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Le compte fournisseur débiteur : souvent une anomalie

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Comment réagir face à un compte fournisseur débiteur ?

Le compte fournisseur débiteur, c'est le compte 401 dont le solde est débiteur. Une anomalie quand on sait que les factures d'achat sont comptabilisées au crédit de ce compte. Le solde débiteur doit alors être justifié au même titre que le solde créditeur.

L'appréciation de ce solde débiteur se fait compte auxiliaire par compte auxiliaire, fournisseur par fournisseur.

Le compte fournisseur débiteur apparaît pour de multiples raisons. Les erreurs de saisie, oublis de comptabilisation, factures manquantes en font partie. Il faut alors récupérer la facture ou corriger l'erreur.

Plusieurs solutions peuvent être mises en oeuvre chaque mois ou au moment de la révision.

 

Les raisons de l'existence d'un compte fournisseur débiteur

Les raisons qui expliquent l'existence d'un compte fournisseur débiteur sont nombreuses. Le solde débiteur peut être parfaitement normal en présence d'un acompte sur commande qui aura été comptabilisé en compte 401. Dans ce cas, il est relativement simple de transférer l'acompte dans un compte 4091.

Le solde débiteur peut aussi résulter de la comptabilisation d'un avoir alors que toutes les factures ont été réglées. Dans ce cas, le compte est parfaitement justifié et son solde également.

Dans tous les autres cas, le solde débiteur est un solde anormal. Qu'il s'agisse de paiements affectés au mauvais fournisseur, de factures manquantes, de règlements en double ou d'une mauvaise saisie des factures, la présence d'un compte fournisseur débiteur est une anomalie.

Il peut ainsi arriver que des chèques ou des virements aient été affectés au mauvais compte fournisseur parce qu'il existe deux comptes auxiliaires pour la même entité. La première est utilisée pour les factures et la seconde pour les règlements.

Un exemple simple se trouve dans les paiements par carte bleue sur les relevés de comptes. La facture est libellée au nom de l'enseigne (nom commercial) et le règlement par carte bleue ou le virement est passé au nom de la société propriétaire de l'enseigne.

Des factures ont pu être oubliées ou n'ont pas été transmises au service comptable ou au collaborateur du cabinet.

Enfin, il n'est pas rare non plus de voir des factures comptabilisées pour le mauvais montant suite à une faute de frappe (on a oublié un zéro) ou parce que le comptable a choisi de saisir le montant du paiement en lieu et place des factures réelles.

 

Compte fournisseur débiteur : quelques travaux à réaliser

Solutionner le problème du compte fournisseur débiteur, lorsqu'il est anormal, c'est réaliser un certain nombre de travaux complémentaires de la saisie des factures.

Le premier réflexe à avoir est de lettrer le compte en laissant apparaître le lettrage. Cette opération permettra de vérifier qu'il ne manque aucune facture au milieu.

De la même manière, s'il reste des factures non lettrées alors que les factures suivantes sur le plan chronologique ont été réglées ou lettrées, il s'agira de vérifier la facture elle-même. Elle a peut être été comptabilisée pour le mauvais montant ou est liée à une autre facture qui n'aura pas été comptabilisée. C'est surtout important si le comptable a passé plusieurs factures en une seule écriture pour gagner du temps - ce qui arrive parfois - et oublié de vérifier que le cumul des factures correspond bien au montant du paiement.

La même opération permettra de vérifier que toutes les factures ont été comptabilisées, en feuilletant le classeur des pièces justificatives. Les factures dématérialisées résolvent d'elles-mêmes ce problème.

Pour vérifier que le règlement n'a pas été comptabilisé dans le mauvais compte fournisseur, deux solutions :

  • vérifier le bénéficiaire du chèque, du virement ou du paiement par carte bleue ;
  • faire une recherche par montants pour vérifier l'existence d'une facture non lettrée de montant identique. 

Dans le second cas, le comptable pourra aussi élargir la recherche en tenant compte d'une marge d'erreur d'un euro par exemple. Certains logiciels comptables le permettent. Cette méthode permet d'élargir la recherche aux montants proches : une erreur de quelques centimes au moment du paiement par chèque est toujours possible.

Le second réflexe consistera généralement à s'adresser au client ou au dirigeant. Le client du cabinet qui a effectué le paiement saura retrouver l'information. Mais attention, dans ce cas, il vaudra toujours mieux le faire le plus tôt possible. Difficile même pour un client ou un dirigeant de retrouver des paiements effectués 12 mois auparavant. Les recherches seront longues et fastidieuses pour lui !

Le troisième réflexe est la circularisation du fournisseur concerné. Un extrait du grand livre permettra de vérifier la présence de toutes les factures et d'affecter correctement les règlements.

Toutes ces opérations permettent de justifier le solde du compte fournisseur à la clôture de l'exercice et de passer les écritures de factures non parvenues si nécessaire.


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online



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