Les mouvements de caisse en comptabilité sont en principe enregistrés jour par jour dans le journal de caisse, et donc le compte 530.
Une centralisation est possible dans les petites entreprises, à condition de conserver le détail des opérations par l'intermédiaire d'une caisse enregistreuse.
La caisse d'une entreprise est un poste relativement sensible et fait partie des éléments qui peuvent remettre en cause la force probante d'une comptabilité (dans le cadre d'un contrôle fiscal ou devant un tribunal).
Le solde du compte 530, quelle que soit la méthode utilisée en comptabilité, doit toujours correspondre aux espèces, pièces et billets réellement possédés par l'entreprise.
Les contrôles effectués visent ainsi à vérifier la réalité des opérations enregistrées, l'idéal étant l'utilisation d'une caisse enregistreuse.
Notons que le PCG évolue à partir de 2025 avec l'entrée en vigueur du règlement n°2022-06 de l'ANC qui supprime de nombreux sous-comptes. Dans ce cadre, les subdivisions du compte 53 disparaissent (le compte 531 et ses sous-comptes, le compte 532 et le compte 533). À partir du 1er janvier 2025, seul le compte de caisse 53 subsiste dans le PCG.
Le principe du solde de caisse journalier : le compte 530 et la caisse enregistreuse
La tenue de la caisse peut, dans les commerces, passer par l'utilisation d'une caisse enregistreuse. Le solde de caisse journalier peut être centralisé et faire l'objet d'une récapitulation mensuelle.
La caisse enregistreuse permet en effet la tenue d'un livre journalier de caisse et l'édition de récapitulatifs mensuels : le Z de caisse. Brouillards de caisses et bandes de caisse enregistreuse doivent être conservés (format papier ou numérique).
Le « livre journalier de caisse » contient alors tous les encaissements et décaissements, par mode de paiement.
Depuis la loi antifraude de 2018, le recours à un logiciel de caisse certifié est obligatoire pour certains commerçants : s'ils sont assujettis à la TVA et que leurs clients sont des particuliers non assujettis à TVA à qui ils n'émettent pas de factures.
La méthode employée par les petits commerçants détaillants
Toutes les recettes du jour ou du mois en cas de centralisation mensuelle sont enregistrées dans un compte 530 au débit (la contrepartie est un compte de ventes et un compte de TVA collectée).
Les remises d'espèces en banque sont comptabilisées par le débit d'un compte 580. Celui-ci est soldé au moment de la remise dans le journal de banque, c'est-à-dire que l'on crédite le compte 58 Virements internes, et on débite le compte 512 Banque de manière à constater l'encaissement sur le compte bancaire.
Les encaissements de chèques et les paiements cartes bleues sont comptabilisés au crédit d'un compte 511. Ce compte 511 est soldé par le crédit du compte caisse. Il est recommandé pour un meilleur suivi d'utiliser un sous-compte du compte 511. Par exemple, pour les encaissements de chèques, le compte 5112 Chèques à encaisser. Ici, le compte 511 peut être utilisé uniquement pour les cartes bleues à encaisser (511 Cartes bleues).
L'utilisation du compte de caisse de cette manière doit faire l'objet d'un suivi particulier et d'une justification. Cette justification est d'autant plus importante que les chèques impayés viennent augmenter artificiellement le solde du compte 530 dans ce cas particulier.
L'enregistrement comptable d'un Z de caisse peut se faire simplement en utilisant un compte client par moyen de paiement. Les comptes clients sont alors soldés naturellement au moment des encaissements. S'ils ne le sont pas, il s'agira d'impayés.
Exemple
Un commerçant comptabilise ses ventes chaque soir. Sur son Z de caisse, issu de la caisse enregistreuse, figurent les informations suivantes :
- 500¤ de paiements en espèces ;
- 1 500¤ réglés par chèques ;
- 2 000¤ réglés par tickets restaurants ;
- 1 600¤ réglés par cartes bancaires ;
- 200¤ de TVA collectée à 20% ;
- 400¤ de TVA collectée à 10%.
Numéro de compte | Comptabilisation du Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
411esp |
| Ventes du 10/06/2024 | 500¤ |
|
| 411chq |
| Ventes du 10/06/2024 | 1500¤ |
|
| 411TR |
| Ventes du 10/06/2024 | 2000¤ |
|
| 411CB |
| Ventes du 10/06/2024 | 1600¤ |
|
| 445717 | Ventes du 10/06/2024 |
| 200¤ |
| 445716 | Ventes du 10/06/2024 |
| 400¤ |
| 70102 | Ventes du 10/06/2024 |
| 1000¤ |
| 70101 | Ventes du 10/06/2024 |
| 4000¤ |
Numéro de compte | Écart de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 |
| Écart de caisse 10/06/2024 caisse n°1 | 500¤ |
|
| 411esp | Écart de caisse 10/06/2024 caisse n°1 |
| 500¤ |
Le solde du compte 530 en comptabilité doit toujours être débiteur ou à zéro
Lorsque des dettes sont payées en espèces, on crédite le compte 53 Caisse. En revanche, le solde de caisse ne peut jamais être créditeur, même pas de manière provisoire. Le solde progressif de ce compte (jour après jour, opération après opération) fait obligatoirement apparaître un solde positif ou nul.
À la clôture de l'exercice (ou à n'importe quel moment, en cas de vérification), le solde du compte 530 doit correspondre aux espèces réellement présentes dans la caisse et ce, quelle que soit la méthode utilisée (un compte 530 pour les espèces ou pour la caisse enregistreuse dans les TPE).
Les écarts de très faible montant (moins d'un euro) entre le solde réel et le solde théorique pourront faire l'objet d'une régularisation dans les comptes 658 et 758.
C'est quoi une opération de caisse ?
Il s'agit d'une transaction qui implique une caisse (ou caisse enregistreuse). De manière générale, et au sein de l'entreprise, il s'agit d'un encaissement, ou d'un décaissement réalisé en espèces.