TVA.

Dans tous les cas, les écritures devront être validées avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale.

En cas de difficultés sur un dossier qui ne bénéficie pas de la tolérance, l'expert-comptable doit prendre contact avec le vérificateur.


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online



Le 18/07/2016 10:16, Bardetphilippe a écrit :
  

Tout ceci rend impossible la tenue de comptabilité avec un coût raisonnable pour les TPE qui sont une fois de plus injustement pénalisées par l'administration...

Mais personne ne dit rien car il n'est pas dans l'air du temps de s'occuper de ces petites enterprises...

Seules les grandes entreprises intéressent les news...



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