Les indemnités kilométriques peuvent être vues comme une rémunération complémentaire par les dirigeants d'entreprise et les professionnels libéraux. Elles permettent le remboursement de frais en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre d'une activité professionnelle.
Attention
À compter du 25 avril 2022, l'Assurance maladie revalorise les indemnités de déplacement et les indemnités kilométriques des professionnels de santé libéraux conventionnés qui se rendent au domicile de leurs patients. Cette aide exceptionnelle équivalant à 15 centimes d'¤ par litre de carburant s'appliquera jusqu'au 31 juillet 2022.
Les professionnels de santé concernés sont les médecins généralistes, les médecins spécialistes, les chirurgiens-dentistes, les sages-femmes, les infirmiers, les masseurs-kinésithérapeutes, les pédicures-podologues, les orthophonistes et les orthoptistes. Ils doivent saisir les nouveaux tarifs lors de la facturation ou bien s'assurer que leur logiciel intègre ces nouveaux tarifs.
Cette aide exceptionnelle peut se cumuler avec la remise de 15 centimes d'¤ sur les carburants accordée à tous les conducteurs, les professionnels de santé vont donc pouvoir bénéficier d'une aide d'au moins 0,30¤ par litre, précise l'Assurance maladie.
Comment calculer ses indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques doivent être utilisées conformément à leur objet à concurrence des montants prévus par le barème du prix de revient kilométrique fiscal.
Pour le calcul des indemnités kilométriques, le barème de l'administration fiscale doit être respecté. Celui-ci tient compte de la dépréciation du véhicule, des frais d'entretien et de réparation, du carburant et des primes d'assurance. Certaines dépenses sont exclues, par exemple les tickets de parking, de péage, de garage ou les intérêts annuels liés à l'achat à crédit du véhicule. Elles font partie des frais de déplacement à des fins professionnelles.
Ces dépenses doivent être intégrées dans les charges de l'entreprise libérale, artisanale ou commerciale lorsqu'elles revêt un caractère professionnel. Mais qu'il s'agisse des factures ou du barème, l'avantage principal est leur déductibilité du résultat fiscal de l'entreprise.
Pour le particulier, le barème peut être utilisé pour le calcul des frais réels déductibles pour le trajet domicile - lieu de travail.
Les professionnels, artisans, commerçants et les professions libérales peuvent utiliser le barème pour le calcul de leurs frais professionnels. Ils n'entrent jamais dans l'assiette de calcul des charges sociales.
Dans les deux cas, les indemnités kilométriques apparaissent sur la déclaration de revenus.
Si l'entreprise est une société, elle doit également tenir compte de la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS). La TVS s'applique aux véhicules qui n'appartiennent pas à la société mais qui sont utilisés pour son compte (au-delà de 15 000 kms).
Attention
La TVS a été réformée par la loi de finances 2020. Depuis le 1er janvier 2022, elle est remplacée par deux taxes sur les véhicules de tourisme affectés à des fins économiques, la taxe sur l'ancienneté des véhicules et la taxe sur les émissions de CO2. Le premier paiement interviendra en 2023.
Le barème fiscal des indemnités kilométriques ou barème kilométrique a été mis à jour début 2022 par un arrêté du 1er février 2022. Il donne les tarifs applicables aux automobiles, aux motocyclettes et aux cyclomoteurs pour l'imposition des revenus de l'année 2021.
Ces tarifs dépendent de la distance parcourue et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Exemple
En 2021, un professionnel libéral a fait régulièrement la tournée de ses patients et a parcouru 21 000 kms sur l'année. Son véhicule dépasse les 7 CV.
Calcul des indemnités kilométriques : 21 000 x 0,446 = 9 366¤.
Cette somme apparaîtra sur sa déclaration 2035 pour l'imposition de ses revenus 2021.
Comment calculer les frais indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont calculées par l'application du barème fiscal des indemnités kilométriques ou barème kilométrique au nombre de kilomètres parcourus par le professionnel, dans le cadre de ses déplacements professionnels, sur une année.
Ce barème a été mis à jour dernièrement par un arrêté du 1er février 2022. Le montant des frais kilométriques dépend donc de la distance parcourue dans le cadre de l'activité professionnelle et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Enfin, une réponse ministérielle du 26 avril 2022 précise que les vélos à assistance électrique ne répondent pas à la définition d'un cyclomoteur au sens du code de la route et ne peuvent donc être assimilés à un deux-roues motorisé. Par conséquent, les frais liés à l'utilisation de vélos à assistance électrique pour les déplacements réalisés par un professionnel libéral, titulaire de BNC, pour son activité ne peuvent pas être déterminés de manière forfaitaire sur la base du barème kilométrique (Rép. min. n° 42938, JOAN du 26 avril 2022).
Comment gérer ses indemnités kilométriques ?
Pour mieux gérer ses frais kilométriques, l'entrepreneur ou le professionnel libéral peut se servir d'un fichier excel (ou tout document ou outil qui permet de justifier du nombre de kilomètres parcourus). Ce document servira de justificatif en cas de contrôle fiscal.
Une application couplée à un agenda électronique peut permettre de calculer automatiquement les indemnités kilométriques (de la même manière qu'une photo peut suffire pour digitaliser des notes de frais).
L'entrepreneur ou le professionnel libéral remplit son agenda électronique et l'outil calcule le nombre de kilomètres parcourus et les indemnités kilométriques correspondantes.
L'agenda électronique et le rapport généré par le logiciel servent de justificatifs des kilomètres parcourus lors de chaque déplacement professionnel.
L'objet du déplacement doit également être renseigné dans l'agenda et la puissance fiscale du véhicule utilisé doit être paramétrée dans l'application.
Toutes les informations sont réunies au même endroit. Les applications dédiées offrent aussi la possibilité d'exclure du calcul les trajets privés.
