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Les congés d'été : un casse-tête pour les entreprises ?

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Catégorie : Ressources humaines
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Comment gérer les congés d'été dans une entreprise ?

La période estivale arrive à grands pas, accompagnée des semaines de congés payés des salariés. Pour certaines entreprises, les congés estivaux riment souvent avec sous-effectifs et perte de revenus. Toutefois, il existe plusieurs manières d'anticiper cette période et de la planifier.

Comment anticiper les congés d'été en entreprise ?

Les entreprises peuvent anticiper de différentes manières cette période estivale.

Certaines d'entre elles ferment sur une période déterminée. Ainsi, les salariés n'ont pas le choix que d'être en vacances sur cette période, ce qui peut sembler être un inconvénient. Toutefois, les activités de la société sont arrêtées donc le salarié ne risque pas d'être importuné pendant sa séance de bronzage sur la plage ou lors de son trek ! Pour l'entreprise, les portes sont closes et l'activité est donc stoppée. Dès lors qu'elle le communique suffisamment à l'avance à ses clients et ses fournisseurs, la situation ne devrait pas être bloquante. Bien au contraire, il est préférable d'offrir un service impeccable sur le reste de l'été plutôt qu'un demi service sur toute la période estivale.

D'autres entreprises anticipent la période estivale en remplaçant les collaborateurs en vacances par des étudiants en jobs d'été ou des intérimaires. Cela permet à l'employé d'avoir l'esprit libre en sachant que son travail est traité pendant son absence. Pour l'entreprise, ce sont des coûts supplémentaires mais cela peut se révéler nécessaire au bon fonctionnement de ses services.

Enfin, les sociétés peuvent réduire leur activité de leur propre chef et offrir le service minimum à leurs clients. Ainsi, elles sont sûres de pouvoir répondre à la demande convenablement.

Toutes ces situations demandent une bonne planification afin de ne pas vivre de mauvaises situations et passer l'été en toute sérénité, pour les employés comme pour les employeurs.

 

Comment planifier les congés d'été en entreprise ?

Afin de planifier au mieux les congés d'été, les entreprises peuvent demander que les collaborateurs déterminent leurs vacances le plus tôt possible. L'idéal est de pouvoir récolter les souhaits en début d'année. Ainsi, les managers peuvent avoir le temps nécessaire pour établir un planning et vérifier que tous les services peuvent fonctionner pendant l'été. Cela évite également la méthode du « premier arrivé, premier servi » qui génère de l'insatisfaction chez les collaborateurs.

Pour cela, les logiciels permettant de gérer les congés sont nombreux. Aujourd'hui ils sont disponibles sous de multiples formats tels que les smartphones. Ainsi, les salariés peuvent demander des congés en dehors des heures de travail et la gestion au niveau des ressources humaines s'en retrouve facilitée.

Ensuite, il est recommandé de ne pas attendre le dernier moment, la veille du départ en vacances par exemple, pour que les dossiers soient délégués et transmis aux collègues qui restent travailler. Il n'y a rien de pire que de se rendre compte que les dossiers resteront en stand-by pendant l'absence d'un collaborateur. Afin d'éviter cette situation, le manager doit pouvoir connaître les dossiers en cours de traitement et déterminer comment ceux-ci seront traités pendant l'absence du gestionnaire. Il est bien entendu que pour déléguer, le collaborateur en vacances doit travailler avec un binôme qui maîtrise ses tâches et son métier. Tout ceci est une question d'organisation qui doit être planifiée bien à l'avance.

Enfin, si la société le permet et si le travail est adéquat, l'entreprise peut autoriser le home office à ses collaborateurs. Cela permet au salarié de ne pas venir au bureau et de tenir un service minimum tout en profitant de moments libres pendant ses journées. Pour l'entreprise, le collaborateur ne prend pas de vacances et continue de travailler pendant la période estivale afin d'éviter d'embaucher une personne pour le remplacer.

D'une manière générale, et comme dans de nombreuses situations en entreprise, la communication est primordiale pour que la société ne rencontre pas de problèmes d'organisation. Pour le salarié, si son départ en vacances est bien anticipé et planifié, il ne pourra que mieux vivre son absence et revenir reposé pour entamer le second semestre de l'année !

 

Quelques rappels de règles essentielles sur la prise des congés payés

Selon le Code du travail tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, quel que soient son type de contrat de travail (CDD, CDI, intérim) et son ancienneté.

La période de prise des congés est fixée par un accord d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut, une convention collective ou un accord de branche.

L'ordre des départs est fixé par l'employeur selon des priorités. Cela concerne la situation de famille, l'ancienneté ou l'activité éventuelle chez un autre employeur. Lorsque deux salariés de l'entreprise sont mariés ou pacsés, ils peuvent exiger que leur congé soit simultané. Une fois les dates arrêtées, l'employeur doit afficher l'ordre des départs et informer chaque salarié de ses dates de vacances, au moins un mois avant son départ. Sauf circonstances exceptionnelles, l'employeur ne peut modifier les dates dans le mois précédant le départ.

La période de référence estivale court du 1er mai au 31 octobre dans de nombreuses entreprises. La durée du congé principal pris en une seule fois entre le 1er mai et le 31 octobre doit être de 12 jours ouvrables au minimum. Qu'il prenne ses congés par roulement ou lors de la fermeture de l'entreprise, le salarié doit avoir au moins 2 semaines de vacances de suite comprises entre 2 jours de repos hebdomadaire.

Les congés annuels ne doivent pas excéder 4 semaines consécutives donc pas plus de 24 jours ouvrables, la 5e semaine de congé ne rentre pas dans cette limite. Le salarié ne peut pas prendre plus de 4 semaines de congés payés (s'il veut prendre plus, c'est avec l'accord préalable de l'employeur, sous une autre forme : sans solde, RTT). De même, l'employeur ne peut pas fermer l'entreprise et accoler la 5e semaine aux 4 semaines des congés d'été.

En contrepartie de ce fractionnement, le salarié bénéficie d'un bonus de congés. En effet, pour récompenser de tels efforts de flexibilité, la loi accorde deux jours supplémentaires si le salarié accepte de prendre au moins six jours ouvrables de congés en dehors de la période 1er mai au 31 octobre. Bien entendu, la totalité des jours de congés payés peut être prise en dehors de la période légale avec l'accord du salarié et/ou en application d'une disposition conventionnelle

Adeline Rocci

Adeline Rocci
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis passionnée par les ressources humaines et la vie en entreprise, thématiques de prédilection que je traite sur mes articles.
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