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Formalités des entreprises : retour sur la mise en place du guichet unique

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Généralisation du guichet unique

Le Guichet électronique des formalités d'entreprises (Guichet unique) est un portail internet sécurisé opéré par l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), auprès duquel toute entreprise sera tenue de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités à compter du 1er janvier 2023.

Godefroy Leménager, chargé de ce projet pour l'INPI, répond aux questions des formalistes de LegalVision.

Lors d'un webinaire organisé par le CNOEC, le 25 janvier dernier, les experts-comptables ont pu assister à une première présentation du guichet unique (le replay de ce webinaire est actuellement disponible sur le site du CNOEC).

Legalvision Pro

 

Quelles seront les évolutions apportées par la généralisation du guichet unique dans le dépôt des formalités des entreprises auprès des greffes ? 

À compter du 1er janvier 2023, le mandataire chargé par son client du dépôt des formalités n'aura plus besoin de se demander quelle est l'autorité compétente pour telle ou telle formalité (Insee, greffe, chambre de métiers et de l'artisanat,...). Il aura simplement à adresser les formalités au guichet unique qui déterminera la ou les autorités compétentes. Le guichet reviendra ensuite vers le déclarant avec les informations liées à ses formalités. Cela signifie que le mandataire ou le déclarant n'aura plus besoin de s'inquiéter de la transmission ou non de son dossier entre administrations.

Nous avons également décidé de nous affranchir des CERFA pour plus de souplesse et proposer une interaction simplifiée avec nos utilisateurs. Le formulaire se déroule avec le déclarant pas à pas en fonction de ses choix, directement en ligne.

Nous contrôlons automatiquement certains éléments afin de s'assurer de la complétude du dossier. Attention, l'INPI ne regarde pas le fond de la donnée mais s'assure de sa forme afin que toutes les pièces justificatives et informations soient bien fournies pour limiter les allers-retours avec le déclarant. C'est l'autorité compétente qui continue de vérifier les informations sur le fond. Concrètement, si la pièce d'identité du déclarant doit être communiquée, le guichet unique s'assure qu'elle est bien présente mais elle ne vérifie pas sa validité (la date d'expiration par exemple). C'est l'autorité compétente qui va analyser la pièce et éventuellement rejeter le dépôt si la pièce fournie n'est pas valide.

Si le greffe désire une régularisation du dossier, le guichet unique revient vers le déclarant en lui indiquant la pièce qui n'est pas valide. Cette information apparaîtra sur son tableau de bord avec la demande de régularisation.

 

Pourriez vous nous apporter des précisions sur le paiement des formalités via le guichet unique ?

Les frais doivent être versés par le déclarant sur le guichet unique dès le dépôt du dossier, mais ils sont reversés au greffe ou à la chambre de métiers et de l'artisanat seulement si la formalité est validée. Dans le cas où le dépôt est rejeté, les frais sont automatiquement remboursés au déclarant. Il n'a pas à en faire la demande, il n'y a pas de démarche supplémentaire, toujours dans un objectif de simplification.

 

L'activité des formalistes professionnels comme LegalVision a-t-elle été prise en compte dans le développement du guichet unique ? Ont-ils été consultés ?

Nous avons contacté beaucoup d'acteurs du marché, comme l'Ordre des experts-comptables, qui a été très réactif. D'autres acteurs n'ont pas encore pris le sujet en main. Nous sommes prêts et disposés à échanger avec les acteurs quand ils estimeront être prêts. Notre porte est ouverte pour toute demande d'information. Nous avons mis en place des formations auprès des mandataires dès l'automne dernier, nous constatons une demande en augmentation et une prise de conscience de la communauté.

 

Nos formalistes, par expérience, constatent qu'il existe des disparités entre les greffes dans le traitement des dossiers. Cela va-t-il perdurer ou le guichet unique permettra-t-il d'uniformiser les dépôts ?

Nous avons échangé avec toutes les autorités compétentes pour nous assurer que les règles mises en place soient les plus pertinentes. On peut donc s'attendre à une uniformisation. Nous verrons en fonction du retour d'expérience des autorités et des déclarants s'il y a des points à améliorer. Notre objectif est de simplifier les démarches des utilisateurs et si besoin nous remonterons les questions et remarques des déclarants, afin de faire évoluer nos contrôles en amont pour les rendre les plus pertinents possibles.

Nous sommes à l'écoute des mandataires s'agissant de l'utilisation du guichet unique et ses évolutions, qu'elles soient sur la forme mais aussi structurelles ou de libellé. La suppression du CERFA modifie les habitudes mais ouvre aussi de nouvelles perspectives.

 

Nos formalistes ont également constaté que la limitation du nombre de caractères pour la description de l'objet social de l'entreprise peut être contraignante. Une évolution est-elle envisagée ? 

Il existe une limite technique sur ce point. Nos données sont traitées par les partenaires, nous devons donc respecter leurs contraintes techniques et la limitation du nombre de caractères en est une. Mais le fait d'avoir un système simplifié permet sur le long terme des évolutions technologiques. Nous allons regarder ce qu'il est possible de faire pour répondre à cette demande.

 

L'INPI sera-t-il présent au prochain congrès des experts-comptables pour renforcer sa communication ?

Nous sommes preneurs de toute opportunité pour toucher les professionnels et expliquer notre nouveau service. Échanger avec les utilisateurs est toujours enrichissant, de part et d'autre. Pour l'instant j'ai honoré toutes les invitations qui m'étaient faites. Nous avons déjà animé un webinaire avec le CNOEC, l'Ordre est assez réactif sur ce sujet et il a conscience des évolutions apportées par le guichet unique.

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