La saisie des relevés de banque est une étape essentielle dans la tenue des comptes d'une entreprise. Peu importe l'activité ou la forme juridique, les relevés de banque sont indissociable du quotidien du chef d'entreprise.
Nous vous expliquons l'intérêt de la saisie des relevés de banque, la manière de commencer cette saisie lors d'un démarrage d'activité mais donnons également des conseils pour le faire en bonne et due forme.
La saisie des premiers relevés de banque
La saisie des premiers relevés de banque, lors du démarrage de votre activité, est un passage obligé. Ce document sera votre support principal pour suivre votre activité et surtout gérer au mieux.
Pour tenir une comptabilité, vous devrez nécessairement en passer par la saisie de vos relevés de banque.
Créer un journal de banque dans votre logiciel
Une fois le relevé de banque en votre possession, il vous faudra créer un journal spécifique à votre banque (par exemple BQ1 ou encore le nom de la banque). Avant de démarrer la saisie, il est important de bien paramétrer ce journal en indiquant qu'il s'agit d'un journal de trésorerie.
La composition des écritures bancaires
Plusieurs informations sont nécessaires pour saisir correctement vos écritures. Pour ce faire, votre journal devra indiquer :
- la date du mouvement financier ;
- la référence de la pièce ;
- le numéro du compte mouvementé ;
- le libellé de l'opération ;
- le montant à reporter au débit ou au crédit.
Nous vous donnons un extrait de journal à titre d'exemple :
Extrait du journal de banque : compte 512 | |||||
Date | N° pièce | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
01/01 | CHQ0001 | 401000 | Règlement fournisseur | 1000¤ | |
01/01 | CHQ0001 | 512000 | Règlement fournisseur | 1000¤ | |
01/01 | REM CHQ | 411000 | Règlement client | 2000¤ | |
01/01 | REM CHQ | 512000 | Règlement client | 2000¤ | |
01/01 | VIRT | 580000 | Virement interne | 3000¤ | |
01/01 | VIRT | 512000 | Virement interne | 3000¤ | |
L'intérêt de saisir les relevés de banque
La saisie des relevés de banque permet de vérifier que la comptabilité correspond bien au solde bancaire. Cette cohérence est indispensable avant d'aller plus en avant dans la saisie comptable.
La saisie des relevés de banque nécessite de passer par des comptes de tiers (comptes de classe 4) dans le cas d'une comptabilité tenue selon le principe de l'engagement. Toutefois, certains débits peuvent être passés directement en compte de charges (comptes de classe 6) avec TVA.
Exemple
Les frais bancaires peuvent être passés selon ce principe en compte 627 - Services bancaires et 44566 - TVA déductible sur autres biens et services.
Quelques conseils pour bien saisir les relevés de banque
Pour saisir au mieux les relevés de banque, nous vous donnons quelques astuces à respecter pour optimiser votre comptabilité. Les écarts de rapprochement bancaire comme il en existe dans les grandes entreprises seront inexistants et vous feront gagner du temps.
Contrôler le solde de votre journal
Une fois votre saisie de relevé de banque faite pour un mois donné, le solde de votre compte 512 - Banque doit être identique à celui indiqué sur votre relevé bancaire. En cas d'écart, il s'agit certainement d'une erreur de saisie comptable sur la période. Vous devez pointer toutes les opérations de la période pour vérifier que vous avez bien la même chose entre votre relevé et votre logiciel comptable.
Pensez aussi à vérifier que votre solde de départ soit correct avec votre relevé de banque !
Saisir les relevés de banque et avoir l'égalité du débit et du crédit
Tout au long de votre saisie, vous devez systématiquement avoir l'égalité entre les sommes portées au débit de votre journal ainsi que celles portées au crédit. La majorité des logiciels comptables permettent de faire ces vérifications au fur et à mesure de la saisie. Toutefois, certains logiciels permettent ces déséquilibres et c'est pourquoi il est important de vérifier régulièrement.
Ne saisir dans votre journal de banque que les écritures issues de vos relevés de banque
Il est important de reprendre, dans votre journal de banque, uniquement les écritures de votre relevé de banque. Si vous décidiez pour une raison ou pour une autre d'y ajouter des écritures supplémentaires, vous auriez pour conséquences un déséquilibre entre votre solde comptable et le solde de votre relevé de banque.
Les comptes à mouvementer dans votre journal de banque
Le relevé de banque doit être saisi à l'identique dans votre comptabilité. Dans le cas d'une comptabilité d'engagement, ce sont les comptes de tiers que vous reprenez (comptes de classe 4). Toutefois, certaines opérations ne nécessitent pas systématiquement de mouvementer un compte de tiers. Vous pouvez tout aussi bien passer par un compte de charges (comptes de classe 6) ou un compte de produits (comptes de classe 7).
Nous vous citions l'exemple du compte 627 - Frais bancaires pour les frais prélevés directement par votre banque mais vous pouvez tout aussi bien utiliser un compte de charges pour les assurances en compte 616 - Assurances.
