L'enregistrement d'une opération dans les comptes d'une entreprise se matérialise par l'imputation d'un montant, dans un minimum de deux comptes prévus par le plan comptable général. Le premier compte est impacté au débit et le second compte est impacté au crédit. L'écriture comptable est alors équilibrée.
Les choses se compliquent lorsqu'on s'aperçoit que certaines écritures comptables augmentent ou diminuent le résultat, ont ou non un effet sur la trésorerie et que d'autres écritures comptables modifient seulement la trésorerie disponible.
Petite description de ces différentes écritures comptables.
Les écritures comptables qui impactent le résultat de l'exercice sont les plus courantes
Acheter des marchandises ou des matières premières, vendre ses produits ou services sont autant d'opérations qui augmentent ou diminuent immédiatement le bénéfice.
Pourquoi ? Parce que ce sont des opérations qui obligent à mouvementer à la fois un compte de classe 6 (achats) ou 7 (ventes), et un compte de classe 4 (clients ou fournisseurs) ou 5 (trésorerie).
Les écritures qui n'impactent pas le résultat ont généralement un effet sur la seule trésorerie
Si les écritures d'achat ou de ventes n'ont pas toujours d'effet immédiat sur la trésorerie, ce n'est pas le cas des opérations de règlements.
Ainsi, une entreprise qui paye ses dettes à une échéance de 30 jours, comptabilise d'abord une dette envers son fournisseur (classe 4) avant de comptabiliser le règlement.
L'opération a donc un impact immédiat sur le résultat (bénéfice ou perte) et un impact sur la trésorerie 30 jours plus tard. Si le délai de 30 jours se termine au cours de l'exercice suivant, l'entreprise aura diminué le résultat d'un exercice, sans toucher la trésorerie. La diminution de la trésorerie intervient au cours de l'exercice suivant.
Plus généralement, toutes les écritures qui ne mouvementent que des comptes de bilan et pas de compte des classes 6 et 7 n'ont aucun effet sur le résultat.
Certaines écritures comptables ne modifient pas immédiatement le résultat et donnent naissance à des charges calculées
Lorsque l'entreprise achète une machine ou une voiture, elle doit utiliser un compte d'immobilisation. L'utilisation d'un tel compte a toujours pour effet de ne pas modifier le résultat.
L'immobilisation augmente les dettes fournisseurs et diminue la trésorerie au moment du paiement, mais n'a jamais d'effet immédiat sur le résultat d'un exercice.
Le résultat de l'exercice sera diminué au fur et à mesure de la comptabilisation des amortissements qui permettent de répartir la charge (et donc la diminution du résultat) sur toute la durée d'utilisation de l'immobilisation. Les amortissements sont des charges calculées qui n'ont pas d'effet sur la trésorerie. L'effet sur la trésorerie s'est déjà fait sentir au moment du paiement de l'immobilisation (machine, voiture, immeuble...).
Les charges et produits calculés modifient le résultat mais pas la trésorerie
Les exemples les plus courants de charges et produits calculés sont les amortissements, les dépréciations, les provisions, leurs dotations et leurs reprises.
Ils n'ont aucun impact sur la trésorerie puisque l'entreprise ne les paye pas. En revanche, leur comptabilisation augmente (en cas de reprise) ou diminue le résultat (dotation d'un amortissement).
Les écritures dites d'inventaires ont un effet sur le résultat mais pas la trésorerie
Les écritures d'inventaire sont les écritures que l'on passe juste avant la finalisation du bilan ou du compte de résultat. Les charges et produits calculés en font partie mais ce n'est pas suffisant.
Il y a aussi la constatation des stocks de fin d'exercice (en principe, après inventaire physique ou comptage et valorisation des quantités stockées) et toutes les écritures qui permettent d'affecter une charge ou un produit au bon exercice.
Ce sont les écritures de charges et produits constatés d'avance (payées en 2016 l'assurance de l'année 2017), de charges à payer (l'URSSAF du dernier mois ou trimestre), ou produits à recevoir (une subvention accordée en 2016 et versée en 2017).
