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Mieux organiser sa facturation pour répondre aux exigences légales

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Exemple d'automatisation des process avec un logiciel de facturation

Entre les mentions obligatoires, les règles relatives à la numérotation des factures, les factures rectificatives ou récapitulatives, la législation peut sembler complexe. Petite synthèse des règles à retenir pour bien facturer, et comparaison avec les fonctionnalités d'Evoliz.

La facturation est obligatoire pour toutes les personnes ou entités qui exercent une activité économique. Seules quelques activités particulières comme les professions médicales, les locations immobilières ou les crèches par exemple, ne sont pas concernées.

Avant de réaliser leur facturation, les entreprises réalisent des devis, parfois plusieurs qu'il faudra regrouper, elles envoient des bons de commande, peuvent avoir besoin de saisir des acomptes, etc... La procédure, parfois complexe, doit faire l'objet d'une attention particulière sur plusieurs points.

 

La numérotation des factures automatisée : l'importance de la chronologie

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires à porter sur toute facture. C'est un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue.

La numérotation doit être effectuée chronologiquement, au fur et à mesure de l'émission des factures. Elle doit être continue, et garantir que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro.

Ce numéro de facture est souvent source d'erreurs puisqu'il n'est pas rare de voir plusieurs factures avec le même numéro, des oublis ou des factures bis dans les TPE qui travaillent sans logiciel de facturation.

Evoliz permet tout cela, tout en autorisant plusieurs types de numérotation des factures pour donner le choix à l'entreprise. Chaque numéro de facture est incrémenté automatiquement pour éviter doublons et oublis.

 

L'émission de factures, factures rectificatives et récapitulatives et les mentions obligatoires

La facture rectificative n'est pas un avoir même si la confusion semble fréquente. Alors que l'avoir diminue la base imposable, la facture rectificative modifie et remplace la facture initiale.

La facture récapitulative est une possibilité pour les entreprises qui émettent plusieurs factures adressées à un client unique au cours d'un mois. La facture récapitulative peut être émise pour le mois écoulé mais le différé de facturation ne doit pas dépasser le mois. Les factures récapitulatives mentionnent obligatoirement toutes les opérations, ligne par ligne avec leur date de réalisation.

Quel que soit le type de facture émise, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces mentions peuvent varier d'un assujetti à l'autre. À titre d'exemple, les factures des micro entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA, comportent la mention « TVA non applicable - article 293B du CGI ».

Un logiciel de facturation permet de sécuriser l'entreprise. Ses mises à jour régulières lui garantissent d'avoir toujours une facturation conforme aux exigences légales. À ce titre, Evoliz propose des mises à jour mensuelles à ses utilisateurs et s'adapte à leurs besoins. La mise en conformité est donc très rapide.

 

L'organisation de la facturation à partir du devis : gagner du temps avec Evoliz

Une transaction commerciale commence souvent par un devis ou un bon de commande. Dans certains secteurs d'activités, il y a même plusieurs devis successifs qui feront ensuite l'objet d'une facturation unique ou non.

Certains entrepreneurs comme les artisans peuvent avoir besoin d'options spécifiques comme la facture de situation ou la retenue de garantie, très importantes pour leur activité.

Difficile pour un entrepreneur très occupé de suivre tous ces devis et de ne jamais se tromper.

Evoliz utilise les dernières technologies pour sécuriser les transactions commerciales et faciliter la facturation.

L'envoi automatisé du devis au client permet aussi un suivi de la réception, de la lecture, de l'acceptation ou du refus du devis. Tout est accessible en quelques clics dans l'application.

Une fois validé, le devis peut être scindé pour créer plusieurs factures ou être transformé en facture en un clic.

La facture elle-même fait l'objet d'un suivi de lecture et réception. Il propose des alertes en cas de paiement après l'échéance. Tous les emails, envois de devis, de factures, relances sont automatisés dans l'application.

Quand l'automatisation maximale permet de faire gagner du temps tout en limitant les risques d'erreurs.

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