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Le rapprochement bancaire

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une technique qui consiste à vérifier que l'enregistrement des opérations portées au compte 512 « banque » est bien exhaustif et ne présente aucune anomalie.

Ainsi, toute opération non rapprochée, c'est à dire toute opération comptabilisée qui ne figure pas sur le relevé de compte établi par la banque doit être justifié. Les opérations autres que les chèques qui restent plus d'un mois en rapprochement doivent être supprimées : il s'agit obligatoirement d'erreurs ou de doublons.

Le rapprochement bancaire est une comparaison entre la comptabilité de la banque qui tient le compte bancaire (et envoie un relevé, extrait de sa propre comptabilité) et la comptabilité de l'entreprise (le compte 512).

A l'issue de cette comparaison, des anomalies peuvent apparaître et doivent être corrigées. Un chèque peut avoir été comptabilisé deux fois, un virement peut être comptabilisé à une mauvaise date etc.

Les erreurs sont courantes. Voici quelques astuces pour le rapprochement bancaire effectué avec le logiciel de comptabilité.

 

Comment effectuer son rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire peut se faire de trois manières différentes.

Le rapprochement bancaire peut être manuel, effectué sur papier ou à l'aide d'un tableur, en imprimant un extrait du grand livre et en pointant une à une toutes les opérations comptabilisées au cours du mois.

Le rapprochement bancaire peut aussi se faire en utilisant le logiciel de comptabilité. Le comptable pointe alors lui-même les opérations ou utilise le rapprochement automatique.

Le rapprochement bancaire peut enfin être entièrement automatisé. Avec les nouveaux outils d'automatisation, lettrage et rapprochements bancaires peuvent se faire sans aucune intervention humaine.

A la clôture de l'exercice, l'état de rapprochement bancaire sera imprimé et ajouté au dossier de révision.

Le rapprochement bancaire avec un logiciel comptable classique

Si vous êtes sûr de vos écritures (et même si vous ne l'êtes pas), vous pouvez essayer la technique suivante en 3 étapes qui permet d'aller plus vite. 

Etape 1 : pointer tous les « crédits bancaires » et vérifier le total affiché dans l'infobulle

Il s'agit ici de pointer toutes les remises de chèques, les virements, dépôts d'espèces, remboursements de frais et de vérifier que le total correspond au total des crédits du relevé bancaire qui figure en bas du relevé (certains logiciels affichent l'information par une infobulle ou au bas de la page de rapprochement). Rapprocher les écritures.

Si toutes les écritures ont été passées correctement, cette opération prend tout au plus quelques secondes et l'écart affiché par le logiciel correspond au total de la colonne débit.

Etape 2 : pointer toutes les opérations de la colonne débit du relevé qui ne sont pas des chèques

La seconde étape consiste à pointer tous les virements émis, lettres de changes, retraits, paiements cartes bleues du mois sans regarder le relevé bancaire, en une seule fois. Le pointage des chèques permettra d'obtenir le total de la ligne débit du relevé.

Etape 3 : pointer les chèques un par un.

Si aucune erreur n'a été commise et si aucune opération n'a été oubliée, le fait de ne pas pointer les écritures une par une (à l'exception des chèques) permet de gagner beaucoup de temps.

Le rapprochement des chèques permet alors d'obtenir le total à rapprocher et un écart de rapprochement de zéro.

Avec cette technique, un relevé de compte de plusieurs pages peut être rapproché en moins de cinq minutes.

Le rapprochement bancaire avec un logiciel de scannérisation ou import des relevés bancaires

Les solutions logicielles évoluent et ce travail de rapprochement bancaire est de plus en plus souvent automatisé ou confié au client sans que ce dernier ne s'en rende compte.

Lorsque les relevés sont scannés ou importés dans le logiciel de comptabilité, le rapprochement bancaire est généralement très simple puisque toutes les opérations comptabilisées proviennent du relevé bancaire. Toutes les écritures sont comptabilisées et rapprochées à la date du relevé de compte.

Le rapprochement bancaire consiste ici à rapprocher l'intégralité des opérations importées ou reconnues par le logiciel.

Le compte de contrepartie peut être paramétré dans le logiciel ou saisi manuellement.

 

Le rapprochement bancaire : gérer les erreurs 

Un écart dans le rapprochement bancaire peut parfois apparaître. Une opération a généralement été mal comptabilisée ou oubliée. Parfois, c'est le solde du relevé bancaire qui a été mal saisi (à l'envers ou avec une erreur de date ou de montant).

Les erreurs les plus courantes : l'origine des écarts de rapprochement

Le rapprochement bancaire permet de détecter les erreurs. En voici quelques exemples :

  • des chèques ont pu être saisis deux fois, idem pour les remises de cartes bleues ou virements ;
  • des opérations ont pu être comptabilisées à l'envers ;
  • les montants portés sur les souches des chéquiers ne correspondent pas à ceux que va saisir la banque. Ce dernier cas peut provenir d'une erreur de comptabilisation ou d'une erreur de la banque (rare mais cela arrive).

Écart dans le rapprochement bancaire : retrouver l'erreur sans tout recommencer

Il arrive parfois que l'on se retrouve avec un écart de rapprochement plus ou moins important. Voici quelques erreurs courantes :

  • une opération n'a pas été pointée : si le relevé n'est pas trop long, regarder si le montant de l'écart apparaît sur le relevé ;
  • le montant du chèque imprimé sur le relevé est différent de celui qui est inscrit sur le talon du chéquier : vérifier d'abord tous les chèques du relevé ;
  • une écriture a été passée à l'envers : divisez votre écart par deux puis multipliez-le par deux et regardez si vous retrouvez l'un des deux montants sur le relevé ;
  • l'écart est divisible par 9 : il est probable que deux chiffres aient été inversés ;
  • le rapprochement se fait par journal et une écriture a été passée dans le mauvais journal : ouvrir le compte 512 ou imprimer le grand livre de ce compte. Un classement des écritures par journal est possible dans la plupart des logiciels. Vérifier que toutes les opérations ont bien été passées au journal de banque.

Pour aller plus vite, il est possible de vérifier à part les totaux des mouvements des colonnes débits et crédits. Si le total des mouvements portés au débit du compte 512 en comptabilité correspond à la colonne crédit de l'extrait de compte, cela signifie que l'écart provient probablement d'un chèque mal recopié sur la souche ou d'une erreur dans un paiement par carte bleue par exemple.

Cette petite vérification permet d'éviter de reprendre tout le rapprochement bancaire depuis le début.

Pourquoi existe-t-il des différences dans le rapprochement bancaire ?

Les comptabilités de la banque et celle de l'entreprise sont en principe deux comptabilités réciproques et de sens opposés. Cependant, il est très rare de voir une comptabilité d'entreprise et un relevé de compte bancaire concorder à la perfection. Cette différence s'explique par le fait que les opérations ne sont pas enregistrées à la même date par les deux entités.

Deux exemples de différences :

  • les talons de chèques sont comptabilisés par l'entreprise à leur date d'émission, les prélèvements effectués par les fournisseurs dès réception de la facture ;
  • la banque peut avoir enregistré des frais bancaires ou le virement d'un client, dont l'entreprise n'aura pas eu connaissance avant la réception du relevé bancaire.
     

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online


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