La pièce justificative est le point de départ de toute opération en comptabilité. La première chose que fait le comptable, c'est la comptabilisation de cette pièce justificative qui peut prendre tant de formes différentes.
Elle est aussi indispensable. Sans elle, pas d'écriture comptable ou l'entreprise s'exposerait à un redressement fiscal et, dans les cas les plus graves, à un rejet de sa comptabilité.
La traduction comptable des opérations découle de l'interprétation de la pièce justificative. Mal interprétée, la pièce justificative donnera naissance à une écriture comptable erronée. L'exemple le plus connu est sans doute la qualification d'immobilisation ou de charges d'une opération.
Enfin, le classement des pièces justificatives est important pour bien organiser une comptabilité. De nombreux logiciels permettent le classement automatique des pièces justificatives dématérialisées.
Les pièces justificatives les plus courantes : les factures
Les pièces justificatives les plus courantes en comptabilité sont les factures. Émises par les fournisseurs ou par l'entreprise elle-même, elles sont à l'origine de l'écriture comptable.
Les opérations comptables sont ainsi représentées par des pièces justificatives, comptabilisées au journal, reclassées dans le grand livre et additionnées compte par compte sur la balance.
L'article 420-1 du pcg le précise
Chaque écriture comptable s'appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis.
Lorsque les pièces justificatives sont dématérialisées, un simple clic depuis l'écriture comptable, une ligne du bilan, du compte de résultat, de la balance ou du grand livre suffit pour retrouver l'origine des opérations. Les factures d'achat et de vente s'affichent alors à l'écran.
Dans tous les cas, la facture papier ou électronique est essentielle à la comptabilité. elle permet de relier une opération économique à l'écriture comptable correspondante.
Les autres pièces justificatives : l'instrumentum des contrats et procès verbaux
La pièce justificative est souvent une facture mais ce n'est pas suffisant. De nombreuses pièces justificatives trouvent leur origine dans la vie des entreprises et des sociétés.
C'est l'instrumentum, l'écrit qui constate un acte juridique. L'instrumentum sert généralement de pièce justificative dans tous les cas où il n'y a pas de facture. En voici quelques exemples.
Les statuts d'une société apportent la preuve de sa création, du partage du pouvoir entre les associés, des apports effectués par chacun d'eux.
Le procès verbal d'une assemblée générale apporte la preuve des décisions qui ont été prises. La plus courante de ces décisions est l'affectation du résultat de l'exercice comptable, obligatoire chaque année. Le résultat comptable peut être distribué aux associés ou mis en réserves. Les écritures comptables seront différentes.
La justification des travaux : une nouvelle forme de pièce justificative
Certains considèrent la justification des travaux, indispensable en normes IFRS, comme une pièce justificative. Ils parlent ici de « pièce de justification » et non de pièce justificative parce qu'il s'agit de formaliser ou matérialiser les travaux.
Le comptable doit justifier ses travaux et le consigner par écrit.
Présente dans les dossiers de travail, cette pièce justificative particulière permet de justifier les options retenues et les interprétations éventuelles dans le cadre du processus d'élaboration des documents comptables (comptes annuels).
