La régularité formelle consiste à vérifier que les comptes qui ne peuvent pas apparaître au bilan sont bien soldés. Il s'agit essentiellement des comptes qui commencent par 47 (471 et 472) et 58.
Les contrôles de régularité formelle visent à s'assurer de l'absence d'écritures comptables qui ne trouvent pas leur place dans les états financiers d'une entreprise, selon les normes comptables françaises.
Si ces contrôles de base ne sont pas effectués, il y a un risque de rejet des comptes lors de la télétransmission des états financiers à l'administration fiscale. Le bilan pourrait ne pas être équilibré.
Ce contrôle s'effectue essentiellement en deux étapes :
- vérifier l'absence de compte 471/compte 472 dans la balance ;
- vérifier l'absence de comptes 58 Virements internes dans la balance.
Vérifier l'absence de compte 471/472 dans la balance
Niveau de difficulté : débutant
A faire
- éditer une balance générale à la date de clôture de l'exercice ;
- s'assurer que le solde (et non nécessairement les mouvements) des comptes 471 et/ou 472 sont nuls.
Mes comptes 471 et 472 ne sont pas soldés, que dois-je faire ?
Dans un premier temps, il faut analyser la nature du mouvement : est-ce un encaissement d'une créance clients ?
Est-ce un règlement fournisseurs ?
Dans un second temps, il faut comptabiliser une écriture comptable afin de reclasser le montant dans un compte approprié.
Exemple
Le compte transitoire ou d'attente 471 est débiteur au 31/12 pour un montant de 500¤. Ce montant correspond au règlement par chèque d'un fournisseur.
Par négligence, vous avez imputé en cours d'exercice ce règlement en banque, par le débit d'un compte 47 Compte transitoire car vous n'aviez pas le temps de rechercher le bénéficiaire de ce chèque.
Des écritures de ce type ont pu être enregistrées dans plusieurs journaux.
Après recherche, il s'avère qu'il s'agit d'un règlement fournisseurs M. Provider.
Écriture à passer dans le journal d'opération diverses (OD) au 31 décembre
Numéro de compte | 15/12/N Affectation au fournisseur « Provider » | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
401001 Provider | Solde du compte d'attente | 500¤ | ||
471 | 500¤ | |||
Pour éviter le risque de double emploi, et en reprenant l'exemple ci-dessus, l'imputation de l'opération devra se faire dans le bon compte tiers (401), car en cas de doublons (création d'un nouveau compte fournisseur par exemple pour l'enregistrement de la facture, et utilisation d'un autre compte tiers pour le paiement), les écritures correspondantes ne pourront être soldées, alors même que la facture aura bien été réglée.
Comment solder le compte d'attente ?
Le compte d'attente est un compte de passage, dans lequel sont comptabilisées des opérations pour lesquelles le comptable n'avait pas d'information ou de justificatif suffisant pour les imputer dans les comptes définitifs lors de la saisie. Dans la pratique, le montant total à régulariser de ce compte est déterminé au moment de la clôture des comptes annuels.
Vérifier l'absence de compte 58 dans la balance
Niveau de difficulté : débutant
A faire
- éditer une balance générale à la date de clôture de votre exercice ;
- s'assurer que le solde (et non nécessairement les mouvements) des comptes 58 sont nuls.
Que faire en cas de compte 58 non soldé ?
L'utilisation des comptes 58 est nécessaire si vous effectuez des mouvements bancaires (chèques, virements de fonds, etc..) entre des comptes bancaires et/ou la/les caisses appartenant à une même société.
Si vos rapprochements bancaires sont corrects, vos comptes 58 doivent naturellement se solder. Nous conseillons de regarder également les journaux auxiliaires de banque, et plus précisément les comptes de banque (ou comptes de trésorerie), si un mouvement bancaire n'a pas été comptabilisé avec une date valeur postérieure à la date du relevé bancaire transmis par la banque.
