Un compte fournisseur (compte 401 ou 404) débiteur, est souvent le signe d'une anomalie. Les factures d'achat sont en effet comptabilisées au crédit de ce compte. Toutefois, dans certains cas, ce solde débiteur peut se justifier.
Le compte fournisseur débiteur apparaît pour de multiples raisons. Les erreurs de saisie, oublis de comptabilisation, factures manquantes en font partie. Il faut alors récupérer la facture ou corriger l'erreur.
Plusieurs solutions peuvent être mises en œuvre chaque mois ou au moment de la révision.
Les raisons de l'existence d'un compte fournisseur débiteur
Les raisons qui expliquent l'existence d'un compte fournisseur débiteur sont nombreuses. Le solde débiteur peut être parfaitement normal en présence d'un acompte sur commande qui aura été comptabilisé en compte 401 Fournisseurs ou 404 Fournisseurs d'immobilisations. Dans ce cas, il est relativement simple de transférer l'acompte dans un compte 4091 Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes.
Le solde débiteur peut aussi résulter de la comptabilisation d'un avoir (également appelé facture d'avoir) alors que toutes les factures ont été réglées. Dans ce cas, le compte est parfaitement justifié et son solde également. En effet, pour comptabiliser un avoir (rabais, remises et ristournes par exemple), le compte 401 est débité par le crédit du compte de charges.
Dans cette situation, on verra se solder le compte fournisseur débiteur de lui-même. Soit au moment du remboursement de l'avoir (par le débit du compte de trésorerie, compte de la classe 5), soit lorsqu'il sera imputé sur de prochaines factures.
Dans tous les autres cas, le solde débiteur est un solde anormal. Qu'il s'agisse de paiements affectés au mauvais fournisseur, de factures manquantes, de règlements en double ou d'une mauvaise saisie des factures, la présence d'un compte fournisseur débiteur est une anomalie.
Il peut ainsi arriver que des chèques ou des virements aient été affectés au mauvais compte fournisseur parce qu'il existe deux comptes auxiliaires pour la même entité. La première est utilisée pour les factures et la seconde pour les règlements.
Des factures ont pu être oubliées ou n'ont pas été transmises au service comptable ou au collaborateur du cabinet.
Compte fournisseur débiteur : quelques travaux à réaliser
Le premier réflexe à avoir est de tirer le compte en laissant apparaître le lettrage. Cette opération permettra de vérifier qu'il ne manque aucune facture au milieu.
De la même manière, s'il reste des factures non lettrées alors que les factures suivantes sur le plan chronologique ont été réglées ou lettrées, il s'agira de vérifier la facture elle-même. Elle a peut-être été comptabilisée pour le mauvais montant ou est liée à une autre facture qui n'aura pas été comptabilisée.
C'est surtout important si le comptable a passé plusieurs factures en une seule écriture et oublié de vérifier que le cumul des factures correspond bien au montant du paiement.
Pour vérifier que le règlement n'a pas été comptabilisé dans le mauvais compte fournisseur, deux solutions :
- vérifier le bénéficiaire du chèque, du virement ou du paiement par carte bleue ;
- faire une recherche par montants pour vérifier l'existence d'une facture non lettrée de montant identique.
Dans le second cas, le comptable pourra aussi élargir la recherche en tenant compte d'une marge d'erreur d'un euro par exemple. Certains logiciels comptables le permettent. Cette méthode permet d'élargir la recherche aux montants proches : une erreur de quelques centimes au moment du paiement par chèque est toujours possible.
Le second réflexe consistera généralement à s'adresser au client ou au dirigeant. Le client du cabinet qui a effectué le paiement saura retrouver l'information. Mais attention, dans ce cas, il vaudra toujours mieux le faire le plus tôt possible. Difficile même pour un client ou un dirigeant de retrouver des paiements effectués 12 mois auparavant.
Le troisième réflexe est la circularisation des comptes de tiers concernés, en contactant directement le fournisseur. Un extrait du grand livre permettra de vérifier la présence de toutes les factures et d'affecter correctement les règlements.
