Les congés payés : acquisition, décompte, indemnité et comptabilisation

De nombreuses règles relatives aux congés payés figurent dans le code du travail ou dans le plan comptable général. En droit du travail, ces règles concernent :

• l'acquisition des congés payés par les salariés ;
• les règles à respecter pour la prise des congés ;
• le calcul de l'indemnité de congés payés.

L'acquisition des congés payés

L'acquisition des congés payés se fait en principe sur 12 mois qui ne correspondent pas à l'année civile mais à une période de référence.

Cette période de référence est la période qui va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Parfois, lorsque l'entreprise fait appel à une caisse de congés payés, la période de référence peut être celle qui va du 1er avril au 31 mars.

Le calcul des congés acquis ou pris par le salarié dépendra en partie de cette période de référence.

La durée des congés payés est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale du congé puisse excéder 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.

Qu'est-ce qu'un jour ouvrable ?

On entend par jour ouvrable chaque jour de la semaine à l'exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui le remplace dans la semaine, et des jours fériés. Donc, sauf jour férié, la semaine compte 6 jours ouvrables.

Décompte des congés payés pris

Le décompte du nombre de jours de congés payés pris par un salarié s'effectue en jours ouvrables.

Lorsque, dans une entreprise, l'horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours seulement, le lundi ou le samedi étant chômé, ce lundi ou ce samedi demeure un jour ouvrable, pris en compte pour le calcul de la durée des congés.

Le premier jour de congé décompté est le premier jour où le salarié aurait dû normalement travailler. A contrario, le dernier jour ouvrable de la période de congés doit être pris en compte pour le calcul des jours de congé même s'il correspond à une journée non travaillée dans l'entreprise.

Quelle est l'incidence d'un jour férié pendant le congé ?

Si ce jour férié habituellement chômé dans l'entreprise coïncide avec un jour ouvrable normalement travaillé dans l'entreprise, il ne sera pas décompté en jour de congé.

L'indemnité de congés payés

Il existe deux sortes d'indemnité de congé :

• l'indemnité normale, due pour le congé qui a été effectivement pris ;
• l'indemnité compensatrice de congés payés qui, comme son nom l'indique, est destinée à rémunérer à titre compensatoire un congé qui n'a pas été effectivement pris. (souvent versée en fin de contrat).

Même si leur mode de calcul est très similaire, les deux indemnités n'apparaissent pas de la même manière sur la fiche de paie du salarié.

L'article L.3141-22 prévoit deux modes de calcul pour l'indemnité de congés payés :

• la règle du dixième (I de l'article L.3141-22) ;
• le maintien de salaire (II de l'article L.3141-22).

Pour chaque salarié, le calcul de l'indemnité de congés payés pris par le salarié se fera toujours selon la méthode la plus favorable pour ce dernier.

La comptabilisation des congés payés

En comptabilité, les congés payés feront l'objet de deux écritures distinctes. La première écriture concerne la prise de congés payés par les salariés, et la seconde écriture concerne les droits à congés, acquis par les salariés à la clôture de l'exercice. On parle alors souvent de provision pour congés payés.

Comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d'exercice

La provision pour congés payés est comptabilisée en fin d'exercice.

Le montant de l'indemnité de congés estimé figure au débit du compte 6412 Rémunération du personnel - congés payés et au crédit du compte 4282 Dettes provisionnées pour congés payés.

Les montants des charges sociales et fiscales estimés doivent être respectivement au débit des comptes 645 Charges sociales et 631 ou 633 Impôts et taxes sur rémunérations et au crédit respectivement des comptes 4382 Organismes sociaux - charges sociales sur congés payés et 4482 Charges fiscales sur congés payés.

Comptabilisation des congés payés au moment de la prise des congés payés par le salarié

Les congés payés pris par les salariés sont comptabilisés en même temps que la paie mensuelle.

Le mois de la prise de congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DSN.

Le compte 6411 correspond alors à la DSN et le compte 6412 ne sert que pour la provision de congés payés en fin d'exercice.

Le montant brut correspondant à l'indemnité de congés payés est inscrite au débit du compte 6411 Rémunérations du personnel - salaires et appointements, les charges sociales patronales sont au débit des comptes 645 Charges de Sécurité sociale et de prévoyance et la contrepartie est inscrite au crédit du compte 421 Personnel - rémunérations dues pour le montant net et la différence dans les comptes des organismes sociaux 43.