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Guide pratique sur la gestion des dépenses en entreprise

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Gestion des dépenses en entreprise

Bien contrôler les dépenses est un enjeu majeur pour les DAF. Une gestion anticipée et efficace permet d'améliorer le pilotage des finances d'une organisation. Ainsi, pour maîtriser la limitation de vos frais, la logique à suivre est la suivante : bien comprendre d'où ils proviennent pour savoir comment les classer afin de mettre en place les bonnes pratiques.

Dans cet article, découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la gestion des dépenses en entreprise et les pistes pour l'optimiser.

Si vous souhaitez optimiser votre processus de gestion des notes de frais, alors ce guide devrait vous plaire. Il est le résultat de l'analyse des dépenses professionnelles de 673 entreprises, soit 115 millions d'¤ de frais examinés. Ce guide intitulé « 10 conseils pour bien gérer ses notes de frais » est disponible ici.

La gestion des dépenses : ce qu'il faut savoir



Les différents types de dépenses

Le suivi des dépenses est un des éléments clé d'une bonne gestion financière. Deux catégories principales se distinguent.

Les dépenses fixes

Les dépenses fixes sont obligatoires du fait de la loi (impôt, assurance) ou d'un contrat (bail locatif, abonnement téléphonique...). Pour une entreprise, il s'agit par exemple du loyer, ou encore des frais d'entretien des locaux et de gestion du personnel. Du fait de leur caractère obligatoire, ces frais doivent être réglés à échéances régulières sous peine de pénalités, de poursuites ou même d'un arrêt de service.

La gestion des dépenses fixes est relativement facile : vous savez à quoi vous attendre et vous avez prévu le budget pour y répondre. Cependant, afin d'alléger les factures, il est toujours possible d'en réduire les coûts. N'hésitez donc pas à mettre vos fournisseurs actuels en concurrence.

Les dépenses variables 

Les dépenses variables sont des dépenses dont le montant fluctue en fonction du niveau d'activité. Elles ne font pas l'objet d'un engagement fixe, et certaines ne peuvent revenir qu'une fois par an. Il s'agit par exemple des dépenses logistiques, des salaires des stagiaires ou des prestataires ponctuels, ou encore de l'achat de stock (matières premières et autres).

Le caractère fluctuant de ces coûts rend leur gestion plus complexe. C'est pourquoi, avoir une bonne visibilité du niveau de ces dépenses variables est déterminant pour définir la rentabilité d'une entreprise. Afin de les stabiliser au mieux, il est recommandé d'analyser en détail vos dépenses et de réduire ce qui peut l'être. Encore une fois, n'hésitez pas à faire jouer la concurrence pour réduire le coût des dépenses variables.

Les impacts directs d'une bonne gestion des dépenses

En tant que DAF, il n'est pas possible de se contenter de monitorer le budget de l'entreprise en vérifiant simplement que tout va bien à un instant T. Une bonne gestion des dépenses va plus loin : il s'agit d'anticiper à la fois les dépassements éventuels, les coups durs, les événement non prévus et les projets futurs.

Ce procédé implique un suivi régulier des dépenses afin de se constituer des réserves de trésorerie. La trésorerie étant le nerf de la guerre, une entreprise qui maîtrise ses dépenses sera ainsi mieux armée face aux aléas du marché. En voici les principaux bénéfices.

Une meilleure maîtrise des coûts

En effectuant un suivi régulier des dépenses, l'entreprise connaît et maîtrise ses coûts. Il est alors plus facile d'identifier et de supprimer les frais inutiles ou superflus. L'économie réalisée peut ainsi être allouée à d'autres projets ou départements.

Une déclaration des impôts facilitée

La gestion des dépenses permet de préparer la déclaration de revenus de votre entreprise qui servira de base au calcul de l'impôt dû par les sociétés. Elle permet aussi de répertorier les charges déductibles du résultat fiscal de votre activité. De quoi appréhender sereinement la déclaration de vos impôts.

Un calcul de la rentabilité simplifié

Faute d'une bonne gestion, le risque est de se retrouver face à des rapports financiers incomplets voire erronés. En assurant un suivi régulier des dépenses, les informations sont récoltées en temps et heure. Cette gestion régulière permet ainsi de gagner du temps par la suite pour les calculs divers de rentabilité par exemple.

Des comportements prodigues limités 

Les dépenses des salariés représentent une grande partie des coûts de l'entreprise.  Il est donc impératif de mettre en place une politique de dépenses. En ayant accès à des règles précises sur la gestion des dépenses, les collaborateurs réduisent les dépassements et les risques d'erreurs. Plus vite traitées, les notes de frais sont aussi plus vite remboursées. De quoi, satisfaire les collaborateurs.

Un processus clair et identifié est indispensable pour encadrer au mieux ces dépenses. En téléchargeant ce kit gratuit, vous aurez le must-have pour créer votre propre processus : modèle de politique de notes de frais, tableau de TVA récupérable & modèle Excel.

LUCCA

 

4 pistes pour améliorer la gestion des dépenses professionnelles en entreprise

Comme constaté précédemment, une bonne gestion des dépenses a des retombées positives sur la rentabilité de l'entreprise et la satisfaction de vos collaborateurs. Voici les étapes à suivre pour y arriver.

1. Identifier et proscrire les mauvaises pratiques

Avec 700 millions de transactions B2B réalisées par an en Europe, la carte affaire est le moyen de paiement le plus courant en entreprise. Parmi les mauvaises pratiques observées, voici la liste non exhaustive de celles à proscrire de toute urgence :

  • partager les données de la carte bancaire via email (ou pire, via papier) ;
  • ne pas établir de contrôle des plafonds et modalités d'utilisation de la carte affaire ;
  • confier la carte bancaire à un salarié parti en voyage d'affaire.

Un conseil : éradiquez ces mauvaises pratiques en utilisant, par exemple, des cartes de crédit de société plafonnées. Cette solution, particulièrement adaptée aux dépenses terrain des équipes, garantit ainsi un meilleur contrôle sur les frais engagés. Il n'est en effet pas possible de dépenser plus que les fonds affectés à la carte. Si un collaborateur ne respecte pas les règles de politiques de frais, vous avez toujours la possibilité de désactiver sa carte le temps qu'il régularise l'écart avec ses propres moyens.

2. Analyser les dépenses et réduire les coûts en entreprise

L'analyse des dépenses permet de comprendre la situation économique de l'entreprise. D'après le cabinet d'analyse APQC, « Une entreprise qui réalise 5 milliards de dollars de chiffres d'affaires fera une économie de 11 millions notamment grâce à l'analyse de ses dépenses ».

Dans cette optique de réduction des coûts, commencez par mapper les données de votre entreprise afin d'identifier celles qui peuvent être supprimées. Par exemple, si la mise en place du télétravail a permis d'augmenter la productivité de vos salariés et que la taille de votre structure le permet, il peut être envisageable de passer à un mode d'organisation hybride pour économiser sur les charges locatives.

3. Mettre en place une politique de dépenses

Une politique de dépenses recense l'ensemble des règles liées à la gestion des notes de frais : nature, plafonds, validation, délais... Sa mise en place présente un double intérêt : centraliser le processus de gestion des frais des collaborateurs et assurer un meilleur contrôle de la trésorerie.

Pour cela, il faut définir en premier lieu le montant que vous souhaitez autoriser pour chaque nature de dépense. Lors des voyages d'affaires par exemple, quel type d'hébergement conseillez-vous à vos salariés ? Plutôt hôtel 2* ou 5* ? Les trajets se font-ils en classe éco ou en première ?

Un conseil : la clé c'est de bien communiquer sur la politique des dépenses. Facilitez-en l'accès en le mettant à disposition dans votre outil de gestion des notes de frais par exemple.

4. Opter pour la dématérialisation du processus de gestion 

La dématérialisation rend les documents financiers (factures, reçus, rapports...) beaucoup plus accessibles, ce qui facilite considérablement le suivi des dépenses. Ainsi, opter pour une solution de gestion des dépenses réduit de 70% les coûts de traitement des notes de frais en permettant de :

  • faciliter la saisie les dépenses (scan, photographie) ;
  • traiter les notes de frais au fil de l'eau ;
  • supprimer les ressaisies en comptabilité et en paie ;
  • automatiser les contrôles (plafonds, TVA...) ;
  • automatiser les circuits de validation ;
  • suivre les flux de trésorerie en temps réel.

Si vous hésitez à passer au zéro papier, découvrez comment Bonduelle, Ulule & Gloria Maris, clients de la société Lucca, ont tiré bénéfice de la dématérialisation de leurs processus.

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