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Les obligations comptables de droit commun

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Modifié le 15/08/2018
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Les personnes morales et physiques commerçantes doivent établir des comptes annuels, procéder à l'enregistrement chronologique des mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, vérifier l'existence et la valeur des éléments d'actifs et passifs (inventaire) et tenir les documents correspondant (un livre journal, un grand‐livre et un livre d'inventaire).

Toute la comptabilité est basée sur l'existence de pièces justificatives qui peuvent être internes à l'entreprise (fiches de paies) ou externes (factures). Ces pièces justificatives seront enregistrées dans un certain nombre de documents obligatoires, avant d'être centralisés pour donner naissance aux comptes annuels et à l'annexe.

Ces comptes sociaux feront ensuite l'objet d'une publication.

Les documents comptables doivent être conservés dix ans (123-22 alinéa 2 du code de commerce).

 

Les documents qui permettent l'enregistrement chronologique : les livres obligatoires

Chaque opération de l'entreprise est enregistrée dans l'ordre chronologique dans les livres obligatoires que sont le livre-journal et le grand livre. Le livre d'inventaire a disparu du code de commerce en 2011 mais figure toujours à l'article 912-3 du PCG 2014.

Tous ces documents doivent être équilibrés, ce qui signifie que si l'on additionne toutes les lignes, le total débiteur et le total créditeur doivent correspondre.

Le livre journal unique, les journaux général et auxiliaires

Chaque entreprise tient au moins un livre journal unique dans lequel elle reporte toutes les opérations, quelle que soit leur nature. Cette obligation est prévue aux articles :

  • 912-1 du PCG 2014 ;
  • L123-12 du code de commerce.

L'enregistrement au journal doit être définitif c'est à dire effectué sans blanc ni altération (article 921-3 du PCG 2014) dans les journaux papiers. La côte et le paraphe, destinés à attester du nombre de pages et à donner date certaine aux documents, ne sont plus obligatoires mais restent possibles et gratuits (ils sont un moyen de preuve).

La comptabilité est obligatoirement tenue sans blanc ni ratures. Le comptable ne peut ni masquer, ni effacer des écritures. En cas d'erreur sur une comptabilité papier, il doit en principe utiliser la contre-passation.

Dans les comptabilités informatisées, l'enregistrement définitif se matérialise par une procédure de validation. Les documents informatiques écrits doivent être identifiés, numérotés et datés comment les anciens livres côtés et paraphés. Les logiciels trop permissifs, qui permettent de réécrire ou d'écraser les fichiers enlèvent tout force probante à la comptabilité. C'est pour cette raison que les écritures sont rarement validées tout de suite. Elles sont d'abord enregistrées dans un brouillard, puis validées. Après validation, seule la contre-passation reste possible.

Chaque écriture au livre journal contient, au minimum :

  • le numéro de l'opération (chronologique) ;
  • le numéro des comptes débiteurs et créditeurs ;
  • la date de l'opération ;
  • le libellé de l'opération ;
  • les sommes portées au débit ou au crédit des différents comptes.

Le journal unique est souvent décomposé en journal général et journaux auxiliaires. Ce découpage permet d'enregistrer les opérations quotidiennes dans des journaux spécifiques, et de laisser en opérations diverses, les opérations mois fréquentes (une ou plusieurs fois par mois par exemple).

Les journaux auxiliaires sont généralement les journaux d'achat, de vente, de banque, de caisse et opérations diverses (salaires, charges sociales et déclarations de TVA par exemple).

Le grand livre

Le grand livre récapitule toutes les opérations portées dans les différents journaux mais en donnant une ventilation compte par compte, dans l'ordre du plan comptable. Le classement chronologique se fait à l'intérieur de chaque compte.

On y retrouve :

  • la date de l'opération ;
  • la référence du journal où l'opération est inscrite ;
  • le libellé de l'opération ;
  • le montant débiteur ou créditeur.

Comme pour les journaux, le grand livre est divisé en grand livre général et en grands livres auxiliaires mais le découpage n'est pas tout à fait le même puisqu'il se fait ici par type de comptes.

Les grands livres auxiliaires donneront le détail des mouvements et soldes pour chaque client ou fournisseur alors que le grand livre général, centralise tous ces comptes de tiers. Dans le grand livre général, ce sont des comptes collectifs.

La balance

La balance récapitule les mouvements du grand livre ainsi que les soldes, compte par compte, en donnant systématiquement le total des mouvements débiteurs et créditeurs et les différents soldes.

Ce n'est pas un document obligatoire, même s'il est très utilisé :

  • pour vérifier l'équilibre des comptes ;
  • pour la préparation des documents de synthèse.

 

Le livre d'inventaire

Ce livre d'inventaire n'est plus obligatoire depuis 2011 et son absence dans l'entreprise n'est plus sanctionné. Malgré cela, l'obligation d'effectuer un inventaire tous les douze mois demeure.

 

Les documents de synthèse

Les documents de synthèse, que sont le bilan, le compte de résultat et l'annexe, ne sont établis qu'une fois par an, après une révision du grand livre, destinée à détecter et corriger les erreurs éventuelles.

Ces trois documents sont indissociables et se retrouvent dans la liasse fiscale ou déclaration de résultat des entreprises, qui sera envoyée à l'administration fiscale (article 38 de l'annexe III du CGI).

Ils sont obligatoirement établis par toutes les personnes physiques ou morales qui ont la qualité de commerçant ou qui ne sont pas commerçants mais ont une activité économique (la notion d'entité du plan comptable général).

Ce sont les organes de direction qui arrêtent les comptes annuels dans des délais qui peuvent varier selon la forme juridique. En pratique, les entreprises respectent les délais fiscaux pour le dépôt des déclarations de résultats, souvent plus restreints.

La présentation du bilan et du compte de résultat

Cette présentation est prévue par les textes mais peut différer selon que l'on applique le plan comptable général ou le code général des impôts.

Le contenu de chacun de ces tableaux est listé par le code de commerce aux articles R123-181 et suivants du code de commerce, le PCG 2014 se contentant ici de donner les différents modèles.

En droit comptable, les entreprises ont ainsi le choix entre plusieurs présentations, définies aux articles 810-1 et suivants du PCG 2014 (qui présentent également les différents modèles) :

les documents peuvent être présentés en comptes (sous forme de tableau) ou en liste ;

selon un système abrégé (pour les petites entités), de base ou développé.

Selon le système choisi, les documents seront plus ou moins détaillés. Hormis le cas particulier des petites entreprises, l'entreprise concernée choisira le système qui donne l'image la plus fidèle.

En droit commercial, seul le compte de résultat peut faire l'objet d'une présentation en tableau ou en liste, au choix de l'entreprise (article L123-13).

En droit fiscal, le modèle prévu pour la liasse fiscale, ne permet pas de choisir. Le bilan est obligatoirement présenté en tableau et le compte de résultat sous forme de liste (voir le tableau des différents régimes d'imposition).

Le système développé prévu par le plan comptable n'est pas sanctionné par le droit commercial ou fiscal.

L'annexe

L'annexe des comptes annuels, permet de mieux renseigner les utilisateurs des documents de synthèse. Elle comporte un certain nombre de mentions obligatoires qui sont listées à la fois par le PCG 2014 (articles 831-1 et suivants) et le code de commerce (articles R123-195 et suivants).

Les informations à produire dépendent de la taille de l'entreprise, de l'importance significative des informations et de l'identité de la personne qui établit les comptes.

Ainsi, les articles 832-13 et 832-14 du PCG 2014, listent les informations que les petites entités et les personnes physiques ne sont pas tenues de fournir en annexe.

En droit fiscal, le contenu de l'annexe (les tableaux de la liasse fiscale) varie selon le régime d'imposition (plus détaillé pour le régime réel normal) mais l'administration fiscale est en droit de réclamer les éléments qui figurent obligatoirement dans l'annexe comptable, sans figurer dans la liasse fiscale.

 

L'approbation et la publication des comptes

Les comptes sociaux (les documents de synthèse des sociétés) sont approuvés tous les ans par les associés, réunis en assemblée générale. Cette approbation doit avoir lieu dans les six mois de la clôture de l'exercice et ce, même si la société n'a pas eu d'activité au cours de cet exercice.

Pour les sociétés unipersonnelles dont l'associé unique personne physique est également le gérant, le dépôt au greffe vaut approbation des comptes.

Le dépôt au greffe du tribunal de commerce est obligatoire. Les documents à déposer sont les suivants :

  • un exemplaire des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable) ;
  • la proposition d'affectation du résultat ;
  • les comptes consolidés, le cas échéant ;
  • le ou les rapports des commissaires aux comptes.

Le dépôt de la liasse fiscale est possible (mais pas obligatoire) à condition de joindre l'annexe comptable.

Ce dépôt doit se faire dans le mois qui suit l'approbation des comptes par l'assemblée générale (ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique.

En cas de refus d'approbation, une copie de la délibération est déposée à la place.

 

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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