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Mieux gérer les clients du cabinet pour alléger la période fiscale ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Période fiscale en cabinet : inciter les clients à déposer dans les délais

Le même scénario se reproduit à chaque période fiscale. Il y a les clients qui sont en avance et réclament leur bilan dès le mois de janvier. Et il y a les clients qui sont toujours en retard.

Peu importe le nombre de rappels effectués par le cabinet, certains clients sont capables de transmettre leur comptabilité annuelle le week-end qui précède le 18 mai.

Peut-on inciter les clients à être à l'heure, même en période fiscale ?

Les clients toujours en retard et pour qui tout est urgent alors même que l'urgence n'existe que pour eux, rendent la période fiscale encore plus difficile. Tout se fait alors au détriment des « bons clients », ceux à qui l'expert-comptable pourrait vendre des missions complémentaires s'il était moins occupé, ceux qui peuvent permettre au collaborateur de mieux gérer son portefeuille clients.

Comment alléger dans ce cas la période fiscale en évitant les inévitables heures supplémentaires et week-end travaillés ?

Tout est question d'organisation, mais pas seulement. Il faut aussi apprendre à manager ses clients et peut-être, accepter de les pénaliser un peu lorsqu'ils désorganisent trop souvent les collaborateurs. Certains cabinets le font déjà.

 

Imposer des dates limites de dépôt des documents comptables aux clients et les aider à s'organiser

C'est une pratique courante dans certains cabinets. Les clients en retard sont traités en priorité. Résultat : le mois suivant ils sont toujours en retard comme pour être sûrs que leur dossier sera traité rapidement ou en priorité.

Et si le cabinet tentait d'inverser cette tendance ?

Les dates limites de dépôt des pièces justificatives : pour mieux s'organiser au sein du cabinet

Annoncer des dates limites de dépôt des pièces comptables tous les mois ou annuellement en refusant de garantir le respect des délais au-delà est une pratique qui nous semble courante.

Certains cabinets imposent ainsi une date limite de dépôt des pièces justificatives le 10 ou le 12 du mois pour les TVA ou le 31 mars pour les comptabilités annuelles par exemple.

Lorsque le client ne respecte pas le délai et que ce non respect est systématique, ses déclarations sont déposées en retard. Le client assume alors seul les majorations et pénalités de retard. Et s'il faut faire un courrier de demande de remise de ces majorations et pénalités, le courrier est facturé au client.

La lettre de mission doit cependant être très claire sur le partage des tâches et les dates limites de dépôt.

 

Proposer aux clients de les aider dans leur organisation : une mission potentielle

Il y a des clients qui sont toujours en avance et des clients qui sont toujours en retard. Les raisons de ces retards peuvent être multiples, oublis des échéances à venir, désorganisation complète en interne.

Un bon moyen de limiter les urgences de dernière minute est de faire la liste des clients qui sont toujours en retard et de faire le point avec eux. Quelles sont les raisons de ce retard ? Ont-ils besoin que le cabinet les relance plus tôt, tous les mois, tous les ans selon le type de dossier ?

Aider les clients les moins bien organisés à être à l'heure peut grandement alléger le travail du cabinet.

Parfois, le client considère simplement que c'est au cabinet de lui rappeler ses obligations et attend sagement un coup de fil ou un mail. De la même manière, en droit social, un client attend souvent d'un cabinet qu'il le prévienne en cas de hausse des minima conventionnels.

Parfois, le client ne sait pas comment s'organiser. Le cabinet a alors la possibilité de lui proposer une mission complémentaire pour l'aider à s'organiser en interne, le former ou former ses collaborateurs.

En période fiscale, l'erreur à ne pas commettre serait d'attendre le bon vouloir du client. De nombreux collaborateurs attendent le retour du client pour avancer sur les dossiers. Alors qu'un simple appel ou un mail quelques jours après la demande de pièces manquantes peut parfois débloquer la situation.

Certains experts-comptables peuvent toutefois refuser cette solution, généralement parce que la lettre de mission n'est pas à jour ou par peur de perdre le client. Il faudra alors envisager une mise à jour des lettres de missions pour permettre à l'organisation du cabinet de devenir plus proactive et moins réactive.

 

Les remises sur honoraires ou les pénalités financières : pour inciter les clients à respecter les délais

La menace d'un dépôt tardif des déclarations avec majorations et pénalités n'est pas toujours suffisante. La plupart des clients savent très bien que le cabinet fera toujours le maximum pour eux.

Pour inciter davantage de clients à être à l'heure, mensuellement ou annuellement, certains cabinets ont totalement revu leurs lettres de missions. Le retard dans le dépôt des documents demandés est synonyme de majoration des honoraires. Une pénalité financière en quelque sorte, pour financer la désorganisation provoquée par le retard et les heures supplémentaires des collaborateurs.

Cette méthode à l'avantage de permettre au cabinet d'absorber le coût supplémentaire engendré par le retard. Il n'incite pas forcément les clients les plus en retard à respecter les délais. Ces mêmes clients acceptent alors de payer le supplément prévu par leur lettre de mission pour conserver leurs habitudes ou peuvent envisager de quitter le cabinet.

Une autre méthode a donc été envisagée par d'autres cabinets, notamment anglais : la remise sur les honoraires pour les clients qui déposent leurs documents en avance.

Accorder par exemple une remise de 10% des honoraires aux clients qui déposent leurs documents en avance est un autre moyen d'inciter les clients à faciliter le travail du cabinet.

Plus facile à vendre que les pénalités financières en cas de retard, la méthode peut d'abord inciter les professions libérales et les SCI à apporter leurs documents en deux fois, la moitié en juillet et en avance, avant le 15 mars par exemple. Cela permet au cabinet de lisser ce travail sur l'année.

La même logique peut être utilisée pour les TVA. Si les documents sont déposés dans les délais au cabinet et classés par le client, les honoraires du mois sont réduits de 10%.

Une combinaison des deux est possible. Si les documents sont apportés en avance, la facture est réduite, hors délais et dans un sac poubelle, la facture mensuelle est majorée de 10%...

Et vous, comment faites-vous pour alléger votre période fiscale en cabinet ?


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online



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