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Logiciels de gestion de notes de frais

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Modifié le 13/12/2018
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Logiciels de gestion de notes de frais

Les logiciels de gestion de notes de frais existent depuis de nombreuses années et sont souvent utilisés par les grandes entreprises. Des solutions plus récentes se destinent à toutes les entreprises. Elles permettent de gagner du temps et de l'argent sur ce poste pas toujours maîtrisé.

Les notes de frais désignent généralement les dépenses professionnelles effectuées par les salariés ou dirigeants dont il faut demander le remboursement.

Longtemps gérées à l'aide d'un tableur, les notes de frais peuvent être gérées avec des logiciels dédiés. Ces logiciels sont généralement disponibles via un simple accès à internet. Ils facilitent les contrôles et aident à lutter contre la fraude aux notes de frais.

Voici une sélection de logiciels de gestion de notes de frais (*).

Expensya

Expensya : un logiciel de gestion de notes de frais qui supprime la saisie et le papier

Expensya gère aussi bien les factures au format pdf que les photos de notes de restaurants de différentes tailles. En 5 secondes, tout est saisi. Le logiciel va extraire les dates, montants, catégories de dépenses et même la TVA à différents taux.

Le comptable ou gestionnaire de l'entreprise peut contrôler les dépenses engagées et valider les rapports de missions.

L'expert-comptable récupère les informations grâce à un export de données qui peut ensuite s'intégrer dans son propre logiciel de production.

Plus d'infos : www.expensya.com

 

Jenji : un logiciel de gestion de notes de frais avec procédure d'approbation et comptabilité automatique

Avec Jenji, les salariés déclarent leurs notes de frais en prenant des photos des pièces justificatives depuis leur téléphone portable ou en transférant un justificatif au format électronique.

Les éléments déclarés sont approuvés et validés par un manager en un clic.

L'utilisateur dispose d'un tableau de bord qui lui permet de :

  • classer les pièces justificatives par catégorie (hébergement, carburant...) ;
  • consulter les montants en attente et validés ;
  • connaître le nombre de pièces à traiter, validées, rejetées, non conformes, remboursées ou comptabilisées.

Plus d'infos : jenji.io

 

Neo de KDS : priorité à l'expérience utilisateur

Neo est un logiciel de gestion de notes de frais qui propose aux entreprises de faire des économies en contrôlant les notes de frais depuis la commande jusqu'au remboursement. Le logiciel permet aux sociétés contrôler les notes de frais des salariés et économise jusqu'à 25% du budget frais de déplacements.

Les salariés en voyage d'affaire peuvent ainsi commander leurs billets de train ou d'avion, réserver leur taxi, et obtenir une estimation des dépenses encourues durant un déplacement à venir, directement depuis l'application. Accessible depuis n'importe quel terminal connecté à internet, Neo facilite la gestion des notes de frais en donnant la priorité à l'expérience utilisateur.

Ce logiciel de gestion de notes de frais existe depuis 20 ans et a lancé sa version 17.4 fin septembre 2017.

Plus d'infos : www.kds.fr

 

Traveldoo permet la géolocalisation de l'itinéraire et le partage avec les collègues

Traveldoo est l'outil de gestion des voyages et des dépenses professionnelles qui existe depuis 30 ans. Utilisé par plus de 4 000 clients dans le monde, il est disponible sur smartphone pour une utilisation même durant ses trajets.

Traveldoo donne également le détail de chaque voyage et permet de préparer son itinéraire et de le partager avec ses collègues.

Un logiciel de gestion de notes de frais complet qui intègre un comparateur de prix pour obtenir un billet au meilleur prix.

Plus d'infos : www.traveldoo.com

(*) Classement des logiciels de gestion de notes de frais par ordre alphabétique.

Liste des logiciels de gestion de notes de frais non exhaustive.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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