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Mise en place de procédures de contrôle interne

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Ecrit le: 02/10/2003 20:26
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Bonsoir,

Je suis rentré il y a peu de temps dans une PME.
Cette société n'a que 10 mois d'existance, et le dirigeant dans une perspective de tout controler, veut que j'instaures plus ou moins une procédure de contrôle interne.

Ne sachant par quel bout m'y prendre, qqn pourrait-il m'aider??

Merci.

Pour information, la PME a trois sites en france et employes un peu moins d'une vingtaine de personnes.
Re: Mise en place de procédures de contrôle interne
Ecrit le: 12/10/2003 15:34
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Vaste sujet qu'est le contrôle interne.

Avant de commencer la démarche du contrôle interne, il y a plusieurs questions à se poser:
- quel est le secteur d'activité de votre entreprise
- comment fonctionne l'informatisation de celle-ci
- qui à accès aux données (ex: facturation, sk, vente, ...etc)

Le plus "simple", je pense est de d'abord savoir comment fonctionne l'entreprise (circuit trésorerie, achat, ventes en particulier)
Y a t'il un CAC dans cette entreprise?
Restant à votre disposition,
timimp
samgace
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Re: Mise en place de procédures de contrôle interne
Ecrit le: 15/10/2003 22:53
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Tout d'abord merci de me répondre.

A la question, "Y a t'il un CAC dans cette entreprise?", je peux répondre par la négative car nous ne dépassons pas les seuils légaux de nommination (ca couterait trop cher au gérant )

Le point noir dans l'affaire est la gestion de la caisse.

J'ai remarqué que tout le personnel avait accès à celle-ci (aussi bien la secrètaire, le comptable, le gérant, les ouvriers...).

De plus elle n'est contrôlée que mensuellement, voire pire sur certains sites trimestriellement . ( je parles du contrôle effectif de la monnaie car des feuilles de caisses sont émises mensuellement).

J'ai en sus entendu dire par "certains" que des clients payent en espèces, mais que des "commerciaux", s'agissant de particuliers qui ne veulent pas de factures (ca arrive réellement), empochent directement la somme sans la faire apparaitre dans la caisse.

Comment vérifier aussi sachant que les sites sont a environ 100 kms du siège voire 500 km pour un. Il faut les prendre sur le fait, car je me vois mal aller mettre la mauvaise ambiance la-bas.

Pour ce qui concerne les centres commerciaux et comptabilité, je penses mettre un système d'identifiant permettant un accès sécurisé aux données, et ainsi éviter que certaines n'attérissent entre de mauvaises mains (on ne sait jamais).

Concernant l'informatisation, elle est obsoléte.
Je penses que les procédures de sauvegardes quotidiennes ne sont pas respectées ( ils ne le font déjà pas au siège pourquoi le feraient-ils sur les sites ??)

Je penses mettre en place un système type EDI pour récupérer les données commerciales des sites quotidiennement voire hebdomadairement...

Voici donc quelques précisions.
Je vais de ce pas continuer a plancher sur le problème et j'espères y venir a bout assez vite.
merou2
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Re: Mise en place de procédures de contrôle interne
Ecrit le: 27/10/2003 09:28
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Bonjour,

J'ai pas mal pratiqué le contrôle interne étant donné que j'ai fait beaucoup de CAC et que j'ai travaillé en entreprise en audit interne. Voilà quelques éléments, n'hésites pas à me recontacter si besoin.
A mon avis, la première chose à faire est d'établir une cartographie des processus de l'entreprise (les différents cycles) et d'arriver ensuite à déterminer les risques attachés à chaque processus. Comme ça tu sais où aller.
Par exemple, une processus encaissement avec des espèces est risqué par nature.
Ensuite, avant d'attaquer chaque processus - du plus risqué au plus fiable - il faut voir si les principes du CI existent, en particulier l'organisation: y a t-il des procédures écrites, des répartitions de tâches claires? Sinon ce sera à mettre en place.
Pour chaque processus, faire des entretiens pour les décrire avec un diagramme, vérifier que tu as bien compris en suivant quelques transactions (ex: un Bdc jusq'au paiement) et déterminer les points forts et faibles. Pour cela tu peux t'aider d'un questionnaire de CI.
Les questions à se poser sont au minimum:
- la séparation des fonctions
- l'exhausitivité (ex: toutes les livraisons donnent ils lieu à facture ?)
- la réalité (toutes les livraisons sont elles réelles ?)
- la correcte évaluation (les prix de vente sont -ils correctement calculés)

En fait, on imagine pour chaque étape du processus ce qui peut arriver (de mal) et quel est le dispositif de contrôle interne qui empèche cela. A toi ensuite de juger si ce contrôle est efficace...

Après cela, mener des audits pour vériifer sur site que les points forts sont toujours appliqués (ex: le contrôle annoncé de la livraison est-il toujours effectué ?) et proposer des recommandations sur les points faibles.

En ce qui concerne les sites éloignés, le risque est toujours fort. Il faudra impérativement que les procédures de chaque site soient identiques. POur cela on peut organiser des groupes de travail pour harmoniser.

Dernier conseil: avoir du recul pour ne pas allourdir les porcessus avec des contrôles quand ils ne sont pas indispensables.

J'espère t'avoir aidé, tiens moi au courant svp.

Olivier GALLET
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