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Les bonnes pratiques de l'automatisation au sein des cabinets d'expertise comptable

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Modifié le 16/03/2019

L'expert-comptable gagne à s'appuyer sur ses clients pour se développer

C'est devenu une véritable rengaine tant ce conseil est martelé depuis quelques mois. Aller vers l'automatisation est indispensable pour tous les cabinets qui ne veulent pas se laisser prendre de vitesse par leurs confrères. C'est encore plus vrai dès lors que l'on parle de la rentabilité des cabinets.

Mais l'automatisation est bien plus qu'un ensemble de nouvelles technologies qu'il s'agit d'implanter pour gagner du temps. C'est avant tout un état d'esprit différent qui nécessite une véritable prise de conscience de la part des professionnels.

Pour assurer sa réussite, l'automatisation se doit de faire gagner du temps à la fois aux experts-comptables et à leurs clients. Dans les cabinets qui ont automatisé la saisie avec Receipt Bank et renoué avec la croissance, le collaborateur ne fait pas automatiquement toute la saisie.

Synthèse du Webinar mensuel proposé gratuitement par Receipt Bank et qui a eu lieu en août 2018. Les prochains webinars auront lieu les mardi 18 et 25 septembre de 12h à 12h30. N'hésitez pas à vous inscrire !

 

L'automatisation doit concerner le maximum de clients au sein du cabinet

De plus en plus d'experts-comptables en témoignent. Trouver de nouveaux clients grâce à l'automatisation n'est pas suffisant. Pour développer le cabinet, il faut accompagner le maximum de clients historiques dans la transition et leur offrir de nouveaux services.

Pour Florent Dujardin, directeur commercial chez Receipt Bank, « La période fiscale est le goulot d'étranglement qui ralentit le développement des cabinets d'expertise comptable ». L'automatisation doit avoir pour effet de lisser le travail de collecte et de saisie sur l'année, pour éviter cet effet pervers.

Cela permet ensuite à l'expert-comptable d'attirer de nouveaux clients et d'offrir de nouveaux services à ses clients historiques. Parfois, il s'agit même de travailler moins pour passer plus de temps avec ses proches.

Ce progrès s'explique par l'amélioration considérable de la reconnaissance des factures via l'intelligence artificielle et les smartphones. En la matière, « l'intelligence artificielle permet d'aller encore plus loin que les OCR classiques en utilisant la mémoire du dossier ». Les smartphones, quant à eux, offrent une meilleure qualité d'image que les scanners et « permettent une reconnaissance plus accrue qui peut aller jusqu'à 98% chez Receipt Bank » estime encore Florent Dujardin.

 

La mise à disposition permanente des données pour gagner du temps

Avec l'automatisation de la saisie, toutes les données sont disponibles, tout le temps, au format électronique. Plus besoin de se déplacer chez le client ou de récupérer les pièces au moment de la révision. Plus besoin de conserver les pièces comptables papier au cabinet.

De cette manière, les 65% du temps moyen consacré à la collecte des données, la saisie et l'archivage en cabinet, ne représentent plus que 10% du temps consacré à un dossier. C'est la méthode proposée par Receipt Bank.

Emeric Pouchain du Cabinet Empex Audit et Conseil, le dit en ces termes « Je passais en moyenne une heure par client et par mois sur la tenue. Aujourd'hui, c'est seulement entre 15 et 20 minutes grâce à Receipt Bank. ».

Cette mise à disposition permanente des données est essentielle pour le cabinet qui gagne du temps lors de la révision des comptes et pour son client. Elle permet de créer un nouveau besoin, celui d'une restitution et explication des données plus régulière.

 

Les arguments qui permettent de convaincre les clients historiques

L'expert-comptable doit ainsi emmener ses clients dans sa transition numérique. Il ne doit toutefois pas les y obliger.

Parce qu'il ne s'agit pas simplement d'implanter de nouvelles technologies et de trouver de nouveaux clients. Il s'agit d'abord et avant tout, de trouver des solutions, d'être à l'écoute de ses clients et de les aider à gagner du temps au quotidien.

Pour Charlène Lachant, du cabinet AV Expert, « les clients gagnent du temps en ne se déplaçant plus au cabinet et en prenant systématiquement leurs tickets en photos ». Ils n'ont « plus besoin de s'inquiéter de les perdre ou de les transmettre au cabinet ».

Obtenir un numéro de facture, savoir s'il a payé un fournisseur ou connaître ses encours est aussi simple que de consulter son téléphone. Ce sont ici des arguments qui peuvent convaincre les plus réticents des clients. Ils conservent leurs pièces comptables chez eux.

La réussite du processus est alors assurée par la création d'un référent pour l'implantation des solutions au sein du cabinet et pour les clients qui disposent d'un interlocuteur dédié.

Enfin, le fait de ne pas demander aux clients de réaliser eux-mêmes le classement et l'imputation en comptabilité, pour ne pas perdre de temps lors de la révision est un gage supplémentaire de réussite.

Avec Receipt Bank, le cabinet conserve ou transfert la saisie à son client volontaire.

L'automatisation est l'avenir de la comptabilité. La réussite de votre cabinet va dépendre de ce que vous allez adopter et adapter en termes de logiciels dans vos processus comptables.

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