Les mouvements de caisse sont en principe enregistrés jour par jour dans le journal de caisse et donc le compte 530.
Une centralisation est possible dans les petites entreprises, à condition de conserver le détail des opérations par l'intermédiaire d'une caisse enregistreuse.
La caisse d'une entreprise est un poste relativement sensible et fait partie des éléments qui permettent de remettre en cause la force probante d'une comptabilité (dans le cadre d'un contrôle fiscal ou devant un tribunal). Les vols sont plus faciles en présence de billets de banques et de pièces de monnaie.
Le solde du compte 530, quelle que soit la méthode utilisée en comptabilité, doit toujours correspondre aux espèces, pièces et billets, réellement possédés par l'entreprise.
Les contrôles effectués visent ainsi à vérifier la réalité des opérations enregistrées, l'idéal étant l'utilisation d'une caisse enregistreuse.
Comment utiliser le compte 530 ou compte caisse ?
Le principe du solde de caisse journalier : le compte 530 et la caisse enregistreuse
La tenue de la caisse peut (et doit), dans les commerces, passer par l'utilisation d'une caisse enregistreuse. Ce solde de caisse journalier peut être centralisé et faire l'objet d'une récapitulation mensuelle.
Car la caisse enregistreuse permettra la tenue d'un livre journalier de caisse et de sortir des récapitulatifs mensuels. C'est le Z de caisse. Brouillards de caisses, bandes de caisse enregistreuse doivent être conservés (format papier ou numérique).
Le « livre journalier de caisse » contient alors tous les encaissements et décaissements, par mode de paiement.
La méthode employée par les petits commerçants détaillants
Toutes les recettes du jour ou du mois en cas de centralisation mensuelle sont enregistrées dans un compte 530 au débit (la contrepartie est un compte de ventes et un compte de TVA collectée).
Les remises d'espèces en banque sont comptabilisées par le débit d'un compte 580, soldé au moment de la remise dans le journal de banque.
Les encaissements de chèques et les paiements cartes bleues sont comptabilisés au crédit d'un compte 511. Ce compte 511 est soldé par le crédit du compte caisse.
L'utilisation du compte caisse de cette manière doit faire l'objet d'un suivi particulier et d'une justification. Cette justification est d'autant plus importante que les chèques impayés viennent augmenter artificiellement le solde du compte 530 dans ce cas particulier.
L'enregistrement d'un Z de caisse peut se faire simplement en utilisant un compte client par moyen de paiement. Les comptes clients sont alors soldés naturellement au moment des encaissements. S'il ne le sont pas, il s'agira d'impayés.
Exemple
Un commerçant comptabilise ses ventes chaque soir. Sur son Z de caisse, issu de la caisse enregistreuse, figurent les informations suivantes :
- 500¤ réglés en espèces ;
- 1 500¤ réglés par chèques ;
- 2 000¤ réglés par tickets restaurants ;
- 1 600¤ réglés par cartes bleues ;
- 200¤ de TVA collectée à 20% ;
- 400¤ de TVA collectée à 10%.
Numéro de compte | Comptabilisation du Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
411esp | Ventes du 9/06/2017 | 500¤ | ||
| 411chq | Ventes du 9/06/2017 | 1500¤ | ||
| 411TR | Ventes du 9/06/2017 | 2000¤ | ||
| 411CB | Ventes du 9/06/2017 | 1600¤ | ||
| 445717 | Ventes du 9/06/2017 | 200¤ | ||
445716 | Ventes du 9/06/2017 | 400¤ | ||
| 701020 | Ventes du 9/06/2017 | 1000¤ | ||
701010 | Ventes du 9/06/2017 | 4000¤ | ||
Numéro de compte | Écart de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 | Écart de caisse 09/06/2017 caisse n°1 | 500¤ | ||
| 411esp | Écart de caisse 09/06/2017 caisse n°1 | 500¤ | ||
Le solde du compte 530 en comptabilité doit toujours être débiteur ou à zéro
Le solde de caisse ne peut jamais être créditeur, même pas de manière provisoire. Le solde progressif de ce compte (jour après jour, opération après opération), fait obligatoirement apparaître un solde positif ou nul.
A la clôture de l'exercice (ou à n'importe quel moment, en cas de vérification), le solde du compte 530 doit correspondre aux espèces réellement présents dans la caisse et ce, quelle que soit la méthode utilisée (un compte 530 pour les espèces ou pour la caisse enregistreuse dans les TPE).
Les écarts de très faible montant (moins d'un euro) entre le solde réel et le solde théorique, pourront faire l'objet d'une régularisation dans les comptes 658 et 758.
Exemple
Une caissière de supermarché a terminé sa journée et doit rendre sa caisse pour laisser la place à une autre caissière, qui arrive avec son propre fond de caisse (un nombre minimum de billets et de pièces de monnaie qui lui permet de rendre la monnaie).
Trois prélèvements de sécurité de 2 000¤ ont déjà été effectués au cours de sa journée. Ces prélèvements permettent de sortir les billets de banque et de les sécuriser au coffre du magasin.
Le solde théorique de sa caisse, après prise en compte de ses prélèvements de sécurité est de 1 533.25¤
Au moment du dépôt de ces espèces au coffre, les billets et pièces de monnaie sont comptés une dernière fois. La caissière constate un écart de 1¤ en sa faveur. Elle n'a probablement pas rendu suffisamment de monnaie à l'un de ses clients qui n'a pas réclamé la différence.
Numéro de compte | Écart de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 | Écart de caisse 09/06/2017 caisse n°1 | 1¤ | ||
| 758 | Écart de caisse 09/06/2017 caisse n°1 | 1¤ | ||
