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La facture électronique : vers l'extension au secteur privé

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Catégorie : Actualité fiscale et droit des sociétés
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Modifié le 09/10/2019

Anticiper la généralisation de la facture électronique

La généralisation de la facturation électronique dans les relations interentreprises doit permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA, la sécurisation des relations commerciales et le renforcement de la lutte contre la fraude à la TVA.

Du côté de la profession comptable, la facturation électronique devrait réduire les temps de production, d'acheminement et d'acquisition des factures, diminuer les coûts de saisie et les frais postaux et éliminer tout risque de perte de documents.

En vertu de l'article 56 du projet de loi de finances pour 2020, un rapport doit être remis au Gouvernement et au Parlement en septembre 2020.

La facturation électronique a été mise en place par une ordonnance du 26 juin 2014 dans le cadre des marchés publics. Elle est devenue obligatoire le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et doit concerner toutes les entreprises qui répondent à des appels d'offres dès le 1er janvier 2020.

Les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire, les PME et bientôt les TPE utilisent le portail chorus pro pour déposer les factures destinées à l'État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics.

 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

La facture électronique est un document au format électronique, dématérialisé qui peut contenir un certain nombre de données structurées (qui en permettent la comptabilisation automatique) ou fait l'objet d'une piste d'audit fiable comme la facture papier.

En vertu de l'article 289-VII du code général des impôts, elle prend la forme d'un document au format PDF, assorti ou non d'une signature électronique (PDF/A3, facture X) ou d'un EDI fichiers structurés.

Authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures pour l'homme sont les 3 objectifs de l'ordonnance et de la directive européenne.

Pour y répondre, le document doit être sécurisé ou faire partie d'un processus permettant d'obtenir les mêmes garanties en termes de sécurité. C'est la piste d'audit fiable qui est probablement le processus le plus complexe à mettre en œuvre.

Son principal inconvénient est l'obligation de conserver et de tracer les devis, bons de livraison, factures et paiements et de procéder à des contrôles qui peuvent être manuels ou informatisés.

Si un simple rapprochement des documents papier peut suffire dans les TPE, il doit être documenté par l'expert-comptable.

La loi de finances pour 2020 envisage une extension de la facture électronique au secteur privé dans les relations interentreprises ou B to B selon un calendrier qui pourrait débuter dès le 1er janvier 2023.

Calendrier de la mise en place de la facturation électronique dans le secteur public :

  • 1er janvier 2017 : les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés et les entreprises publiques ;
  • 1er janvier 2018 : les entreprises de taille intermédiaire de plus de 250 salariés ;
  • 1er janvier 2019 : les PME ou petites et moyennes entreprises de 10 salariés et plus ;
  • 1er janvier 2020 : les micro entreprises ;
  • 1er janvier 2023 (à confirmer) : les grandes entreprises dans les relations B to B et le secteur privé ?

 

Les différents types de factures électroniques : PDF/A3, Facture X, ou facture structurée EDI

Deux procédés répondent aux exigences du code général des impôts. Ce sont les factures PDF envoyées de manière électronique, signées électroniquement et archivées de manière à pouvoir être conservées jusqu'à la fin du délai de conservation. Ce sont aussi les factures EDI ou échanges de données informatisées.

Ce second format nécessite des investissements conséquents qui ne sont pas à la portée des petites et moyennes entreprises.

La signature électronique (au format RGS 2 ou 3 ou selon le certificat qualité eIDAS) et l'archivage électronique n'obligent pas à changer de logiciel de facturation.

Les solutions de facturation électronique adaptées aux cabinets d'expertise comptable et à leurs clients TPE

La signature électronique des factures transformées en PDF et la Facture-X sont probablement les solutions les plus accessibles aux cabinets d'expertise comptable et à leurs clients.

Leur avantage, dès lors qu'elles contiennent des données structurées au format XML (facture X), est d'en permettre la lisibilité à la fois par l'homme et par la machine. Le fait que le destinataire soit passé à la facture électronique n'a alors aucune importance.

Certains logiciels de facturation permettent déjà de produire des factures électroniques conformes et la loi Macron oblige déjà les entreprises à accepter les factures électroniques qu'elles reçoivent.

Si ce n'est pas le cas du logiciel utilisé par le cabinet ou son client, il suffira de mettre en place des outils pour :

  • générer le PDF/A-3 ;
  • générer la Facture-X ;
  • procéder au scellement ;
  • signer électroniquement ;
  • archiver ;
  • transmettre la facture.

 

Se préparer à la facturation électronique dès le 1er janvier 2020 : une opportunité

L'extension de l'obligation de produire des factures électroniques aux micro entreprises de moins de 10 salariés est l'occasion pour les cabinets d'expertise comptable de se mettre en conformité. C'est aussi l'occasion pour le cabinet de s'orienter vers le Full Service.

Sans attendre le nouveau calendrier, il est d'ores et déjà possible de sécuriser les factures envoyées au format pdf pour un coût moins élevé que celui des factures papier et de la mise en place d'une piste d'audit.

Pour les TPE qui répondent pour la première fois à un appel d'offre, il suffira de déposer les factures sur le portail chorus pro sans jamais les envoyer par la poste ensuite.

La réception de deux factures, l'une au format électronique et l'autre au format papier en bloque le paiement. Il faut alors émettre une nouvelle facture pour se faire payer par les entités publiques !

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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