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La nécessaire mue de l'outil comptable au service de la relation client

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Coupler un OCR de qualité à un service de « vidéocodage », ou de correction « humaine »

Le métier d'expert-comptable doit aujourd'hui faire face à de nombreux défis d'ordres structurel, conjoncturel ou encore réglementaire.

L'émergence de nouveaux concurrents « 100% web » crée des tensions sur les prix et entraîne de nouvelles attentes chez les clients. Ces derniers se montrent en effet de plus en plus exigeants en matière de réactivité, de transparence et de simplification des tâches administratives. Le tout dans un contexte de crise sanitaire, qui repositionne plus que jamais le conseil au c½ur de la relation entre l'expert-comptable et son client.

Seul hic, comme le souligne Jean Mathieu Dorelle de Pyxis Audit, « la production sur la partie comptable représente encore une part majeure du CA facturé pour de nombreux cabinets ». Dès lors, pour gagner en valeur ajoutée, le rôle des outils est central. Ils vont à la fois permettre des gains de productivité importants grâce à l'automatisation des tâches manuelles et faciliter la collaboration avec les clients par la mise à disposition d'une interface partagée.

Néanmoins, les solutions proposées sur le marché ne sont pas toujours adaptées aux besoins et aux profils des cabinets d'expertise comptable. « Je recherche une solution depuis deux ans, mais c'est soit très cher, soit très compliqué avec une mise en place et un paramétrage fastidieux » témoigne Davy Rouas de Rouas & Associés. Toute la difficulté de l'exercice réside dans l'atteinte d'une juste répartition des bénéfices apportés par l'outil entre l'expert-comptable et le client. Pour cela, plusieurs conditions doivent être remplies.

A commencer par une automatisation optimisée des tâches comptables. Il s'agit en clair de traiter de manière automatisée les opérations simples, depuis la facture jusqu'à l'écriture comptable avec pas ou peu d'intervention humaine. « Le traitement des factures d'achat, qui mobilise l'essentiel du temps, constitue un sujet majeur pour l'ensemble de nos clients. Il y a beaucoup de volumes et de canaux d'acquisition de données différents » constate Jean Mathieu Dorelle.

« En attendant la généralisation de facture électronique à compter du 1er janvier 2023, l'intégralité des solutions existantes repose sur l'import d'une facture en format PDF dans un logiciel de reconnaissance de caractère (OCR) » observe, de son côté, Alexis Renard, CEO de Regate. Et de préciser : « ce PDF peut être issu d'un SCAN ou directement envoyé par le fournisseur. Le logiciel permet d'extraire les données de la facture de manière numérique et est souvent couplé avec des fonctionnalités de récupération automatique d'un schéma comptable, par exemple dans la base fournisseur ».

D'une manière générale, la qualité des logiciels d'OCR est en constante amélioration grâce au recours à l'intelligence artificielle et aux mécanismes d'enrichissement. Les taux revendiqués par certains logiciels semblent cependant difficilement atteignables sur le terrain. Des imperfections subsistent et rendent de ce fait difficile une industrialisation totale des processus dans la mesure où une ultime vérification des factures est nécessaire. « Cet aspect est susceptible de limiter l'intérêt de la solution par rapport à une saisie manuelle qui, lorsqu'elle est optimisée, peut-être très rapide » note Alexis Renard. Ainsi, pour y palier, « l'objectif est de coupler un OCR de qualité à un service de « vidéocodage », ou de correction « humaine » qui permet de s'affranchir de ces contraintes en garantissant un niveau très élevé de fiabilité ». Un avis partagé par Jean-Mathieu Dorelle qui voit dans cette approche « l'assurance d'obtenir une livraison intégrale de l'ensemble des pièces codifiées ».

Toutefois, une bonne solution d'automatisation doit aller de pair avec un niveau d'adhésion minimum à l'outil de la part du client, qui doit continuer de fournir des pièces sous format numérique.  
Si l'utilisation d'un outil « partagé » permet en théorie de faciliter la récupération de ces données, la réalité est plus complexe car son appropriation n'est pas toujours évidente.

La multiplication des outils verticaux (un pour les notes de frais, un autre pour les factures fournisseurs, potentiellement un troisième pour les factures de ventes et un dernier pour la récupération des écritures de banque) constitue souvent un repoussoir pour les clients. Selon Alexis Renard, « l'existence d'un portail « unique » permettant de gérer sur une même interface et dans une même logique de fonctionnement est donc un pré requis essentiel qui déterminera la capacité de l'expert-comptable à embarquer ses clients dans la solution ». L'outil doit ainsi d'abord pouvoir s'intégrer dans le logiciel comptable existant afin d'éviter des investissements lourds et une migration de dossiers complexe. Ensuite se pose la question de la valeur ajoutée perçue par le client. En la matière, la qualité de restitution des informations via des reportings en temps réel et l'automatisation des tâches de paiement sont voués à jouer un rôle de plus en plus important. L'idéal affiché étant de permettre au client de payer une facture par le biais d'un simple clic sans devoir passer par l'interface des banques.

« La clé réside davantage dans la restitution que dans la collecte des données, avec une proposition de valeur à l'appui » commente Régis Samuel, CEO de MyUnisoft. L'essentiel étant de montrer au client que, pour le même temps passé, il aura accès à des services et à des fonctionnalités supplémentaires.

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