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Le calcul des congés payés acquis et pris par les salariés

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Le décompte des jours de congés et de fractionnement

Tous les salariés ont droit aux congés payés à la charge de l'employeur, qu'ils doivent prendre, dans la plupart des cas, entre le 1er juin et le 31 mai de l'année suivante.

Ces congés payés ne varient pas selon que le salarié est à temps plein ou à temps partiel et leur organisation relève du pouvoir de direction de l'employeur.

Au moment de la prise des congés, leur décompte peut poser problème.

 

L'acquisition des jours de congés payés

En vertu de l'article 3141-3 du code du travail, tout salarié acquiert 2 jours et demi de congés payés par mois de travail et ce, peu importe que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel.

L'acquisition des jours de congés se fait tout au long de la période de référence.

Certaines périodes sont assimilées à un mois de travail complet par le code du travail et les absences ne viennent pas toutes diminuer le droit à congés.

La période de référence pour les congés payés

La période de référence pour l'acquisition des droits à congés est fixée par le code du travail soit :

  • à la période qui va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante ;
  • à la période qui va du 1er avril au 31 mars de l'année suivante dans les entreprises qui doivent adhérer à une caisse de congés payés (exemple : le secteur du bâtiment).

Parfois, un accord collectif peut venir modifier cette période de référence et l'aligner sur l'année civile. Ce type d'accord se rencontre surtout dans les très grandes entreprises.


Le calcul des congés acquis par les salariés à temps complet

Le code du travail consacre un mode de calcul en jours ouvrables et le décompte se fait donc du lundi au samedi, peu importe que le salarié travaille bien du lundi au samedi ou seulement une partie de ces jours.

Lorsque le calcul se fait en jours ouvrés, le salarié obtient deux jours et demi de congés payés par mois travaillé. En cas de mois incomplet, lorsque le salarié entre ou sort de l'entreprise, un prorata sera appliqué au nombre de jours acquis au titre du mois considéré.

A la fin de la période de référence, le salarié aura en principe acquis un maximum de 30 jours ouvrables de congés payés. Ces 30 jours correspondent aux cinq semaines prévues par la loi.

Mais certaines conventions collectives ou accords d'entreprises peuvent consacrer un décompte en jours ouvrés, c'est à dire du lundi au vendredi. Le salarié cumule alors 2.08 jours de congés par mois complet au lieu de 2.5 jours.

A la fin de la période de référence, aura alors acquis 25 jours ouvrés et non 30 jours ouvrables qui correspondent toujours à cinq semaines de congés payés.

Cependant, dans ce second cas, il faudra bien garder à l'esprit que ce mode de calcul ne peut pas être défavorable au salarié et des ajustements seront parfois nécessaires, au moment de la prise des congés, surtout lorsqu'un jour férié tombe un samedi.

 

Les durées assimilées à un mois de travail complet

Le code du travail assimile à un mois de travail, toutes les périodes de :

  • quatre semaines ;
  • 24 jours ouvrables (4 semaines de 6 jours) ;
  • et par analogie : 20 jours ouvrés en cas de décompte en jours ouvrés.

Cette disposition explique qu'un salarié qui a été absent pendant un maximum de quatre semaines, a tout de même droit à ses cinq semaines de congés payés.

Les périodes considérées comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des congés payés

Certaines périodes, expressément définies par le code du travail sont considérées comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des droits à congés et l'assimilation à un mois de travail complet.

Il s'agit :

  • des périodes de congés payés ;
  • des périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, d'adoption ;
  • des contreparties obligatoires en repos en cas d'heures supplémentaires ;
  • des jours de repos supplémentaires prévus par les conventions collectives ;
  • des périodes d'accidents du travail, accidents de trajets et maladies professionnelles, dans la limite d'un an.

 

Le calcul des congés payés pour les salariés à temps partiel

Le salarié à temps partiel acquiert ses congés payés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Il n'est donc pas question de proratiser le nombre de jours de congés en fonction des jours travaillés dans la semaine.

La différence entre le salarié à temps plein et le salarié à temps partiel se verra tout de même au moment du décompte des jours pris puisque le décompte des jours de congés commence le premier jour d'absence du salarié.

Exemple

Un salarié travaille du lundi au mercredi.

A la fin du mois, il aura acquis 2.5 jours de congés comme les autres salariés et non 2.5 / 26 jours ouvrés * 3 jours * 52 / 12 travaillés = 1.25


Seule l'indemnité de congés payés sera calculée différemment puisque le salarié bénéficiera d'une indemnité moins importante que celle d'un salarié à temps plein.

 

Le moment de la prise des congés : le pouvoir de direction de l'employeur

La période de prise des congés payés est fixée par la loi ou les conventions collectives et comprend, pour le congé principal, à prendre au cours de la période qui va du 1er mai au 31 octobre. Lorsque l'employeur fixe la période des congés payés, il consulte les délégués du personnel ou le comité d'entreprise lorsqu'ils existent.

La cinquième semaine peut être fixée en-dehors de ces dates et les congés peuvent être pris par anticipation.

L'employeur fixe ensuite l'ordre des départs en respectant une procédure spécifique.

Lorsque le nombre de jours de congés restant à prendre au 31 octobre est trop important, le salarié a droit à des jours de congés supplémentaires, dits jours de fractionnement du congé principal.

L'ordre des départs en congés

L'employeur qui fixe l'ordre des départs en congés doit tenir compte :

  • de la situation de famille des salariés ;
  • de leur ancienneté à son service ;
  • de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les salariés mariés ou pacsés travaillant pour le même employeur ont en principe droit à un congé simultané.

La procédure pour fixer les départs en congés

L'employeur qui fixe la période de départ en congés payés (exemple : entre le 1er juin et le 31 août) doit en informer les salariés deux mois avant le début de la période (soit le 1er mars pour une période qui débute le 1er juin).

L'ordre des départs est communiqué aux salariés concernés au moins un mois avant leur départ en congé et affiché dans les locaux accessibles aux salariés.

Ces dates de congés ne pourront plus être modifiées par l'employeur au-delà de ce délai d'un mois sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

En règle générale, ce sont les salariés qui déposent une demande de congés pendant la période fixée pour les départs. Ce n'est qu'en cas de désaccord que l'employeur tranche (par exemple, lorsque tous les salariés déposent leurs congés en même temps alors qu'un roulement est nécessaire pour le bon fonctionnement de l'entreprise).

Le fractionnement des congés non pris avant le 31 octobre

La période de prise des congés payés, fixée entre le 1er mai et le 31 octobre. Durant cette période, le salarié devra prendre un maximum de 24 jours de congés soit quatre semaines.

Ces quatre semaines seront prises en une ou plusieurs fois mais lorsqu'elles sont prises en plusieurs fois, l'une des fractions est au moins égale à douze jours consécutifs (deux semaines complètes).

Le fractionnement se fait avec l'accord du salarié tout comme le report qui a des conséquences pour l'employeur.

Le report d'une partie des congés payés annuels

Le salarié qui n'aurait pas pris ses quatre semaines de congés avant le 31 octobre a droit à une ou deux journées supplémentaires, aux frais de l'employeur.

Ainsi, le salarié qui a un compteur de congés acquis au titre de la période de référence N-1 au moins égal à douze jours au 31 octobre, a droit à deux jours de congés supplémentaires pour fractionnement. S'il a un compteur compris entre 9 et 11 jours, il a droit à une journée supplémentaire pour fractionnement.

 

Le décompte des jours de congés

Ce décompte peut être impacté par une maladie. Dans les autres cas, il se calculera de la même manière pour les salariés à temps plein et à temps partiel. L'employeur devra simplement vérifier que le fractionnement du salarié à temps partiel (qui ne prendrait que des lundi et mardi alors qu'il travaille du lundi au mercredi) n'aboutit pas à une rupture d'égalité avec les autres salariés.

Les modalités de calcul de droit commun

Pour calculer le nombre de jours de congés pris par un salarié, il faut :

  • commencer à compter le premier jour d'absence pour congés payés du salarié ;
  • s'arrêter la veille de son retour dans l'entreprise ;
  • enlever tous les jours fériés chômés qui tombent un autre jour que le dimanche.

 

Exemple

Un salarié à temps plein travaille du lundi au vendredi. Il prend trois semaines de congés en août. Son dernier jour de travail est le 31 juillet. Son retour est fixé au lundi 24 au matin.

Le salarié aura pris 17 jours en commençant à compter le lundi 3 août (1er jour d'absence) et en s'arrêtant le dimanche 23 août, veille de son retour.

Tous les jours ouvrables, du lundi au samedi seront décomptés entre le 3 et le 23 août, à l'exception du 15 août qui est un jour férié.


Ce décompte serait le même pour un salarié à temps partiel, qui aurait travaillé du lundi au mercredi par exemple.

L'incidence d'une maladie non professionnelle sur les congés

Le salarié en maladie professionnelle peut, selon la date à laquelle il tombe malade, bénéficier ou non d'un report de ses droits à congés. En ce sens, la législation française n'est pas totalement conforme au droit communautaire.

Ainsi, lorsque le salarié tombe malade avant son départ en congés, il bénéficie d'un report des jours de congés non pris. C'est l'employeur qui décide des dates de report.

En revanche, lorsqu'il tombe malade pendant ses congés, il ne bénéficie d'aucun report et cumule son indemnité de congés payés avec ses indemnités journalières de sécurité sociale.

 


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online


Le calcul des congés payés acquis et pris par les salariés