Guide complet pour la mise en place de la facturation électronique
Définition et importance de la facturation électronique en France
La facturation électronique devient une obligation pour toutes les entreprises en France, avec une mise en place progressive entre 2024 et 2026.
Elle concerne non seulement les relations entre entreprises (B2B), mais également les transactions avec les particuliers (B2C) et les flux internationaux pour le reporting des données de facturation en temps quasi-réel à l'administration fiscale.
Au-delà de son caractère obligatoire, elle présente de nombreux avantages : simplification des processus, réduction des erreurs, conformité aux normes fiscales et gain de temps dans la gestion des factures.
Notre guide complet en 10 points précis a pour objectif d'accompagner toutes les entreprises dans les étapes clés de la mise en place de la facturation électronique, afin d'anticiper les échéances légales et de transformer cette contrainte en une opportunité d'optimisation de vos flux financiers.
1. Désigner un chef de projet pour piloter la mise en place de la facturation électronique
Intégrer la facturation électronique à votre entité est un projet d'envergure qui devra être piloté par une personne clé. Si le Directeur des Systèmes d'Information est en première ligne du projet, il n'est pas toujours le chef de projet approprié. Votre chef de projet devra être en capacité de travailler avec tous vos services. Il devra identifier les bons acteurs en internes et les coordonner avec les éventuels intervenants externes.
Pour une PME, le chef de projet pourrait être le responsable comptable qui collaborera avec le service IT et les fournisseurs externes pour adapter le système ERP. Dans une grande entreprise, il peut s'agir du responsable de la transformation numérique, ou encore d'un responsable juridique ou financier.
2. Analyser vos données existantes
Les factures électroniques sont des données structurées. Vous devrez donc vous assurer que l'intégralité des mentions factures obligatoires sont présentes et dans le bon ordre. La première tâche est donc de vous assurer de l'exhaustivité de vos données. Vous analyserez vos bases de données tiers - clients et fournisseurs – afin de vous assurer qu'elles sont complètes. Ensuite, vous vérifierez la qualité de ces données, notamment celles à vocation fiscales et comptables.
Une entreprise qui émet beaucoup de factures B2B devrait s'assurer que tous les numéros de TVA intracommunautaires de ses clients sont corrects. Il est également essentiel de vérifier que les coordonnées bancaires sont à jour pour éviter les retours de paiement lors de la migration vers la facturation électronique.
3. Cartographier vos flux de facturation et vos flux de TVA
Il est primordial d'avoir une vision exhaustive de vos flux d'achats et de ventes. Cartographier vos flux de TVA et vos opérations vous permettra donc de gagner en visibilité sur votre activité. La réforme de la facturation électronique est avant tout une réforme TVA. Vous associerez donc chaque flux recensé à son bon corpus de règles TVA. Vous identifierez par la même occasion vos éventuels besoins en identification TVA dans d'autres Etats membres, et donc vos obligations en facturation électronique dans d'autres pays.
Une société avec des filiales internationales pourrait découvrir que certaines de ses factures passent par des plateformes différentes selon le pays. Cartographier ces flux permettra d'identifier les étapes où des ajustements seront nécessaires pour aligner les pratiques à la norme e-invoicing.
4. Déterminer le périmètre de votre e-invoicing
Vous devez vous interroger sur vos obligations dans chaque pays dans lequel vous achetez ou vendez des biens ou des services. Quels types de factures le pays soumet à la facturation électronique (B2B, B2C, B2G, flux internationaux) ? Comment devez-vous adapter vos processus internes à ces obligations ?
Pour une entreprise qui travaille à la fois avec des clients B2B et des administrations publiques (B2G), il peut être nécessaire d'inclure à la fois des factures standardisées pour ses clients privés et des formats spécifiques pour les entités publiques, comme les marchés publics.
5. Déterminer le périmètre de votre e-reporting
Le e-reporting permet aux administrations de procéder à des contrôles TVA quasi-continus grâce à la réception de données de facturation par l'administration fiscale plus régulièrement qu'avec les déclarations de chiffre d'affaires (CA3 ou CA12). Ces données seront transmises dans un format structuré ce qui permettra un traitement informatique plus facile par Bercy. S'interroger sur le e-reporting pour votre entreprise revient à vous poser les questions suivantes : (1) Quelles données de vos factures devrez-vous transmettre à l'administration fiscale en France ? (2) Comment corriger vos données pour les rendre conformes aux règles de TVA ? (3) Devez-vous transmettre des données à des administrations fiscales d'autres pays ?
Une entreprise qui réalise des ventes internationales devra inclure dans son e-reporting les factures transfrontalières et les transactions intra-UE, en s'assurant que les informations de TVA collectées pour chaque pays sont conformes aux obligations fiscales locales.
6. Paramétrage dans votre logiciel de facturation
Il est ensuite nécessaire d'adapter votre logiciel pour la facturation électronique (mise à jour de votre ERP, ajout de modules spécifiques, etc). Vous devrez donc travailler main dans la main avec votre prestataire ERP pour intégrer ces nouvelles fonctionnalités. Corriger les règles de TVA, le cas échéant, en fonction des résultats tirés de votre cartographie des flux.
Si vous utilisez un ERP comme SAP ou Oracle, vous devrez peut-être installer des modules spécifiques ou des API pour le traitement des factures électroniques. Pour une PME utilisant un ERP plus léger comme Sage ou Cegid, il faudra peut-être adapter les configurations pour répondre aux exigences de format XML.
7. Élaborer vos fichiers XML (norme FACTUR-X)
Ce n'est que dans les dernières étapes que vous démarrerez l'élaboration de factures dans un format autorisé par la réforme de la facturation électronique. En France, il s'agit des formats CII, UBL ou Factur-X. Dans les autres Etats membres, il peut s'agir de formats différents.
Un prestataire peut vous aider à générer automatiquement des fichiers XML/Factur-X pour chaque facture. Par exemple, une société émettant des factures complexes (multidevises ou multi-produits) devra s'assurer que toutes les informations de lignes de produit, taxes et montants totaux sont bien intégrés dans le fichier XML final.
8. Mettre en place votre Piste d'Audit Fiable (PAF)
La réforme de la facturation électronique vous impose également de réaliser votre PAF afin d'être en conformité. La PAF garantit la traçabilité et la transparence des transactions entre les factures et la livraison des biens ou services. Pour établir une PAF robuste, vous devez documenter vos processus internes, démontrer que vous effectuez des contrôles réguliers, et audits pour assurer votre conformité fiscale. La PAF est également l'occasion de vous interroger sur vos obligations en termes d'archivage des documents justificatifs et de la gestion des preuves numériques pour répondre aux exigences de l'administration fiscale.
Un processus de PAF efficace peut inclure l'utilisation de systèmes de gestion électronique des documents (GED) pour relier chaque facture à ses documents justificatifs : bons de commande, bons de livraison, preuves de paiement, etc. Cela permettra de garantir la traçabilité complète des transactions et de faciliter les contrôles par l'administration fiscale.
9. Établir un workflow de validation des factures
L'établissement d'un workflow de validation des factures permet de garantir la conformité aux exigences légales et fiscales en assurant un contrôle rigoureux à chaque étape du processus de facturation. Ce système inclut la vérification des informations critiques telles que les montants, les numéros de TVA, et les termes contractuels avant l'émission de la facture. En automatisant les étapes de validation, on optimise les processus, réduisant ainsi les erreurs humaines et les délais de traitement. Ce mécanisme fluidifie également la communication entre les services financiers, comptables et juridiques, et sécurise la transmission des documents à l'administration et aux différents partenaires tout en minimisant les risques de litiges et de retards de paiement. L'objectif est de favoriser une gestion plus efficace des flux financiers de l'entreprise.
Une entreprise peut automatiser son workflow en intégrant un système de validation à trois étapes : validation par le service comptable, vérification par un contrôleur financier, et validation finale par un directeur administratif. Chaque validation pourrait déclencher automatiquement l'envoi de la facture au client.
10. Choisir votre PDP ou PPF
Le Portail Public de Facturation (ou PPF) n'est plus une solution. C'est une annonce récente d'octobre 2024. Toutes les entreprises devront choisir une PDP, lesquelles ont développé des services annexes plus ou moins pertinents pour votre entité. Il convient donc de bien étudier leurs offres et vos besoins pour vous assurer de la compatibilité de leurs services avec vos outils existants. (Logiciel de facturation, comptabilité, relance, ...)
Pour une grande entreprise avec de nombreux flux de facturation, choisir une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) peut offrir une meilleure flexibilité et des options de personnalisation. Pour une PME avec un volume plus faible de factures, le Portail Public de Facturation (PPF) peut être suffisant et plus économique, car il est gratuit et directement connecté à l'administration.
En conclusion, si vous suivez rigoureusement les étapes décrites dans ce guide vous mettez toutes les chances de votre côté pour vous assurer une transition fluide et conforme vers la facturation électronique.
Vous éviterez ainsi les risques de non-conformité et des retards dans sa mise en place.
L'anticipation est la clé : plus tôt votre entreprise commence à se préparer, plus le processus sera maîtrisé et efficace.
La collaboration entre les différents services, notamment les départements financiers, informatiques et juridiques, est primordiale pour assurer l'efficacité de cette mise en place, tout en transformant cette nouvelle obligation légale en un levier d'amélioration de vos flux financiers et de conformité de TVA.
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