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Inventaire comptable des immobilisations à la clôture

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Catégorie : De la saisie au bilan
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L'essentiel sur les immobilisations de l'entreprise

La période fiscale approche et les mois de novembre et décembre peuvent être les mois de la préparation pour tous les collaborateurs en cabinet d'expertise comptable et les comptables d'entreprises.

Car dès lors que la date de clôture de l'exercice comptable est fixée au 31 décembre, cas de la plupart des entreprises, certains travaux doivent être réalisés autour de cette date.

Ces travaux d'arrêté des comptes sont regroupés sous le vocable d'inventaire annuel. C'est un inventaire physique ou non qui permet de vérifier quelques assertions telles que l'existence.

 

L'inventaire comptable des immobilisations à la clôture en pratique

En cabinet d'expertise comptable, ces inventaires comptables des immobilisations corporelles peuvent prendre la forme d'une lettre de bilan envoyée au client. Cette lettre indique la liste des immobilisations qui figurent dans les comptes. Elle permet de demander, entre autres informations, la confirmation de l'existence de ces immobilisations dans l'entreprise.

En principe, cette demande est effectuée au moins une fois tous les 3 ans (pour les plus petits dossiers avec peu d'immobilisations) en fonction du nombre d'immobilisations à compter.

Dans les grandes entreprises, l'inventaire des immobilisations est tantôt réalisé par le service comptable, tantôt sous-traité à des spécialistes de ce type d'inventaire physique. Les immobilisations, nombreuses, sont alors marquées par un code-barre, la Radio Frequency Identification (RFID) ou des traqueurs géolocalisables (cas des véhicules par exemple).

Pour les immobilisations financières, le rapprochement comptable est souvent réalisé à partir des documents envoyés par la banque ou l'établissement financier en fin d'année. Ils font état du nombre de titres dont l'entreprise est propriétaire, parfois en donnant une valeur à une date précise.

Ils font aussi état des intérêts et dividendes éventuellement perçus.

 

Un inventaire des immobilisations : une nécessité

Même lorsque la gestion des immobilisations se fait via un logiciel spécifique, elles sont parfois si nombreuses et si anciennes qu'elles nécessitent un inventaire physique.

Quel collaborateur de cabinet n'a jamais demandé à son client de lui confirmer l'existence d'une immobilisation, un téléphone par exemple, au moment de son remplacement pour apprendre qu'il a été donné à un salarié ou un membre de la famille ?

Parfois, les immobilisations sont mises au rebut, détruites, remplacées et restent à tort dans les comptes pendant plusieurs années. C'est pour remédier à ces anomalies que l'inventaire est mis en place.

 

L'évaluation des immobilisations au moment de l'inventaire

À la clôture de l'exercice et pour respecter le principe d'indépendance des exercices, il s'agira souvent de procéder, en complément de la confirmation physique à des travaux d'évaluation.

Si ce n'est pas encore fait par le logiciel, il faudra calculer les amortissements comptables. Procéder à un test de dépréciation pour évaluer les immobilisations corporelles, incorporelles et financières à la clôture de l'exercice est nécessaire.

En principe, un enregistrement comptable des nouvelles immobilisations a déjà été réalisé et le logiciel des immobilisations a été mis à jour. Les écritures d'amortissement peuvent donc être intégrées en comptabilité.

L'objectif est de gagner du temps et de respecter le cut-off, la coupure entre les différents exercices comptables.

 

Comment traiter les écarts entre réalité physique et inventaire des immobilisations ?

Bien gérer les actifs corporels d'une entreprise consiste à rapprocher la comptabilité des données de l'inventaire.

Trop d'immobilisations entièrement amorties et inexistantes gonflent artificiellement l'actif du bilan. Elles ne donnent pas une image fidèle des comptes et surtout, montrent l'absence ou le manque d'investissements et des immobilisations vieillissantes.

Lorsque l'immobilisation n'existe plus dans l'entreprise, elle doit être sortie des comptes. C'est cette existence qui est vérifiée et non leur amortissement. Les immobilisations totalement amorties restent dans les comptes jusqu'à leur cession ou mise au rebut.

Sur certains logiciels de gestion des immobilisations, quelques clics peuvent suffire avant de générer les écritures d'amortissement et de sortie d'actifs en comptabilité.

Exemple

Une immobilisation totalement amortie, un téléphone a été laissé à la déchetterie.

Sa valeur comptable initiale était de 1 000¤. Elle est amortie.

L'entreprise a passé l'écriture 28184 au débit à 2184 au crédit pour ces 1 000¤.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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