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Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente

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Armeline
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Ecrit le: 18/01/2008 00:00
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Bonjour,

Embauchée en mars dernier dans une société ou aucun JO ni compte 40 41 étaient tenus.
Des renseignements annotés sur les relevés bancaires étaient adressées avec les factures
vente - achat - frais à l'expert comptable.
Pour l'année 2006 : 15000 ¤ injustifiés ont été mis en compte d'attente ! (décharges)
Depuis juillet (début d'exercice), je me retrouve avec un CIEL COMPTA 2008 14.2 (sans formation) sans à nouveaux. Pas d'appui de l'expert comptable pour démarrer.

Les contrôles internes n'ayant pas été mis en place avec le personnel. Les mauvaises habitudes continuent, les justificatifs n'arrivent pas.
L'expert comptable vient de me faire ouvrir 6 sous compte-d'attente pour les frais de déplacement et achats, des 6 techniciens détenteurs des 6 cartes bancaires (JO banque)...
Je ne maîtrise pas ces saisies : "CIEL ! que puis-je faire ?"

Le gérant est un artiste, il considére mon poste comme inutile voir parasitaire!
Malgré tout j'ai installé, paramétré, saisis JO et alimenté comptes pour la TVA.

Un grand merci aux personnes qui pourront me conseiller sur les méthodes tant de classement, d'enregistrement des écritures et leur reprise, dans les bons JO et CPT.
Je me noye dans la complexité de ces saisies. est-ce une pratique courante ?

Dans l'attente de vos étonnantes réponses. Bien cordialement à tous.
Armeline.


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@rmelle
Jipe
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 18/01/2008 18:02
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Bonjour,

Vous dites :"Le gérant est un artiste, il considère mon poste comme inutile voir parasitaire!
Malgré tout j'ai installé, paramétré, saisis JO et alimenté comptes pour la TVA."

==> A mon avis puisque de toutes évidence vous n'aurez jamais de justificatifs, vous avez deux possibilités pour solder ce compte d'attente :

* passer la totalité de ces dépenses au compte 108 000 (si travailleur indépendant) ou au compte d'associé 455 000 (si en société) ;
* passer ces sommes dans les comptes de charges appropriés MAIS vous ne pouvez en aucun cas la Tva.

Deux commentaires sur ces deux possibilités :
* pour la première possibilité que je vous ai proposé : le chef d'entreprise risque de refuser cette comptabilisation....
* pour la seconde possibilité : en cas de contrôle fiscal, l'inspecteur rejettera la totalité des ces sommes en charges et redressera en conséquence !

A mon avis, vous devriez mettre en garde votre employeur contre de telles paratiques (mais c'est aussi le rôle de l'expert comptable) et mettre en oeuvre une procédure qui vous permettre d'obtenir dorénavant une facture pour chaque dépense !

cordialement,


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Jipé
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 20/01/2008 00:26
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Bonsoir à vous,

Un grand merci pour l'intérêt que vous avez porté à mon problème.

Il ne s'agit pas d'un TI, pas d'utilisation du compte 108 mais d'une Sté. J'utilise le compte courant que pour les avances justifiées du gérant.

Le système de l'expert comptable, lors des saisies du jo banque est de me faire enregistrer les montants TTC sans justificatifs en 472 pour le personnel.
Nous avons 6 salariés, donc 6 cartes bancaires en service, donc 6 sous-comptes 472001 -2 - 3 - 4 - 5 - 6. Ainsi, l'enregistrement du jO banque n'est pas bloqué, ces montants étant isolés par compte d'attente et par individu.

Régulièrement quelques factures ne sont remises très très en retard. C'est à ce moment
que je ne sais comment, reprendre l'écriture TTC en banque pour ventiler la TVA.
Car je n'arrive pas à annuler la ligne enregistrer avec un compte 472.. dans CIEL 14.2

Pourriez-vous me détailer ces écritures à exécuter ou connaissez-vous des astuces CIEL ?

Mon problème c'est changer le 472 pour une classe 6 et la TVA...

Merci d'avance de vos conseils.

Cordialement

Armeline


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@rmelle
Claudusaix
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 20/01/2008 09:56
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Vous avez deux solutions :

  • créer un journal frais déplacement (FD) où vous enregistrez les frais de déplacement qui vous permettront de solder vos comptes 472. Je prends un exemple. Vous avez en carte bleue 119.60 ¤ de frais. Dans le journal de banque vous avez débitez le compte 472 par le crédit du compte 512 Banque pour 119.60 ¤. Il s'agit d'un repas où votre salarié à inviter des clients. Dans votre journal de frais de déplacement, vous allez débiter les comptes 625 Frais de déplacement et de voyage pour 100 ¤ et le compte 44566 Etat TVA sur ABS pour 19.60 par le crédit du compte 472 pour 119.60 ¤. Vous pouvez lettrer ce compte et donc solder l'opération.


  • insérer les écritures décrites plus haut dans le journal d'OD. Vous y aurez donc toutes les OD, c'est-à-dire, la TVA, les payes et les écritures de clôture des comptes.


Pour ma part, je suis plutôt pour la première solution. D'ailleurs, j'ai créé un journal de paie.

Cordialement,


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Claudusaix
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 20/01/2008 17:09
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Merci jipé, merci Claudus,

Vos réponses collégiales mon font un réel plaisir...

Effectivement en isolant mes débits banque "injustifiés" dans un nouveau JO,
je monte ainsi une méthode :
- de tri-classement-rangement spécifique pour ces pièces de banque.
- A réception de certains jutificatifs, je ventile HT et TVA par le new JO,
- Les sous-comptes sont apurés, parce que lettrés dans le new JO.

En fait techniquement la régularisation de la saisie 472 à 512 serait :
Pièce inconnue : JO BQ 472 à 512 au c/ du 472
Pièce connue : JO new HT - TVA à 472 au d/ du 472 lettré-apuré

Etes-vous d'accords. Ai-je compris ?

***

J'ai une autre question sur la TVA des prestataires de service :
Nous payions certaines factures de presta à réception, à 30 jours, à 60 jours ou à 90 jours
suivant qu'il s'agisse de MO, de location ou de matos, et de l'humeur du gérant "artiste"
Lors de la saisie en HA (pour déclarer les bons montants de TVA ensuite... CIEL !)
Cette TVA des presta étant récupérée que lorsqu'elle est réellement payée.
Puis-je créer 3 "sous-comptes" de TVA ?
(TVA déductible normale achats.... suivant tx)
TVA déductible PRESTA à 30 jours (genre Compte Déc à déclaration en janv)
TVA deductible PRESTA à 60 jours (Déc à déclarer sur février
TVA déductible PRESTA à 90 jours ...

Parce qu'actuellement, je dois pointer ce qui est payé pour pouvoir le déclarer !

Dans mes anciens postes, la PRESTA était insignifiante donc, on n'en tenait pas compte,
Cela n'entrainait pas de régul en révison de fin d'exercice. (quelques rares sous-traitants).
Là, les 95% des fournisseurs sont en PRESTA du fait de l'activité : (Sono-Audio-vidéo-projo-films-coktails-décors-animations, cérémonies, spectacles, stands : salons et forums).

Je suis toujours très intéréssée par vos réponses et conseils.
Tout est à organiser du fait du jeune âge de la Société (2ème année) et du peu d'intérêt porté à la gestion par son dirigeant pourtant associé !

A vous lire bientôt.
Cordialités.
Armeline.



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@rmelle
Claudusaix
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 20/01/2008 18:09
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Message édité par Claudusaix le 20/01/2008 18:11
Chère Armeline,

Ce message est un peu confus. On va essayer d'y voir clair.

Citation : Armeline @ Ecrit le 20.01.2008 à 17:09
Effectivement en isolant mes débits banque "injustifiés" dans un nouveau JO

Ce sont des débits sur votre relevé bancaire mais comptablement, il s'agit d'un crédit. Je vous rappelle que pour le règlement d'un client, le compte 512 est débité et que pour le règlement d'un fournisseur, le compte 512 est crédité.
Vous faites donc une confusion.

Citation : Armeline @ Ecrit le 20.01.2008 à 17:09
En fait techniquement la régularisation de la saisie 472 à 512 serait :
Pièce inconnue : JO BQ 472 à 512 au c/ du 472
Pièce connue : JO new HT - TVA à 472 au d/ du 472 lettré-apuré

Si c/ correspond au crédit et d/ au débit, là aussi, vous vous êtes embrouillée.
Pour les pièces inconnues, votre compte 472 est débité puisque vous avez votre compte 512 de créditer.
Pour les pièces connues, votre compte 472 est crédité puisque vous constatez la charge inscrite au débit d'un compte 6.

Citation : Armeline @ Ecrit le 20.01.2008 à 17:09
J'ai une autre question sur la TVA des prestataires de service
Nous payions certaines factures de presta à réception, à 30 jours, à 60 jours ou à 90 jours


Je suppose que vous enregistrez votre TVA déductible au moment de l'achat. Chaque mois, vous sortez votre grand livre fournisseur. Vous pointez tous les comptes fournisseurs prestataires de services, vous en faites la somme dans un tableau excel et vous en déduisez la TVA déductible du mois.
L'autre solution consiste à utiliser un compte 445866 Etat TVA déductible à régulariser. Au moment du règlement, vous passez l'écriture suivante :

Citation

-------------------------xx/xx/xxxx-----------------------
401 Fournisseurs....................................................au débit
44566 Etat TVA déductible sur ABS..........................au débit
512 Banque.......................................................................au crédit
445866 Etat TVA déductible à régulariser..............................au crédit
Fr YYYYYY - Chèque n°zzzzzzzzzzzz
-------------------------                -----------------------

L'avantage de cette dernière méthode consiste à avoir le montant exact de la TVA déductible à déclarer. Si d'ailleurs, vous faites votre déclaration avec le logiciel comptable, c'est comme cela que vous devez passer l'écriture. Le compte 445866 que vous lettrez après l'écriture de règlement passé, vous permez d'avoir un contrôle sur les fournisseurs encore à payer. On appelle cela du contrôle interne.

Cordialement,


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Claudusaix
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 13/03/2015 08:24
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Bonjour,

Je me trouve un peu dans un cas similaire, c'est à dire que j'ai eu des dépenses faites par carte bleue sans retour de justificatif (seul le relevé de banque faisant foi) lors du début du premier exercice social.

Si possible, j'aimerai avoir un éclaircissement sur ce qui a été dit:

* passer ces sommes dans les comptes de charges appropriés MAIS vous ne pouvez en aucun cas la Tva.

Pour ma part, j'ai enregistré en TTC dans les comptes appropriés (6256 Frais de mission et 6257 Frais de réception) mais par rapport à la suite:

* pour la seconde possibilité : en cas de contrôle fiscal, l'inspecteur rejettera la totalité des ces sommes en charges et redressera en conséquence !

Rejeter la totalité des sommes en charges signifie bien qu'il est impossible de récupérer la TVA et le redressement ne se ferait uniquement en fonction de la TVA qu'on a souhaité récupérer? Le fait d'enregistrer en TTC sans ticket ou facture est accepté?

Ai-je raison ou y a t-il un paramètre que je n'ai pas pris en compte?

Je vous remercie et j'espère ne pas polluer ce post avec ma demande d'éclaircissement.

Cordialement,

Mozo
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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 13/03/2015 10:31
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Bonjour,

Non, relisez la réponse de Jipé

D'ailleurs vous avez déjà posé la question et je vous ai répondu.

Les dépenses n'ont pas de justificatifs ne sont donc pas déductible du revenu fiscal, il faut donc pour la totalité les comptabiliser soit :

- au compte 108000 si c'est une entreprise individuelle

- au compte 455000 si c'est une société

Cordialement

Christian



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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 13/03/2015 11:18
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Bonjour,

Je vous remercie pour la réponse. En effet, vous m'aviez répondu mais il me semblait, à défaut d'avoir bien compris, que Jipé donnait une solution supplémentaire.

J'avais d'ailleurs posé une autre question sur mon post pour en avoir la certitude avec mon cas personnel qui ressemblait à celui-ci ainsi qu'une question pour les tickets de retrait en distributeur manquants.

De ce que j'ai lu dans un autre post, le relevé de banque peut suffire à justifier les retraits si les tickets de retrait sont manquants, est ce vrai ou non?

Je vous remercie et je suis navré de poser cette question ici, là où c'est hors sujet avec le sujet de ce post initial.

Cordialement,

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Re: Frais de deplacement sans justificatifs en compte d'attente
Ecrit le: 13/03/2015 11:34
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bonjour

je pense que le meilleur conseil est de rechercher un poste dans une autre entreprise.

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