Logo Compta Online

La lettre de mission de votre expert-comptable : les points à regarder !

34 607 lectures
0 commentaire
Catégorie : Le monde des entrepreneurs
34 607
0
Article écrit par (114 articles)
Publié le
Modifié le 20/12/2018

La lettre de mission de l'expert-comptable

Vous êtes artisan ou chef d'entreprise et vous recherchez un expert-comptable afin de vous libérer des contraintes administratives de votre entreprise. Lors de vos recherches, des cabinets d'expertise-comptable vous soumettent des propositions qui ont retenues votre attention.

Ces propositions peuvent revêtir différentes formes, principalement devis et/ou proposition de lettre de mission de votre expert-comptable.

Nous vous proposons de faire le point à travers ce dossier sur ce document qui va vous lier contractuellement avec votre expert-comptable pendant toute la durée de la mission, et notamment définir les règles de prescription de l'action en responsabilité de celui-ci.

$$FRED3$$

 

Choisir son Expert-Comptable

En premier lieu, nous souhaitons vous sensibiliser sur la notion d'exercice illégal de la profession. Afin de trouver la perle rare et d'éviter les escrocs, nous vous invitons à prendre connaissance de l'article suivant : Comment trouver un expert comptable ?

Force est de constater qu'un nombre croissant d'entrepreneurs en quête d'un expert-comptable conditionne leurs choix uniquement sur le montant des honoraires.

Au-delà de cet aspect pécuniaire, nous vous conseillons d'évaluer le degré de disponibilité de l'expert-comptable et de ses collaborateurs, de leurs niveaux de compréhension de votre secteur d'activité, ainsi que la composition exacte des travaux qui seront effectués par le professionnel afin d'éviter toute mauvaise surprise, qui pourra se traduire par une augmentation des honoraires.

 

Pourquoi signer une lettre de mission ?

Le terme lettre de mission est le terme utilisé dans le jargon des experts-comptables. Plus précisément, il s'agit d'un contrat, que le code civil définit le contrat comme "... une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s'obligent, envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à ne pas faire quelque chose".

Ainsi, la lettre de mission de votre expert-comptable va déterminer les obligations de chacune des parties : les vôtres, mais également celles de votre expert-comptable.

Par conséquent, vous devez concevoir la lettre de mission comme le document juridique indispensable qui vous protégera en cas de litige.

En outre, la rédaction d'une lettre de mission est une obligation déontologique de votre expert-comptable. Plus précisément, si le professionnel omet de vous faire signer une lettre de mission, nous vous conseillons de chercher un autre professionnel, plus diligent.

 

La lettre de mission en pratique



Est-elle toujours obligatoire ?

Le code de déontologie des experts-comptables ne prévoit aucune exception à la rédaction d'une lettre de mission. Par conséquent, quelles que soient la nature et l'importance de la mission confiée à votre expert-comptable, celui-ci a l'obligation de vous faire parvenir une lettre de mission.

Quelle est sa durée ?

Classiquement, la lettre de mission a une durée d'un an, qui correspond en théorie à la durée de l'exercice comptable de l'entité. Cependant, des durées inférieures ou supérieures restent possibles.

Une durée inférieure est possible en cas de mission ponctuelle (création d'entreprise, situation intermédiaire, etc...).

Une durée supérieure est plus rare. Certains internautes font référence à des durées extrêmes (4 ou 6 ans). Bien qu'étonnantes, ces durées ne sont pas impossibles. En clair, soyez vigilant avant de signer !

Quelles sont les modalités de renouvellement ?

Les modalités de renouvellement diffèrent d'un cabinet à l'autre. Généralement, la lettre de mission prévoit un renouvellement par tacite reconduction. Cela signifie qu'en l'absence de dénonciation, la lettre de mission est automatiquement reconduite pour la même durée.

A ce titre, si vous souhaitez changer d'expert-comptable, il sera nécessaire de tenir compte des modalités de dénonciation du contrat et notamment connaître les modalités du préavis.

Quelles sont les modalités de dénonciation de la lettre de mission?

En cas de manquement à vos obligations ou de faute grave de votre part, votre expert-comptable a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Par conséquent, soyez vigilant quant à vos obligations : respect du délai de remise des pièces, format de la réponse aux éventuelles questions et requêtes de votre expert-comptable.

Vous disposez de la même faculté si votre expert-comptable commet des erreurs : oubli de déclaration, etc...

Dans les autres cas, vous devez vous référer à la clause spécifique relative à la dénonciation de la lettre de mission et/ou aux conditions générales de vente qui accompagnent, le cas échéant, la lettre de mission.

A la lecture de votre lettre de mission, on parle de la « clause pénale » : kézaco? 

La clause pénale détermine le montant de la somme que vous devrez verser en cas de rupture de la lettre de mission par vos soins. Ce montant ne doit pas être excessif. Généralement, celui-ci n'excède pas 25% du montant des honoraires d'une année.

Nous vous conseillons de négocier celle-ci avant d'apposer votre signature sur la lettre de mission.

Les modalités de répartition des travaux 

Afin d'optimiser son intervention, votre expert-comptable a probablement prévu une grille de répartition des travaux, et notamment ceux qui vous incombent.

Une lecture attentive de ce paragraphe est primordiale. Nombre d'entrepreneurs sous-estiment le temps qu'ils devront allouer afin de satisfaire leurs obligations vis à vis de leur expert-comptable au profit d'honoraires « faibles » : numérisation des documents, envoi des courriers des différents organismes sociaux et fiscaux, pré-saisie et/ou codification des factures fournisseurs, transmission des relevés bancaires, etc...

Par ailleurs, la liste des tâches présentés en annexe sera exhaustive pour l'expert-comptable. Vous avez la possibilité d'amender cette liste par des tâches complémentaires que vous considérez comme importante.

A titre d'exemple, la Déclaration d'Echange de Biens (DEB), si celle-ci n'est pas prévu dans la lettre de mission, elle peut entraîner une facturation complémentaire par votre expert-comptable si celle-ci est complexe.

Nous vous proposons un exemple d'une grille de répartition des travaux en annexe 1.

Les honoraires

Généralement, ce paragraphe fait l'objet d'une lecture attentive par tous les entrepreneurs.

Cependant, il faut faire attention aux travaux qui seront réalisés par l'expert-comptable afin d'éviter d'éventuelles facturations complémentaires.

  • A titre d'exemple, la rédaction des assemblées générales est-elle prévue dans la lettre de mission ?
  • Au-delà du périmètre de la mission, quelles sont les modalités de facturation : au forfait où à l'acte?

Ces deux modes constituent les modes de facturation courants des cabinets.

En tout état de cause, la lecture de l'article sur l'optimisation de votre méthode de classement de vos pièces comptables, devrait vous permettre de négocier favorablement le montant des honoraires.

Nous vous rappelons que la fixation des honoraires est libre.

Votre expert-comptable ne veut pas vous restituer les pièces comptables ?

Ce procédé s'appelle le droit de rétention. Celui-ci ne s'applique que dans des cas précis. En effet, le code de déontologie des experts-comptables mentionne à l'article 159 du décret du 30 mars 2012 :

En cas de contestation par le client ou adhérent des conditions d'exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, les personnes mentionnées à l'article 141 s'efforcent de faire accepter la conciliation ou l'arbitrage du président du conseil régional de l'ordre avant toute action en justice.

La clause d'aménagement de la responsabilité

Le professionnel ne peut pas s'exonérer totalement de sa responsabilité. Cependant, il peut limiter les risques de mise en cause de sa responsabilité par la rédaction d'une clause spécifique dans sa lettre de mission. Cette clause va notamment permettre de réduire les délais en matière de prescription de l'action en responsabilité et/ou plafonner le montant de l'éventuel dédommagement.

Que faire en cas de litige sur la lettre de mission ?

Vous avez signé votre lettre de mission avec votre expert-comptable, mais à l'issue de ses travaux, il vous facture des travaux complémentaires qui n'étaient pas explicitement prévus dans la lettre de mission. Avant de prendre contact avec un avocat et de l'assigner, nous vous conseillons de prendre contact avec lui afin de résoudre ce différents à l'amiable et/ou de procéder à une conciliation par le président du Conseil Régional de l'Ordre des Experts-Comptables (CROEC) dont dépend votre expert-comptable.

Cette modalité de résolution des litiges est prévue par l'article 159 du code de déontologie des experts-comptables :

en cas de contestation par le client ou adhérents des conditions d'exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, les personnes mentionnées à l'article 141 s'efforcent de faire accepter la conciliation ou l'arbitrage du président du conseil régional de l'ordre avant toute action en justice.

 

L'assurance professionnelle de l'expert-comptable

Votre expert-comptable a l'obligation de souscrire un contrat d'assurance dans le cadre de son activité. Cette assurance le protège en cas de mise en cause de sa responsabilité.

Par conséquent, si votre expert-comptable a commis des erreurs dont les causes ne peuvent vous être imputées, vous pourrez obtenir un dédommagement après mise en cause de la responsabilité du professionnel par vos soins.

Par ailleurs, cette obligation de souscription d'une assurance permet de distinguer les experts-comptables des « illégaux ». Car les « illégaux » ne peuvent souscrire de contrat d'assurance.

Le nom de l'assurance du professionnel peut apparaître sur différents documents émanent du professionnel. En cas de doute, n'hésitez pas à lui demander.

 

Conclusion

La lettre de mission est l'élément essentiel qui fixe la responsabilité de chacun. Au même titre que la souscription d'un emprunt, une lecture attentive des différentes clauses est nécessaire afin d'éviter de se retrouver dans une situation qui peut s'avérer délicate.

Faites jouer la concurrence, contactez plusieurs experts-comptables.

Lisez bien les clauses des lettres de mission proposées, comparez, si tout n'est pas clair n'hésitez pas à demander.

Le contact avec votre expert-comptable doit aussi être très important, car c'est une relation de long terme qui doit être basé sur une confiance réciproque.




Annexe 1 : Exemple de grille de répartition des travaux (non exhaustif)

Travaux

Le cabinet

Vous

Date

Périodicité

Numérisation des documents

X

Avant le 10 du mois

mensuelle

Déclaration de TVA, IS, DAS2, CVAE, C3S, TVS

X

Variable

Variable

Tenue des registres légaux

X

N/A

Annuelle

Suivi des créances clients et des dépréciations

X

N/A

Variable

Secrétariat juridique (PV d'assemblée générale, convocation, etc...)

X

N/A

Annuelle

Etablissement des bulletins de paies et de charges sociales

X

N/A

Mensuelle

Etablissement des contrats de travail

X

N/A

Variable

Tenue des registre sociaux obligatoires

X

N/A

Annuelle

Envoi des comptes au greffe du tribunal

X

Variable

Annuelle

 

Fabrice Heuvrard

Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes, inscrit à l'Ordre des experts comptables de Paris / Ile de France.

Contact : fh@fh-ec.fr

La lettre de mission de votre expert-comptable : les points à regarder !

Retour en haut