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Comptabilité analytique : un outil clé pour la gestion financière des associations

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Publié le , Modifié le 04/05/2023
Comptabilité analytique

La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion permet à une association d'avoir une meilleure vision de la nature et du volume de ses dépenses. Elle permet de prendre des décisions pour l'orientation des activités et facilite la recherche de financement.

C'est aussi un outil qui permet une meilleure transparence vis à vis des tiers qui apportent des fonds (dons, subventions) pour des projets déterminés, les adhérents, les dirigeants.

Elle permet ainsi de connaître le coût de revient d'un projet et facilite l'établissement du compte-rendu financier des subventions affectées à un projet précis.

 

Mise en œuvre et intérêt d'une comptabilité analytique en association

Mettre en place une comptabilité analytique par projet ou activité de l'association nécessite une réflexion préalable, et un choix pertinent des indicateurs souhaités.

Il s'agira de réfléchir à la fois sur le projet associatif dans son ensemble, les moyens humains et l'analyse des temps, les activités proposées aux adhérents, le coût par activité et leur financement et enfin, les clés de répartition à choisir pour obtenir une répartition adaptée à chaque association.

La comptabilité analytique commence toujours par la comptabilité générale, avec la saisie des écritures comptables et affectation des recettes et dépenses aux différents projets (par le biais d'axes ou de codes de rattachement par exemple selon le logiciel utilisé).

La balance des comptes peut ensuite être extraite pour finaliser l'affectation en fonction des clés de répartition sélectionnées pour les charges indirectes ou être utilisée directement pour obtenir les chiffres, projet par projet.

Il s'agit de déterminer à la fois :

  • les coûts par secteurs d'activité ou pour un financement dédié ;
  • la contribution du secteur d'activité à la réalisation du résultat global de l'association.

Pour faciliter cette comptabilité analytique, certains logiciels permettent l'affectation directe à un projet ou une activité, dès la saisie de l'écriture comptable et sans extraction de la balance.

L'objectif, in fine, est de détecter les dépenses excessives ou non nécessaires et de mesurer le seuil d'équilibre d'une opération (colonie de vacances, pièce de théâtre, établissement).

L'association peut ensuite éditer des documents de gestion dédiés à chacun de ses projets, après avoir fait la somme des recettes et dépenses pour un budget donné.

Quelle est la différence entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique ?

La comptabilité générale consiste à enregistrer l'ensemble des flux et transactions comptables opérés par l'entité dans son fonctionnement. La comptabilité analytique (une fois que la saisie est faite) permet une analyse de ces enregistrements, avec une vision différente, et ciblée sur la gestion et prise de décision compte tenu des différentes charges qu'elle doit supporter.

 

L'affectation des charges à un projet déterminé

Pour permettre le calcul des coûts en comptabilité analytique et notamment par exemple pour le calcul d'un coût de revient, on distingue les charges directes des charges indirectes (liées au fonctionnement global).

Les matières premières sont généralement valorisées à leur prix d'achat auquel s'ajoutent les frais d'acquisition et font l'objet d'un suivi de stock.

Les charges de personnel peuvent être réparties en fonction du temps consacré à chaque projet.

Les autres charges seront imputées aux activités auxquelles elles correspondent. Ainsi, la location d'une salle pour le projet A ne pose pas de problème particulier.

Enfin, les charges difficilement attribuables à un projet déterminé ou charges indirectes (frais administratifs par exemple) feront l'objet d'une clé de répartition.

Dans les cas les plus simples, il s'agira d'un pourcentage en fonction du temps passé, de l'importance des projets, de la surface d'un gymnase utilisé pour le projet, du temps d'occupation d'un local par exemple.

Pour les associations les plus importantes, la répartition des charges indirectes se fera en fonction de clés de répartition, déterminées à partir de centres d'analyses lorsqu'elles utilisent la méthode des coûts complets.

Les charges récurrentes et de même montant quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise sont les charges fixes (ou coûts fixes).

D'autres méthodes comme le calcul des coûts directs, la méthode des coûts partiels, la méthode ABC (Activity Based Costing), la méthode des coûts cibles, des coûts standards, la marge sur coûts variables ou encore le coût marginal (le coût d'une unité supplémentaire produite), permettent de déterminer un seuil de rentabilité, à partir duquel le projet ne coûte rien à l'association. Dans la plupart des cas, elles permettent de fixer un prix de vente qui couvrira a minima l'ensemble des coûts engagés.

Dans tous les cas, la comptabilité analytique repose sur la notion de présentation des coûts par activité et non par fonction au sein de l'association ou de l'entreprise.


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