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Le manuel des procédures et organisations comptables

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Westley
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Ecrit le: 22/12/2007 22:37
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Bonsoir,

je suis comptable dans une entreprise et je dois écrire le manuel des procédures et de l'organisation comptable,chose que je n'ai jamais faite ,alors je demande à toutes les bonnes volontés de vraiment me donner un coup de pouce.
De quoi est composé ce manuel,quelles informations doit-il fournir etc..?

Merci.


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Claudusaix
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Re: Le manuel des procédures et organisations comptables
Ecrit le: 22/12/2007 22:59
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Bonsoir,

Le manuel de procédure et d'organisation comptable est édicté par l'article R123-172 du code de commerce (ancien décret comptable)

Citation : Article R123-172 du Code du commerce
Un document décrivant les procédures et l'organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que le document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.
  Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte.


Il stipule dans son préambule, la référence aux articles du code de commerce relatif aux obligations comptables (recherchez depuis ce forum, l'accès au code du commerce) et au plan comptable général.

Le reste consiste à décrire les particularités issues de l'entreprise ainsi que les contrôles et les organisations mis en place dans l'entreprise.

Par exemple, il faut indiquer que les factures sont établies en triple exemplaires : une pour le client, une pour le service achat et une pour le service comptabilité. Cela peut également être que la facture transmise à la comptabilité comprend le devis, le bon de commande du client, le bon de livraison et le visa du service achat.

Espérant vous avoir un peu éclairé,

Cordialement,


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Claudusaix
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Re: Le manuel des procédures et organisations comptables
Ecrit le: 22/12/2007 23:08
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Bonsoir,

Je n'ai pas de manuel de ce genre. Mais je pense qu'il décrit comment vous travaillez.

Je donne un exemple: pour les factures fournisseurs: elles doivent être validées par un contrôle de qui a effectué la commande (chef du service qui a commandé par exemple), le contrôle consiste en la vérification que la livraison est conforme à la commande (voir le bon de commande) et le bon de livraison doit être conforme à ce qui a été livré. Un "bon à payer" doit figurer sur la facture avec la signature de la personne qui autorise le paiement. la facture doit être saisie et payée dans tel délai. à quelle périodicité les fournisseurs sont payés? tous les mois? toutes les semaines?

à partir de là, essayez de savoir ce qui était pratiqué dans votre entreprise:
- pour la facturation clients: qui prépare les devis, bons de livraisons... dans quel délai est-il transmis pour établissement des factures? qui établit les factures? qui s'occupe des avoirs? qui signe les bons d'avoirs? (j'ai travaillé chez un employeur qui contrôlait l'établissement des avoirs car il y avait eu des abus).
- quelle procédure pour les remises de chèque? qui est autorisé à les endosser? et la caisse (si vous en avez une)? elle doit être contrôlée régulièrement (tous les jours si vous l'utilisez quotidiennement).
- comment sont utilisés les comptes bancaires (si vous en avez plusieurs)? vous pouvez les utiliser en fonction de thématique (un pour le social, un pour les fournisseurs; ou un pour l'activité A et l'autre pour B; ou encore un pour les virements et l'autre pour les prélèvement, etc.).
- dans le manuel, je pense que vous pouvez mettre le plan comptable que vous utilisez avec en face de chaque compte ce que vous mettez dedans...

Merci de me compléter!
Claudusaix
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Re: Le manuel des procédures et organisations comptables
Ecrit le: 22/12/2007 23:45
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Oui chère Magda, vous avez raison en ce qui concerne la reprise du plan comptable de l'entreprise. Mon message était incomplet à ce niveau et vous avez bien fait de l'indiquer. Tous les comptes ne sont pas en revanche à commenter. Seuls les comptes particuliers, spécifiques à l'entreprise ont besoin d'un commentaire.

Je prends un exemple : il n'est pas nécessaire de décrire le compte 681 Dotation au amortissements. La référence au plan comptable général est suffisante. En revanche, vous pouvez indiquer dans les comptes 28, les durées d'utilisation communes par type d'immobilisations.

Je dirais également que le plan comptable de l'entreprise est en annexe notamment pour des raisons de création de nouveaux comptes.

Je suis également d'accord pour les autres points

Cordialement,


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Claudusaix
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Re: Le manuel des procédures et organisations comptables
Ecrit le: 23/12/2007 13:06
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Bonjour Claude,

Oui, nous avons commenté notre Plan comptable, surtout pour les comptes 60-63, car nous avons des secrétaires comptables dans divers services de notre entreprise, pour l'instant il est à l'état de brouillon pour cause de réharmonisation des procédures. Il servira à une utilisation des comptes harmonieuse entre nos services.

Faire un manuel serait une bonne idée... C'est en fait prévu chez nous, mais quelque chose de court (quelques pages). On a commencé par la... "fin" (pour la préparation du bilan, nous avons proposé un planning pour audit interne en expliquant la démarche et comment cela allait se passer).

Cela dit les vacances ayant commencé vendredi, j'ai déjà recommencé à travailler... donc j'arrête là et vais me faire une ballade, le temps étant au beau fixe.

Merci pour la remarque, et aussi pour le mail perso!
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