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Maintien de salaire maladie : obligations et fiches de paie

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Catégorie : Fiches de paie
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Publié le , Modifié le 08/01/2024
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Fiche de paie du salarié malade

Le salarié qui s'absente pour maladie non professionnelle est indemnisé par la Sécurité sociale dès le 4ème jour d'arrêt maladie. Le bulletin de paie avec accident du travail ou en cas de maladie professionnelle fera apparaître une retenue sur salaire, il n'y a pas de délai de carence.

Les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) seront versées directement au salarié sauf subrogation de l'employeur.

Contrat de travail et arrêts maladies

L'arrêt de travail pour maladie d'un salarié suspend son contrat de travail jusqu'à son retour dans l'entreprise. L'employeur calcule une retenue pour absence quelle que soit la situation du salarié, indemnisé ou non indemnisé, avec ou sans maintien de salaire.

Le maintien de salaire peut être prévu par le Code du travail ou par la convention collective si elle est plus favorable au salarié.

Le cadre de la prescription d'un arrêt de travail par téléconsultation est renforcé par la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2024 (article 65).

Les nouvelles règles limitent la durée des arrêts prescrits ou renouvelés par téléconsultation à 3 jours maximum. Cette mesure vise à prévenir les abus. Cependant, cette restriction ne s'applique pas si l'arrêt est prescrit par le médecin traitant ou la sage-femme référente, ou en cas d'impossibilité de consultation en présentiel justifiée.

À défaut de précision dans le texte, cette mesure entre en vigueur à compter du 1er janvier 2024.

Finalement, le Conseil constitutionnel a censuré l'article 63 du PLFSS 2024 qui prévoit de modifier les conditions de suspension des indemnités journalières suite à un contrôle médical à la demande de l'employeur, jugeant qu'il méconnaît les exigences constitutionnelles en privant l'assuré de ses droits sans examen médical approfondi (décision n°2023-860 DC du 21 décembre 2023).

 

Le salarié malade sans maintien de salaire est indemnisé dès le 4ème jour d'absence

Le salarié en maladie non professionnelle (grippe ou autre) n'est pris en charge par la Sécurité sociale qu'à partir du quatrième jour sauf dérogations. C'est le délai de carence fixé par les textes.

La prise en charge ou non du salarié par la Sécurité sociale (ou assurance maladie) n'a pas d'impact sur les formalités déclaratives de l'employeur.

Le calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale versées par la Sécurité sociale peut être anticipé par l'employeur qui le souhaite.

 

La fin des arrêts maladie dérogatoires pour Covid-19

Les mesures dérogatoires relatives aux arrêts maladie sans jour de carence et sans ancienneté pouvaient être prolongées initialement par décret jusqu'au 31 décembre 2023 au plus tard.

Ces arrêts de travail dérogatoires concernaient les salariés :

  • testés positifs à la Covid-19 (tests PCR ou antigéniques) ;
  • devant s'isoler sans pouvoir continuer à travailler, y compris à distance (télétravail) ;
  • parent d'un enfant de moins de 16 ans, ou en situation de handicap, testé positif à la Covid-19.

L'arrêt de travail était indemnisé sans vérification des conditions d'ouverture de droits, sans délai de carence et sans prise en compte dans les durées maximales de versement, jusqu'au 31 décembre 2023 au plus tard. Il faisait également l'objet d'un complément de l'employeur.

Attention

En raison de l'amélioration de la situation sanitaire en France, le Gouvernement a décidé d'avancer la date de fin des mesures dérogatoires en matière d'arrêts de travail. L'entrée en vigueur d'un décret du 27 janvier 2023 a mis un terme, depuis le 1er février 2023 (au lieu du 31 décembre 2023), à la délivrance d'arrêts de travail sans jour de carence, aux assurés se trouvant dans l'impossibilité de continuer à travailler, y compris à distance, en cas de contamination par la Covid-19 (décret n°2023-37 du 27 janvier 2023 : JO 28 janvier 2023).

Les limites de l'indemnisation des arrêts de travail prescrits par téléconsultation

Afin de mettre fin à certains abus récemment constatés, la loi durcit le régime d'indemnisation des arrêts de travail prescrits à l'occasion d'une téléconsultation.

Depuis le 1er juin 2023, la prise en charge des arrêts de travail prescrits en téléconsultation est limitée aux seuls arrêts délivrés par le médecin traitant ou un médecin vu récemment en consultation.

Pour rappel, la LFSS 2024 limite la durée des arrêts prescrits ou renouvelés par téléconsultation à 3 jours maximum, à compter du 1er janvier 2024.

 

L'employeur signale la maladie du salarié via la DSN et obtient une attestation de salaire reconstituée

Le signalement d'un arrêt de travail en cas de maladie doit obligatoirement être émis dans les 5 jours du constat d'un arrêt de travail via une DSN spécifique.

L'attestation de salaire est reconstituée par le système pour le versement des IJSS. C'est particulièrement important en l'absence de subrogation de l'employeur.

Le signalement d'événement est attendu même en cas de subrogation.

 

Principe : le maintien de salaire n'est obligatoire qu'à partir d'un an d'ancienneté

Le salarié qui n'a pas un an d'ancienneté dans l'entreprise ou n'est pas indemnisé par la Sécurité sociale n'a pas droit au maintien de salaire.

C'est aussi le cas du salarié qui a l'ancienneté requise mais n'a pas justifié de son incapacité de travail dans le délai de 48 heures. S'il n'envoie pas son certificat médical à son employeur dans ce délai, il ne bénéficie pas du maintien de salaire.

Sa fiche de paie ne fera généralement pas apparaître les IJSS, versées directement par la CPAM mais seulement une retenue pour absence.

Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir des conditions de maintien de salaire différentes de celles prévues par le Code du travail. Elle peut rendre le maintien de salaire obligatoire sans condition d'ancienneté ou à des conditions d'ancienneté plus courtes que le code du travail.

Enfin, le salarié travailleur à domicile, saisonnier, intermittent ou temporaire ne bénéficie pas de cette indemnité complémentaire versée par l'employeur.

Est-ce que le maintien de salaire est obligatoire ?

Le maintien de salaire est obligatoire lorsqu'il est prévu par le Code du travail ou par la convention collective applicable.

Le Code du travail oblige l'employeur à maintenir le salaire à 90% de la rémunération brute dès le 8ème jour d'arrêt de travail et pendant les 30 premiers jours lorsque le salarié a 1 an d'ancienneté dans l'entreprise. Les 30 jours suivants, l'indemnisation est fixée à deux tiers du salaire brut. Ces durées augmentent avec l'ancienneté.

Le maintien de salaire en Alsace Moselle est obligatoire dès le 1er jour de l'arrêt maladie.

Les conventions collectives peuvent prévoir une obligation de maintien de salaire plus favorable.

 

La demande de subrogation par l'employeur

La subrogation peut être demandée par l'employeur qui pratique le maintien de salaire en arrêt maladie.

Les IJSS sont versées directement à l'employeur et il les reverse à son salarié, ces montants apparaissent sur sa fiche de paie. L'employeur peut aussi les avancer au salarié ou procéder à une régularisation sur la fiche de paie suivante.

La demande de subrogation est effectuée via la DSN de signalement d'événement ou au moment de l'établissement de l'attestation de salaire, destinée à la CPAM du salarié. Elle peut concerner toute la durée de l'arrêt de travail ou seulement une partie.

Dans tous les cas, l'employeur qui pratique la subrogation ne peut pas reverser un montant inférieur aux IJSS nettes au salarié.

 

Le maintien de salaire maladie prévu par la convention collective

Les conventions collectives et accords de branche peuvent prévoir différents types de maintien de salaire.

Il est ainsi possible qu'elles prévoient par exemple :

  • le maintien du salaire brut à un pourcentage plus élevé que celui prévu par le Code du travail ;
  • un délai de carence moins élevé ;
  • l'absence totale de délai de carence ;
  • le maintien du salaire net.

Ce maintien de salaire conventionnel peut alors être couvert par un contrat de prévoyance dédié. Il peut être à la charge de l'employeur ou à la charge des deux parties avec un pourcentage de répartition.

Selon le mode de financement du contrat de prévoyance, l'impact sur la fiche de paie avec maintien de salaire ne sera pas le même. La fraction du maintien de salaire financée par des cotisations salariales n'est pas soumise à cotisations sociales.

 

La fiche de paie du salarié absent sans maintien de salaire maladie



Exemple : absence pour maladie de moins de 3 jours

[Fiche de paie de février 2023]

Il s'agit d'une entreprise de moins de 11 salariés. Le taux AT/MP est fixé à 0,75% et la mutuelle fait 38,20¤, partagée à 50/50 entre l'employeur et le salarié.

Un salarié s'absente 3 jours pour maladie, du 14 au 16 février 2023, justifiée par un avis d'arrêt de travail du médecin. Il revient au bout du quatrième jour.

Son horaire journalier normal est fixé à 7 heures par jour soit 21 heures en tout. Il y a 20 jours ouvrés au mois de février.

Calcul de la retenue pour absence :

méthode de l'horaire réel : 2 200 x 21 heures d'absence / 140 heures réelles = 330¤

 

Exemple de fiche de paie sans maintien de salaire

Fiche de paie sans maintien de salaire

 

La fiche de paie du salarié absent avec maintien de salaire maladie



Exemple : absence pour maladie non professionnelle de 12 jours avec maintien conventionnel

[Fiche de paie de mars 2023]

Supposons maintenant qu'un salarié soit payé 2 200¤ brut. Ce salarié s'absente du 6 au 17 mars 2023 et que la convention collective prévoit le maintien total du salaire brut, au-delà d'un délai de carence de 3 jours. Son salaire des 3 derniers mois s'élève à un total brut de 6 078,99¤.

Calcul de la retenue pour absence :

2 200¤ x 70 / 161 heures = 956,52¤

Calcul des indemnités complémentaires :

Brut - 3 jours de carence = 2 200¤ - (2 200¤ / 23 jours ouvrés x 3 jours de carence) = 1 913,05¤

(1 913,05¤ - 1 243,48¤) x 100% = 669,56¤

Calcul des IJSS versées au salarié et du salaire journalier :

IJSS = (6 078,99¤ / 91,25 jours) x 50% = 33,31¤ par jour

Calcul de l'IJSS brute : 33,31¤ x (12 - 3 jours de carence) = 299,79¤

Ajustement du net : net souhaité : 1 465,29¤, carence déduite

1 465,29¤ - (299,79 x 93,3%) = 1 185,59 ¤

On voit donc apparaître une ligne en haut de bulletin « ajustement du net » de 60,22¤ brut, afin d'obtenir 1 185,59¤ net en bas de bulletin.


Exemple de fiche de paie avec maintien de salaire

Fiche de paie sans maintien de salaire

 

La fiche de paie du salarié absent avec maintien de salaire maladie et subrogation de l'employeur



Exemple 3 : mêmes données que l'exemple 2, mais cette fois l'employeur pratique la subrogation

[Fiche de paie de mars 2023]

Dans ce dernier exemple, nous pouvons voir que la différence est visible en bas de bulletin. Nous voyons apparaître une ligne, intitulée « IJSS nettes », qui vient augmenter le net à payer de 279,70¤.

La subrogation signifie que l'employeur perçoit directement les indemnités de la Sécurité sociale, il se doit donc de les reverser au salarié sur cette ligne.

Nous n'évoquons pas le cas de subrogation IJSS sans maintien de salaire.


Exemple de fiche de paie avec maintien de salaire et subrogation

Fiche de paie avec maintien de salaire et subrogation

Combien coute un salarié et quel sera le montant de son salaire net :


Maintien de salaire maladie : obligations et fiches de paie


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