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Justificatifs manquant en association ?

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Zutzut
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Ecrit le: 21/08/2019 16:58
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Bonjour,

J'ai cherché sur le forum si la question avait déjà été posée mais je ne l'ai pas trouvée, je m'excuse si c'était le cas.

Je suis trésorier d'une petite association 1901 en franchise d'impôts (environ 30 000€ de CA par an) et je ne tiens qu'une comptabilité simplifiée (journal d'achat et vente).

Que faire lorsqu'un justificatif de dépense est manquant, mais qu'elle a été réalisée avec la CB liée au compte bancaire de l'association ? Par exemple un restaurant, ou un trajet en train etc...

J'ai vu que la question a souvent été posée pour des entreprises, auquel cas il suffit de requalifier la dépense en rémunération, mais en tant qu'association personne n'est rémunéré alors que faire ?

Est-ce que je peux demander au président/bénévole de rembourser ces dépenses à l'association avec son argent personnel ?

Je précise que malheureusement, ce cas n'est pas exceptionnel et j'ai une trentaine de justificatifs manquants sur l'année...

Merci beaucoup pour vos réponses

Hug
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Re: Justificatifs manquant en association ?
Ecrit le: 21/08/2019 17:39
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Bonjour, effectivement d'un point de vue comptable et légale si il manque un pièce comptable au sein de votre comptabilité cette somme doit être requalifiée en dépenses perso !! d'un point de vue pratique cela n'est bien sur pas systématique, vous dites 30 écritures non prouvées sur un total de combien ?

Pouvez-vous d'autre part justifier un certain nombre de ces dépenses (ex : billet de train = RDV, colloques..),

cordialement

Huig



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Zutzut
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Re: Justificatifs manquant en association ?
Ecrit le: 21/08/2019 18:16
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Bonjour Huig

Merci pour votre réponse.

Vous avez tout à fait raison, mais à ce moment-là, est-ce légal de demander au bénévole de rembourser la somme ? Peut-il rembourser l'association directement ?

Car l'association est à but non lucratif donc elle ne peut pas verser de rémunération.

La dépense ayant été faite directement avec la CB de l'association, je ne sais pas comment la justifier en cas de contrôle. Est-ce que si, au pire, le président veut bien la couvrir avec son argent personnel (qu'il rembourse à l'association donc), cela peut-il passer ?

Une trentaine sur environ 500 écritures, en revanche elles peuvent en majorité être justifiées par d'autres éléments (billets de trains, bon de commande, reçu bancaires, etc...) mais pas de facture.

Merci encore

Kyopi
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Re: Justificatifs manquant en association ?
Ecrit le: 22/08/2019 08:49
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Bonjour,

"Car l'association est à but non lucratif donc elle ne peut pas verser de rémunération."

Cela est faux, une association peux avoir des salariés, la croix rouge a par exemple plus de 17 000 salariés.

"Peut-il rembourser l'association directement ?"

Oui, il peut rembourser l'association, il vous suffit d'inscrire la dépense et le remboursement dans un compte 467 qui sera donc solder (50€ au débit et 50€ au crédit). L'encaissement et le décaissement n'apparaîtrons donc pas dans les comptes de produits ou de charges.

"elles peuvent en majorité être justifiées par d'autres éléments (billets de trains, bon de commande, reçu bancaires, etc...) "

Dans le cas d'une association non fiscalisé il y a peut de risque à déduire des charges sans justificatif "fiscalement admissible". Cependant, si votre associations reçois des dons, les donateurs peuvent demander des comptes sur l'utilisation de leur dons, c'est le seul "risque".

Cependant, si un organisme publique vous verse de l'argent (subvention) même faible. Le risque est plus important.

Ainsi en conclusion au vu de la taille de votre association, je ne pense pas qu'il est nécessaire que les bénévoles remboursent les achats effectués avec la carte de l'association. SI ces charges ont bien un lien avec l'activité de l'association. Mais il est quand même important d'avoir des traces de ces dépenses (billets de trains, bon de commande, reçu bancaires, etc...). Cela est uniquement vrais car votre association n'est pas fiscalisé.

En espérant avoir été suffisamment claire dans mes réponses.

Cordialement



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