BanStat
Logo Compta Online

Fichier des écritures comptables : rappels essentiels

36 332 lectures
2 commentaires
Catégorie : Actualité fiscale et droit des sociétés
36 332
2
Article écrit par (1384 articles)
Publié le
Dossier lu 124 235 fois

Génération d'un fichier des écritures comptables : l'essentiel

Le fichier des écritures comptables (FEC) est obligatoire et doit être remis au vérificateur en cas de contrôle. Lorsque ce contrôle concerne les déclarations de TVA, une tolérance peut être appliquée pour certaines entreprises.

L'administration fiscale vient de confirmer, dans un courrier adressé au CSOEC, que les experts-comptables peuvent comptabiliser le Z de caisse mensuel, en lieu et place d'une écriture journalière.

Le fichier des écritures comptables est devenu une obligation. Idéalement, le FEC sera généré dans la foulée pour en vérifier la conformité.

Le fichier des écritures comptables concerne toutes les entreprises sauf exceptions, y compris celles du secteur non lucratif.

 

Dernière nouveauté : fichier des écritures comptables et Z de caisse

La question se posait dans de nombreuses entreprises et cabinets d'expertise comptable. Pouvait-on continuer à comptabiliser l'écriture des Z de caisse chaque mois, ces récapitulatifs mensuels issus d'un logiciel de caisse ?

La DGFIP indique que « le logiciel de caisse est considéré par l'administration fiscale comme un logiciel métier. Ainsi le Z de caisse, qui constitue une récapitulation des opérations enregistrées dans ce logiciel, peut être utilisé pour enregistrer une écriture de vente journalière/mensuelle ».

 

Le fichier des écritures comptables est obligatoire, même si la comptabilité est tenue sur excel

Peu importe la nature de l'outil informatique qu'utilisent les entreprises. Dès lors qu'elles tiennent leur comptabilité via des systèmes informatisés et n'est pas tenue avec un stylo indélébile et une feuille de papier, le fichier des écritures est obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

L'utilisation d'un progiciel et d'un module ERP ne sont donc pas les seuls concernés. Tenir sa comptabilité sous excel, c'est tenir une comptabilité « informatisée ».

 Le fichier des écritures comptables contient un certain nombre d'informations telles que la date de comptabilisation, le libellé de compte, le numéro de compte. La qualité du FEC dépend des informations saisies et du paramétrage du logiciel comptable.

C'est une obligation à la charge du contribuable qui peut être mise à la charge du cabinet d'expertise comptable dans la lettre de mission.

Des logiciels permettent de vérifier et contrôler ce FEC avant tout contrôle fiscal.

 

Seuls les logiciels métiers permettent les centralisations : la fin de certaines habitudes en cabinet ?

Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion de caisse, de gestion des stocks, de gestion commerciale ou des logiciels spécifiques (pour les contrats d'assurance, par exemple).

Dans ce cas et dans ce cas seulement, il est possible de limiter le fichier des écritures comptables aux cumuls mensuels.

L'entreprise doit pouvoir fournir le détail des écritures sous forme informatisée même si le logiciel métier ne permet pas de générer un fichier des écritures comptables.

Cela signifie que lorsque le client fournit un document papier ou un fichier excel pour récapituler ses ventes, la comptabilisation de l'écriture doit se faire ligne par ligne, opération par opération. Justifier une centralisation dans un fichier des écritures comptables avec un document papier, ou un fichier excel, n'est pas possible.

Le simple fait de saisir une balance pour établir les déclarations fiscales suffit à caractériser la tenue d'une comptabilité informatisée et à obliger le cabinet ou l'entreprise à fournir un FEC.

Une seule exception à ce principe : les notes de frais tenues sur excel puisque dans ce cas, le fichier excel est lui-même la pièce justificative de la note de frais.

 

Le fichier « FEC » doit être fourni par celui qui tient la comptabilité : attention aux dossiers en révision

Les sanctions relatives au fichier des écritures comptables ou FEC sont relativement lourdes : 5 000¤ minimum par exercice contrôlé dans le cadre d'une vérification de comptabilité.

Le cabinet d'expertise comptable a donc tout intérêt à avoir des lettres de mission à jour, surtout pour les dossiers en révision, lorsque le client effectue lui-même sa saisie.

Pourquoi ? Parce que la lettre de mission doit sécuriser la relation avec le client. S'il n'est pas responsable de la saisie et se contente de récupérer une balance et un grand livre papier, entre autres documents comptables, le cabinet aura toutes les peines du monde à générer un FEC conforme.

Comment contrôler la saisie faite par le client ? Tout n'est pas affaire de logiciel : une mauvaise saisie, c'est un mauvais FEC.

Les lettres de missions de l'Ordre des experts-comptables prévoient que le client qui fait sa saisie est responsable de son fichier des écritures comptables. Au cabinet de respecter ensuite son obligation de conseil et de l'alerter sur la nécessité d'avoir un fichier à jour et d'effectuer une saisie correcte.

 

Les écritures doivent être validées avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale

La validation des écritures est une obligation pour générer un FEC conforme. Les logiciels des experts-comptables permettent souvent de modifier, supprimer ou rajouter des écritures. C'est un système dit à brouillard.

Tant que les écritures ne sont pas validées, c'est à dire impossibles à modifier pour l'avenir, elles sont considérées comme non passées par l'administration fiscale.

Pourtant, il existe un certain nombre d'opérations qui n'entrent dans le résultat fiscal qu'à la condition expresse d'avoir été comptabilisées.

C'est le cas des amortissements et des provisions, y compris des amortissements dérogatoires et du dispositif dit du suramortissement. Si les écritures ne sont pas définitivement validées, elles sont considérées comme non comptabilisées, et donc non déductibles.

Dans certains cas, le cabinet aura peut-être intérêt à valider les écritures avant la date limite d'envoi de la liasse, à envoyer une liasse fiscale provisoire avant de modifier les écritures et d'envoyer la liasse fiscale définitive.

L'objectif est d'éviter la remise en cause de ces écritures en cas de validation tardive.

 

Les écritures comptables qui fondent la déclaration de TVA doivent en principe être validées

Lorsque l'entreprise qui confie sa comptabilité à un expert-comptable chargé d'établir les déclarations de TVA, celui-ci peut, sous certaines conditions, ne pas valider les écritures avant l'envoi de sa déclaration de TVA.

La tolérance concerne les professionnels de l'expertise comptable qui établissent des déclarations de TVA alors même que toutes les écritures comptables n'ont pas été générées et ce, pour leurs plus petits dossiers.

Les entreprises clientes concernées sont celles :

  • soumises à l'IS dont le chiffre d'affaires est inférieur à 1 500 000¤ pour les ventes et 600 000¤ pour les prestations de services ;
  • soumises à l'IR dans la catégorie des BNC dont le chiffre d'affaires est inférieur à 600 000¤ ;
  • soumises à l'IR dans la catégorie des BA dont le chiffre d'affaires est inférieur à 700 000¤.

L'expert-comptable transmet alors, en même temps que le FEC, les circonstances dans lesquelles la comptabilité est tenue et les modalités d'établissement et de dépôt des déclarations de TVA.

Dans tous les cas, la date de validation des écritures devra se situer avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale c'est à dire avant le 18 mai pour une clôture au 31 décembre.

En cas de difficultés sur un dossier qui ne bénéficie pas de la tolérance, l'expert-comptable doit prendre contact avec le vérificateur.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
Suivez moi sur Linkedin et sur Twitter.


Le 18/07/2016 10:16, Bardetphilippe a écrit :
  

Tout ceci rend impossible la tenue de comptabilité avec un coût raisonnable pour les TPE qui sont une fois de plus injustement pénalisées par l'administration...

Mais personne ne dit rien car il n'est pas dans l'air du temps de s'occuper de ces petites enterprises...

Seules les grandes entreprises intéressent les news...


Le 26/07/2019 16:55, Caz141p a écrit :
  

Il serait utile de donner les références des textes officiels, BOFIP, CGI ... afin de pouvoir documenter nos propres argumentaires au sein de nos organismes. Merci dans tous les cas pour vos articles.



Fichier des écritures comptables : rappels essentiels

Retour en haut