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Maintien de salaire maladie : obligations et fiche de paie

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Catégorie : Droit social
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Fiche de paie du salarié malade avec ou sans maintien de salaire

Le salarié s'absente pour maladie non professionnelle et est indemnisé par la Sécurité sociale dès le 4è jour d'arrêt maladie. En cas de maladie professionnelle ou accident du travail, il n'y a pas de délai de carence.

Sa fiche de paie fera apparaître une retenue sur salaire.

Les indemnités journalières de Sécurité sociale ou IJSS seront versées directement au salarié sauf subrogation de l'employeur.

Des dispositions particulières sont prévues par ordonnance jusqu'au 31 août 2020.

L'arrêt de travail pour maladie d'un salarié suspend son contrat de travail jusqu'à son retour dans l'entreprise. L'employeur calcule une retenue pour absence quelle que soit la situation du salarié, indemnisé ou non indemnisé, avec ou sans maintien de salaire.

Le maintien de salaire peut être prévu par le code du travail ou par la convention collective si elle est plus favorable au salarié.

L'ordonnance n°2020-332 supprime provisoirement la condition d'ancienneté d'un an et la justification de l'arrêt maladie dans les 48 heures pour le bénéfice du maintien de salaire. Elle est prise dans le cadre de la crise sanitaire et doit s'appliquer jusqu'au 31 août 2020.

L'exclusion des salariés travaillant à domicile, des salariés saisonniers, des salariés intermittents et des salariés temporaires est supprimée pendant cette période.

Comment calculer le maintien de salaire en cas de maladie ?

Le maintien de salaire brut se fait en un pourcentage de la retenue pour absence pratiquée sur la fiche de paie. Le délai de carence éventuel est ensuite retranché du montant obtenu sauf disposition conventionnelle plus favorable.

Le maintien de salaire net se fait en divisant le net à payer avant impôt pour un mois normal par (1 - total des cotisations salariales en pourcentage) pour retrouver le montant brut à maintenir.

 

 

Le salarié malade sans maintien de salaire est indemnisé dès le 4è jour d'absence

Le salarié en maladie non professionnelle (grippe ou autre) n'est pris en charge par la Sécurité sociale qu'à partir du quatrième jour. C'est le délai de carence fixé par les textes sauf lorsque l'arrêt maladie est lié à la crise sanitaire sous conditions.

La prise en charge ou non du salarié par la Sécurité sociale (ou assurance maladie) n'a pas d'impact sur les formalités déclaratives de l'employeur.

Le calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale versées par la Sécurité sociale peut être anticipé par l'employeur qui le souhaite.

Quelle est la durée maximale d'un arrêt maladie ?

Il n'y a pas de durée maximale pour un arrêt maladie qui peut faire l'objet d'autant de prolongations que nécessaire.

Il y a seulement des durées maximales de maintien de salaire par les employeurs.

Lorsqu'un arrêt de travail dure plus de six mois, les conditions d'indemnisation par la Sécurité sociale changent. Le salarié est considéré comme étant en affection de longue durée.

 

L'employeur signale la maladie du salarié via la DSN et obtient une attestation de salaire reconstituée

Le signalement d'un arrêt de travail en cas de maladie doit obligatoirement être émis dans les 5 jours du constat d'un arrêt de travail via une DSN spécifique.

L'attestation de salaire est reconstituée par le système pour le versement des IJSS. C'est particulièrement important en l'absence de subrogation de l'employeur mais la même obligation existe en cas de subrogation de l'employeur.

Le signalement de l'arrêt de travail et de sa reprise sont deux des trois signalements prévus en DSN par la norme NEODeS. Certaines informations seront reprises sur la DSN mensuelle.

Enfin, le signalement d'événement est attendu même en cas de subrogation.

 

Principe : le maintien de salaire n'est obligatoire qu'à partir d'un an d'ancienneté

Le salarié qui n'a pas un an d'ancienneté dans l'entreprise ou n'est pas indemnisé par la Sécurité sociale n'a pas droit au maintien de salaire. Cette condition est supprimée jusqu'au 31 août 2020.

C'est aussi le cas du salarié qui a l'ancienneté requise mais n'a pas justifié de son incapacité de travail dans le délai de 48 heures. S'il n'envoie pas son certificat médical à son employeur dans ce délai, il ne bénéficie pas du maintien de salaire.

Sa fiche de paie ne fera généralement pas apparaître les IJSS, versées directement par la CPAM mais seulement une retenue pour absence.

Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir des conditions de maintien de salaire différentes de celles prévues par le code du travail. Elle peut rendre le maintien de salaire obligatoire sans condition d'ancienneté ou à des conditions d'ancienneté plus courtes que la loi.

Le maintien de salaire en Alsace Moselle est obligatoire dès le 1er jour de l'arrêt maladie.

Est-ce que le maintien de salaire est obligatoire ?

Le maintien de salaire est obligatoire lorsqu'il est prévu par le code du travail ou par la convention collective applicable.

Le code du travail oblige l'employeur à maintenir le salaire à 90% de la rémunération brute dès le 8è jour d'arrêt de travail et pendant les 30 premiers jours lorsque le salarié a un an d'ancienneté dans l'entreprise. Les 30 jours suivants, l'indemnisation est fixée à deux tiers du salaire brut. Ces durées augmentent avec l'ancienneté.

Dans les départements 67, 68 et 57, l'employeur est obligé de maintenir le salaire à 100% sans délai de carence.

Les conventions collectives peuvent prévoir une obligation de maintien de salaire plus favorable.

 

La demande de subrogation par l'employeur

La subrogation peut être demandée par l'employeur qui pratique le maintien de salaire en cas de maladie.

Le salarié perçoit alors les indemnités journalières qui sont versées par l'employeur et apparaissent sur sa fiche de paie. L'employeur peut aussi les avancer au salarié ou procéder à une régularisation sur la fiche de paie suivante.

La demande de subrogation est effectuée via la DSN de signalement d'événement ou au moment de l'établissement de l'attestation de salaire, destinée à la CPAM du salarié. Elle peut concerner toute la durée de l'arrêt de travail ou seulement une partie.

Dans tous les cas, l'employeur qui pratique la subrogation ne peut pas reverser un montant inférieur aux IJSS nettes au salarié.

 

Le maintien de salaire maladie prévu par la convention collective

Les conventions collectives et accords de branche peuvent prévoir différents types de maintien de salaire.

Il est ainsi possible qu'elles prévoient par exemple :

  • le maintien du salaire brut à un pourcentage plus élevé que celui prévu par le code du travail ;
  • un délai de carence moins élevé ;
  • l'absence totale de délai de carence ;
  • le maintien du salaire net.

Ce maintien de salaire conventionnel peut alors être couvert par un contrat de prévoyance dédié. Il peut être à la charge de l'employeur ou à la charge des deux parties avec un pourcentage de répartition.

Selon le mode de financement du contrat de prévoyance, l'impact sur la fiche de paie avec maintien de salaire ne sera pas le même. La fraction du maintien de salaire financée par des cotisations salariales n'est pas soumis à cotisations sociales.

 

La fiche de paie du salarié absent sans maintien de salaire maladie



Exemple : absence pour maladie de moins de 3 jours

L'entreprise est une entreprise de moins de 11 salariés, située à Paris. Le taux AT/MP est fixé à 1,10% et la mutuelle fait 30¤, partagée à 50/50 entre l'employeur et le salarié.

Un salarié s'absente 2 jours pour maladie, les 4 et 5 mars 2020, justifiée par un avis d'arrêt de travail du médecin. Il revient au bout du troisième jour, le mercredi.

Son horaire journalier normal est fixé à 7 heures par jour soit 14 heures en tout. Il y a 22 jours ouvrés au mois de janvier.

Calcul de la retenue pour absence :

  • méthode de l'horaire réel : 1 539,42 * 14 heures d'absence / 154 heures réelles = 139,95¤

L'employeur ne pratique pas la subrogation et les IJSS éventuelles sont versées au salarié.


Exemple de fiche de paie sans maintien de salaire

Fiche de paie sans maintien de salaire

 

La fiche de paie du salarié absent avec maintien de salaire maladie



Exemple : absence pour maladie de 14 jours avec maintien conventionnel

Supposons que le même salarié au SMIC soit absent pour maladie du 2 au 14 mars 2020. La convention collective prévoit le maintien total du salaire brut, sans délai de carence.

L'employeur pratique la subrogation et avance les IJSS au salarié.

Calcul de la retenue pour absence :

1 539,42 * 70 / 154 = 699,74¤

Calcul des IJSS

(1 521,25 + 1 539,42 * 2) / 91,25 = 50,41¤

50,41 * 50% = 25,20¤ par jour

25,20¤ * (14 - 3 jours de carence) = 277,20¤

Deux lignes vont donc apparaître sur la fiche de paie du salarié pour les IJSS, en complément du maintien de salaire et de la retenue pour absence. Le montant brut des IJSS sera retranché du salaire brut maintenu. Il n'est soumis ni à cotisations sociales salariales, ni à cotisations sociales patronales.

En bas du bulletin, le montant net des IJSS sera reversé au salarié. C'est l'exact opposé de ce qui se passe dans le cadre d'un avantage en nature.

Les IJSS subrogées sont soumises au prélèvement à la source. Elles entrent donc dans le net imposable du salarié.

Exemple de fiche de paie avec maintien de salaire

Fiche de paie avec maintien de salaire

Combien coûte un salarié et quel sera le montant de son salaire net :

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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Le 28/02/2019 14:51, Marie29410 a écrit :
  

Bonjour,

J'ai une salariée en TPS partiel thérapeutique qui a été également absente ce mois ci pour maladie du 11 au 15, soit 5 jours au total.

Pas de subrogation. Comment dois je procéder ?

Son salaire brut est de 1092€ pour 91h de travail.

Je suis perdue....Je ne sais pas comment mentionner cela sur le bulletin ... Merci beaucoup pour votre aide !


Le 12/07/2019 14:45, Mco13 a écrit :
  

Bonjour,

Comment traitez-vous les assiettes plafonnées en cas d'absences maladie non maintenue sur un mois entier ?

Si on suit la logique le salarié est absent tout le mois, il n'a donc pas de 30ème donc pas de base plafonnée ... Il a donc moins de cotisation mais cela reviendrait à réduire d'autant ses droits....

Qu'en pensez-vous ?

Merci d'avance de votre aide


Le 12/07/2019 16:23, Sandra Schmidt a écrit :
  

Bonjour,

Effectivement, s'il n'y a aucun jour travaillé au cours du mois, il n'y a pas de tranche 1 ou A et donc pas de cotisations. Le versement d'une prime ou d'un complément de rémunération est alors intégralement soumis à la tranche 2.

Les cotisations dues à l'URSSAF au titre de la retraite sont réduites et les cotisations de retraite complémentaire augmentées d'autant.

Pour la réduction des droits, cela dépend. Même avec l'ancien mode de calcul, un mois entier d'absence non rémunérée obligeait à neutraliser le plafond de sécurité sociale du salarié pour ce mois.

Le salarié a moins de droits sur la tranche 1 et plus de droits sur la tranche 2. L'effet de la mesure est une augmentation des cotisations de retraite complémentaire et une diminution de cotisations vieillesse dues à l'URSSAF (dont les comptes sont presque à l'équilibre, contrairement à la retraite complémentaire).

Cordialement,

Sandra


Le 17/04/2020 19:16, Steph40 a écrit :
  

Bonjour,

Dans le cas où le salarié a moins d'un an d'ancienneté et donc pas droit au maintien de salaire(ni dans la CCN), mais que l'entreprise pratique la subrogation, comment cela se traduit-il sur le bulletin de paie??

Déduction de l'absence sur le brut, IJSS nettes ajoutées en bas de bulletin mais IJSS brutes déduites sur le brut???

Merci pour votre réponse.


Le 17/04/2020 22:40, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Dans le cas où le salarié a moins d'un an d'ancienneté et donc pas droit au maintien de salaire(ni dans la CCN), mais que l'entreprise pratique la subrogation, comment cela se traduit-il sur le bulletin de paie??
    Déduction de l'absence sur le brut, IJSS nettes ajoutées en bas de bulletin mais IJSS brutes déduites sur le brut???

Bonjour Steph40,

Actuellement, le maintien de salaire légal est obligatoire sans condition d'ancienneté pour tous les arrêts maladies, qu'ils soient liés ou non au Covid-19.

Ensuite, l'employeur reverse simplement les sommes perçues au salarié. Les IJSS nettes sont ajoutées en bas du bulletin de paie.

Il n'y a pas lieu de diminuer le brut du montant brut des IJSS s'il n'y a pas de maintien de salaire. Cela reviendrait à diminuer le salaire brut du salarié du montant des IJSS alors qu'il faut justement les lui reverser.

Cordialement,

Sandra


Le 18/04/2020 18:53, Vindelma a écrit :
  

Bonjour,

Un salarié est entré dans l'entreprise le 16 mars et a été en arrêt maladie (non identifié COVID 19) le 17 mars. Il n'a pas droit aux IJSS car il ne remplit pas les conditions d'ouverture de droits. Je dois quand même lui faire un maintien de 90% du salaire brut avec délai de carence de 7 jours même s'il n'a pas l'ancienneté requise ? (Notre CC prévoit un maintien à 100% du net à partir du 7ème jour sous condition d'ancienneté de 6 mois). Merci pour votre aide.


Le 19/04/2020 18:07, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Un salarié est entré dans l'entreprise le 16 mars et a été en arrêt maladie (non identifié COVID 19) le 17 mars. Il n'a pas droit aux IJSS car il ne remplit pas les conditions d'ouverture de droits. Je dois quand même lui faire un maintien de 90% du salaire brut avec délai de carence de 7 jours même s'il n'a pas l'ancienneté requise ? (Notre CC prévoit un maintien à 100% du net à partir du 7ème jour sous condition d'ancienneté de 6 mois). Merci pour votre aide.

Bonjour Vindelma,

Dans ce cas précis, la réponse est négative.

Pour une incapacité de travail liée à une maladie ou à un accident dont l'arrêt de travail a commencé entre le 12 mars et le 23 mars 2020, il faut bien applique le délai de carence de 3 jours.

Cette règle a été précisée par un décret du 15 avril 2020.

Si l'arrêt de travail pour maladie, même non liée au Covid-19 commence après le 23 mars 2020, il n'y a pas de délai de carence et le maintien est obligatoire sans condition d'ancienneté.

Cordialement,

Sandra


Le 19/04/2020 21:06, Vindelma a écrit :
  

Merci pour votre réponse.


Le 19/04/2020 23:49, Vindelma a écrit :
  

Je ne comprends pas votre réponse car dans le nouveau décret du 15 avril, il est indiqué que la suspension de la condition d'ancienneté est applicable aux arrets de travail en cours au 12 mars. Je dois donc bien faire un maintien pour un arret du 17 mars même si le salarié a moins d'un an d'ancienneté ?


Le 20/04/2020 09:56, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Je ne comprends pas votre réponse car dans le nouveau décret du 15 avril, il est indiqué que la suspension de la condition d'ancienneté est applicable aux arrets de travail en cours au 12 mars. Je dois donc bien faire un maintien pour un arret du 17 mars même si le salarié a moins d'un an d'ancienneté ?

Bonjour Vindelma,

C'est comme cela que je comprends le texte aussi. Il y a juste un délai de carence si l'arrêt de travail commence entre les deux dates que j'ai cité. Si l'arrêt de travail n'est que d'un jour, il n'y a que l'absence à décompter.

Cordialement,

Sandra


Le 30/04/2020 14:13, Gcmanga a écrit :
  

bonjour,

je voulais quelques détails sur la fiche de paie avec maintien de salaire.

Pourquoi dans l'absence, vous prenez en heures total 154 et non 161 H. le mois de janvier comporte 23 jours à 7 H soit 161 H.

Pourquoi dans le calcul des IJSS, le mois de janvier est inclus, on prend les 3 derniers mois de salaires avant l'arrêt de travail soit Janvier donc oct/nov/déc 1521.25 x 3

Merci pour vos explications.

G



Le 30/04/2020 14:55, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Pourquoi dans l'absence, vous prenez en heures total 154 et non 161 H. le mois de janvier comporte 23 jours à 7 H soit 161 H.
    Pourquoi dans le calcul des IJSS, le mois de janvier est inclus, on prend les 3 derniers mois de salaires avant l'arrêt de travail soit Janvier donc oct/nov/déc 1521.25 x 3

Bonjour Gcmanga,

Concernant le nombre d'heures, c'est effectivement le nombre d'heures réellement travaillées qui a été pris en compte, à l'exclusion du jour férié. Je dois vérifier ce point.

Pour le calcul des IJSS, ce sont effectivement les 3 derniers mois qui doivent être pris en compte. Merci pour ce retour, nous allons modifier notre exemple.

Cordialement,

Sandra


Le 30/04/2020 19:09, Maloute a écrit :
  

Bonjour Madame,

Tout d'abord je tenais à vous remercier pour tous ses articles très bénéfiques que vous nous partagez.

J'aurais une question concernant les arrêts maladie lié au covid 19 aucune condition d'ancienneté le salaire est maintenu pas de délais de carence .

Dans le calcul alors des IJSS à faire apparaitre sur le bulletin de paie du salarié je ne dois pas tenir compte des jours de carences ? dans vos exemples il est tenu compte des jours de carences .

Je suis un peu perdu svp si vous pouviez m'apporter vos éclaircissements.

En vous remerciant par avance.

Cordialement,


Le 30/04/2020 19:12, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Dans le calcul alors des IJSS à faire apparaitre sur le bulletin de paie du salarié je ne dois pas tenir compte des jours de carences ? dans vos exemples il est tenu compte des jours de carences .

Bonsoir Maloute,

Les exemples sont donnés avec jour de carence parce qu'il s'agit d'arrêts maladie classique.

Dans le cadre de l'épidémie de Covid-19, s'il n'y a pas de délai de carence, il ne faut pas diminuer le nombre de jours.

Cordialement,

Sandra


Le 12/05/2020 16:03, Gcmanga a écrit :
  

bonjour Sandra

je reviens sur mon intervention du 30/04 sur la fiche de paie avec maintien de salaire.

Merci pour votre réponse sur les IJSS.

Avez vous pu vérifier le point du jour férié ? car à l'origine votre bulletin était sur le mois de janvier et comprenait un jour férié

merci à vous

G


Le 12/05/2020 16:39, Sandra Schmidt a écrit :
  


  • Avez vous pu vérifier le point du jour férié ? car à l'origine votre bulletin était sur le mois de janvier et comprenait un jour férié

Bonjour Gcmanga,

Il faut effectivement tenir compte du jour férié dans le calcul du nombre d'heures travaillées. C'est valable dès lors que le salarié bénéficie du paiement du jour férié. Il faut donc rajouter 7 heures au nombre d'heures travaillées pour un salarié à temps complet.

Bon courage pour la suite,

Sandra


Le 14/05/2020 07:23, Arandria a écrit :
  

Bonjour

Salarié absent pour maladie depuis le 08/02/2019, au mois de janvier 2020 il a un salaire brut correspondant à des primes maintenues même en cas d'absence pour maladie. Les salaires bruts sont:

Janvier: 192

Février: 175

Mars: 186

Avril: 176

Le salarié ne bénéficie plus du maintien de salaire depuis le 06/08/2019. Comment gérez vous les plafonds et tranches à partir de janvier 2020?


Le 14/05/2020 09:53, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Salarié absent pour maladie depuis le 08/02/2019, au mois de janvier 2020 il a un salaire brut correspondant à des primes maintenues même en cas d'absence pour maladie. Les salaires bruts sont:
    Janvier: 192
    Février: 175
    Mars: 186
    Avril: 176
    Le salarié ne bénéficie plus du maintien de salaire depuis le 06/08/2019. Comment gérez vous les plafonds et tranches à partir de janvier 2020?

Bonjour Arandria,

Si le salarié n'a pas du tout travaillé, le plafond de Sécurité sociale est à 0.

L'intégralité du salaire brut passe en tranche 2 ou B.

Cordialement,

Sandra



Maintien de salaire maladie : obligations et fiche de paie


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