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La gestion de projets SI

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Catégorie : Communication et stratégie digitale
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Gestion de projet SI

Le lancement d'un projet lié aux systèmes d'information d'une entreprise, d'une association ou même d'un cabinet d'expertise comptable peut avoir deux objectifs très différents. Le premier objectif est la nécessité de remplacer les outils et applications existants, en fin de vie ou devenus obsolètes. Le second objectif est la naissance d'un nouveau besoin.

C'est un processus plus ou moins long, une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir, pour laquelle on n'a pas encore d'équivalent (définition de l'AFNOR).

Idéalement le projet lié aux systèmes d'information sera lié à la stratégie de l'entreprise tant leur impact sur l'organisation peut être important.

L'investissement dans les systèmes d'information peut prendre deux formes, un investissement dans l'infrastructure technologique qui supporte les solutions informatisées et un investissement dans les applications elles-mêmes, le plus souvent avec des objectifs métiers.

Focus DSCG

Dans le cadre de l'UE5 du DSCG, le déploiement d'un nouveau système d'information ou la gestion d'un nouveau projet sont des thèmes qui se trouvent dans tous les sujets de 2014 à 2020. En 2020, le sujet était une véritable mise en situation du candidat au sein d'un cabinet d'expertise comptable avec toutes les problématiques liées à l'implémentation de nouveaux outils et à la gestion des données personnelles.

 

Les enjeux du projet SI : améliorer la performance globale de l'entreprise

Un projet peut être défini comme « un ensemble d'actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d'une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début, mais aussi une fin » (AFITEP, Dictionnaire de management de projet, 1996).

La gestion de projet doit permettre de réaliser les différentes activités dans des délais prédéfinis et dans la limite du budget initialement alloué.

Un projet SI peut contribuer à l'amélioration des processus ou à créer de nouveaux processus, améliorer la prise de décision ou encore aider l'entreprise à obtenir un avantage compétitif ou une meilleure position stratégique.

Mais pour réussir, il faut en complément s'intéresser à la gestion du changement au sein de l'organisation en impliquant les utilisateurs et en s'assurant du soutien de la hiérarchie et ce, d'autant plus que le projet SI s'intègre dans une architecture technique ou logicielle déjà en place.

 

Gestion de projet informatique ou SI : acteurs et démarche

Avant la mise en place du projet, il s'agira d'en étudier l'opportunité et de vérifier la faisabilité. Le projet lié au système d'information à mettre en place sera ensuite lancé après avoir choisi une méthode de projet.

Les différents acteurs de la gestion de projet SI

Les parties prenantes à la gestion de projet peuvent être plus ou moins nombreuses selon l'importance du projet et la taille de l'entreprise.

La maîtrise d'ouvrage (MOA) a pour mission de fixer les objectifs, d'estimer les délais et les budgets ou encore de valider et de clôturer le projet.

La maîtrise d'½uvre (MOE) dirigée par le chef de projet s'occupe de proposer des solutions, de piloter le projet et d'en garantir le résultat et l'avancement.

Le comité directeur (CODIR) peut réunir des membres de différentes directions de l'entreprise pour valider la faisabilité du projet et choisir les différents acteurs.

Le comité de pilotage (COPIL) contrôle l'avancement du projet et l'utilisation des ressources et réalise les arbitrages en cas de conflits entre les différents acteurs.

Un chef de projet informatique peut piloter le projet et en assumer la responsabilité vis-à-vis de la direction.

Les utilisateurs finaux jouent un rôle central dans la réussite du projet même s'il n'est souvent que passif. C'est parmi eux que seront choisis les référents, ceux qui vont utiliser la solution et convaincre leurs collègues de faire de même.

Dans certains cas, les équipes projet peuvent même être composées d'acteurs de l'entreprise et de spécialistes externes qui peuvent être des consultants ou des salariés de l'entreprise qui a créé les applications à mettre en place au sein de l'entreprise.

Les 5 étapes de la gestion de projet

Les étapes de la gestion de projet sont au nombre de 5 selon la norme AFNOR Z67-101. On parle ici d'étude préalable, de conception détaillée, de réalisation, de mise en ½uvre et d'évaluation.

À chacune de ces étapes correspond un certain nombre de documents et livrables. On peut citer le plan de migration au moment de l'étude préalable, les fiches de tests au moment de la réalisation ou encore les rapports d'évaluation.

L'étape de conception détaillée permet de rédiger un document détaillé, le cahier des charges.

Les gestionnaires de projets peuvent utiliser les diagrammes de GANTT (pour visualiser l'état d'avancement des tâches à effectuer et leurs dates d'achèvement) ou l'analyse PERT (pour visualiser les étapes du projet, les actions à effectuer et le chemin critique). Ces méthodes (ou outils de gestion de projet) permettent de suivre l'avancement des projets.

Enfin, tableaux de bord, réunions d'avancement et analyse des écarts sont les principaux outils qui permettent de suivre le projet.

Les méthodes de gestion du cycle de vie du projet

Les différentes méthodes de gestion de projet peuvent être utilisées pour l'intégration d'un ERP ou des nouvelles technologies. La méthode la plus courante reste le cycle en V, une méthode traditionnelle au même titre que la méthode en cascade.

Les méthodes agiles peuvent aussi être utilisées.

La méthode en cascade (Waterfall) est probablement la méthode la plus simple pour gérer un projet. Les étapes se succèdent et se terminent toutes par un livrable. Elles débutent par une analyse des besoins et se terminent par la mise en production ou le déploiement en passant par la définition des spécifications techniques et fonctionnelles, la réalisation et les tests.

La méthode des cycles en V permet de pallier les défauts de la méthode en cascade. Les étapes d'un projet en V sont les études d'opportunité et de faisabilité, le cadrage (ou les spécifications), la conception générale et détaillée à gauche, la réalisation (paramétrage de la solution par exemple) en bas et enfin, les tests unitaires et d'intégration, la validation et le déploiement à droite du V.

Les méthodes agiles reposent sur des valeurs et des principes. Les valeurs sont les personnes et les interactions, un produit qui fonctionne, la collaboration avec le client qui prime sur la négociation et enfin, l'acceptation du changement.

En découlent un certain nombre de principes à mettre en ½uvre dans la conduite de projets agiles comme par exemple le fait d'accueillir le changement, le fait de livrer un logiciel fonctionnel, le fait de réduire le travail inutile, l'excellence technique ou encore la nécessité de réfléchir et de s'adapter régulièrement.

Parmi les principales méthodes agiles on trouve Scrum (la plus utilisée), Lean Development, Crystal, Test Driven Development, RAD, etc. Elles peuvent être combinées.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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