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Les erreurs à éviter pour animer correctement une réunion

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Catégorie : Ressources humaines
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Article écrit par (269 articles)
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Modifié le 16/12/2018

Comment rater l'organisation d'une réunion ?

Les réunions de travail sont souvent nécessaires pour avancer sur un projet en favorisant le travail d'équipe. Toutefois, la réunionite, organisation de trop nombreuses réunions de travail, n'est pas qu'une rumeur et le temps qui y est consacré est bien trop long. Afin de ne pas tomber dans ce piège et réussir les réunions, voici les erreurs faites par les organisateurs qu'il ne faut pas reproduire.

Un horaire trop tôt le matin ou tard dans la journée

La réunion trop tôt le matin ou en fin de journée n'est pas la meilleure solution pour que votre réunion se déroule avec toute l'attention que vous pourriez souhaiter. En effet, le matin, les participants risquent d'arriver en retard ou bien ils ne sont pas assez réveillés. En fin d'après-midi ils sont fatigués de leur journée de travail et ils pensent déjà à rentrer bien tranquillement chez eux.

La réunion le lundi matin ou le vendredi après-midi ne sont pas des horaires appropriés non plus pour être certains d'obtenir toute l'attention de votre assemblée. Soit vous aurez des participants énervés soit ils seront à la cool car en mode week-end !

 

Une réunion sans ordre du jour et sans briefer les participants

Souvent les participants se retrouvent devant la porte de la réunion et ils se demandent ce qu'ils font là et pourquoi ils ont été invités. C'est le pire scénario pour commencer une réunion car ils n'auront rien préparé et elle n'aura aucune utilité.

Pour éviter cela, vous devez communiquer un ordre du jour lors de votre invitation. L'ordre du jour permet aux participants de connaître les points qui seront abordés lors de la réunion et peuvent se préparer à participer et donner des idées.

Selon les sujets abordés, vous pouvez également envoyer des informations complémentaires afin que les participants puissent arriver en connaissant un minimum le sujet évoqué. Par exemple, vous souhaitez parler d'un nouveau produit à proposer à vos clients. Vous pouvez envoyer par mail la plaquette explicative du produit et la méthode de vente. Sinon, vous risquez de perdre un temps précieux en début de séance à leur expliquer les détails qui peuvent être lus en amont par chacun.

 

Ne pas cadrer la réunion et recadrer les participants

Il est important lors d'une bonne réunion bien préparée et constructive que tout le monde puisse participer et donner son point de vue ainsi que communiquer ses idées. Toutefois, la pièce ne doit pas ressembler à un parc d'attractions avec des discussions dans tous les sens et des personnes qui ne sont pas d'accord et qui le montrent.

Le rôle de l'animateur de la réunion est de cadrer les sujets et ne pas laisser déborder dans tous les sens. De même, son rôle est de maintenir l'ordre entre les participants et éviter des débordements sur des mésententes concernant des procédés à mettre en place, par exemple.

Si vous ne réussissez pas à cadre la réunion, vous allez perdre en crédibilité. Le temps passé tous ensemble dans cette salle sera également considéré comme du temps de perdu et vous n'aurez pas avancé dans votre projet. Vous aurez l'impression de parler dans le vide et que personne ne vous écoute. A vous de donner le ton et de le suivre pendant toute la durée de la réunion.

 

Une réunion sans conclusion et objectifs à atteindre

Tout comme l'ordre du jour qui doit être annoncé pour bien commencer une réunion, il est essentiel de bien la terminer par une conclusion. Pendant cette conclusion, vous devez reprendre les sujets abordés ainsi que les discussions et les idées citées. Les décisions prises doivent être énumérées pendant cette conclusion. Cela permet de regrouper les éléments importants et recentrer ce que les participants doivent retenir.

De plus, une réunion sans fixer des objectifs à atteindre est comme une banale discussion sans importance. Vous devez déterminer avec les participants quelle est la suite à donner à cette rencontre et qui doit continuer à creuser des idées ou les mettre en place en décidant des délais à tenir.

Adeline Rocci

Adeline Rocci
Rédactrice sur Compta Online, passionnée par les ressources humaines et la vie en entreprise

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