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Notes de frais : de la simple photo à un vrai suivi des dépenses

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Article écrit par (202 articles)
Publié le
Modifié le 14/09/2018

Simplifier la gestion de vos notes de frais

Gérer correctement ses notes de frais n'est pas toujours une mince affaire. On perd ses tickets, on oublie de les transmettre à son employeur ou de les demander au salarié.

Les erreurs telles que des inversions de chiffres sont courantes.

Découvrez un outil qui facilite la vie et qui est disponible en marque blanche pour l'expert-comptable.

Introduction

Les notes de frais sont souvent un poste non négligeable dans les entreprises ; et ce, dans toutes les entreprises, même les plus petites.

Tout le monde peut se faire rembourser ses notes de frais, puisque l'entreprise a l'obligation de prendre en charge les frais professionnels de ses salariés.

Les dépenses les plus courantes sont les frais de nourriture (repas d'affaires), de déplacement, ou de logement.

La gestion de ces notes de frais prend souvent du temps et coûte de l'argent lorsqu'elle est mal organisée.

 

Présentation

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Karim Jouini est le CEO d'Expensya, la start-up qui s'attaque au notes de frais.

Plusieurs fois entrepreneur, Karim connait la torture des notes de frais, et souhaite la voir disparaître !

 

Interview

 

Comment vous-est venue l'idée d'Expensya ?

Dans ma vie professionnelle, j'ai souvent dû faire face à la gestion de mes frais professionnels : une tâche que je détestais ; chronophage, inintéressante et contre-productive. Les comptables eux-mêmes ont du mal avec les notes de frais. La principale raison à mon avis, réside dans le fait que dans une entreprise, que ce soit pour un autoentrepreneur ou pour une multinationale, il y a un frein psychologique avec les tâches qui n'ont pas de valeur ajoutée et qui ne sont pas dans le c½ur de métier de l'exécutant.

Les notes de frais étant en plus une tâche chronophage, les membres d'une entreprise finissent souvent par ne plus se faire rembourser de petites dépenses ou pire encore, par remplir leurs notes de frais avec négligence, ce qui peut avoir des conséquences très lourdes pour une entreprise...

C'est comme ça que j'ai eu l'idée de créer un outil qui permet d'automatiser cette tâche pour rendre la vie des utilisateurs plus facile, simplifier le contrôle et améliorer la visibilité des entreprises.

 

Et ça consiste en quoi exactement ?

Expensya est un logiciel en mode Saas, disponible sur www.expensya.com, ainsi qu'une application mobile, en téléchargement gratuit sur tous les stores (Apple, Google, Windows).

Grâce à notre application, un collaborateur en mission peut saisir ses notes de frais en les prenant simplement en photo avec la caméra de son smartphone, et l'application reconnaîtra automatiquement toutes les informations pertinentes pour le comptable (date, montant, TVA, type de dépense, nom du marchand...)

Bien plus de fonctionnalités sont disponibles, comme la gestion des frais kilométriques, le traitement automatique des emails, l'archivage, le flux d'approbation, des exports simplifiés vers les principaux ERP, etc.

Un Freelance, une TPE, une PME ou une Grande entreprise, peuvent ainsi mieux gérer leurs notes de frais et assurer un bien meilleur suivi des dépenses liées aux déplacements professionnels.

 

Vous venez de lever des fonds, que comptez-vous en faire ?

Cette levée de fonds permettra le recrutement de nouveaux éléments au sein de l'équipe commerciale, ainsi que le déploiement de la solution, en priorité en Europe puis dans d'autres pays cibles.

Nous continuerons également à investir dans les technologies de digitalisation, d'archivage et de traitement intelligent afin de répondre à cette demande exponentielle des TPE, PME et grands groupes.

 

Votre site contient un onglet Partenariats, quels sont vos partenaires aujourd'hui ?
Et quelles relations entretenez-vous avec les comptables ?

Pour commencer, je dirais que nous sommes les amis des comptables, qu'ils soient internes ou externes à l'entreprise. Ils nous adorent, car nous leur simplifions la vie. Ils sont donc naturellement nos premiers partenaires.

Nous leur proposons de mettre entre les mains de leurs clients une solution innovante de gestion de frais pro, en marque grise. Ils peuvent ainsi revendre ou offrir Expensya à leurs clients et devenir un cabinet 2.0. Ils y gagnent aussi des notes de frais et achats mieux gérés et plus facilement transmis et des rapports mieux remplis, tout en économisant leur temps et celui de leurs clients.

On constate d'ailleurs souvent que lorsqu'on commence un partenariat avec un cabinet comptable, il nous envoie en priorité les clients les moins bien organisés, et très vite, les autres clients sont poussés à utiliser Expensya.

Nos partenaires peuvent être des comptables, mais aussi des intégrateurs ou des consultants à la recherche de solutions innovantes pour leurs clients.

 

Quelles sont les principales difficultés que vous avez déjà surmontées ?
Et quelles sont vos défis aujourd'hui ?

Nous avons fait, dès le début, le choix de ne pas envoyer les facturettes de nos clients à Madagascar, en Tunisie ou au Bengladesh, mais de les faire traiter par un algorithme intelligent, 100% automatisé et en temps réel !

Cela s'est révélé un réel défi technologique, et nous sommes aujourd'hui fiers d'afficher la meilleure technologie du marché avec un taux de reconnaissance comparable à l'humain, que nous pensons égaler dès la fin 2016.

 

Pouvez-vous nous parler de l'évolution de votre stratégie ?

Notre stratégie est double :

  • permettre aux TPEs/PMEs d'oublier la torture des notes de frais, tout simplement ;
  • permettre aux comptables (logiciels et cabinets) d'offrir Expensya en marque grise sans intermédiation.

Et pour chacun de ces segments, nous évoluons autant en France qu'à l'international.

 

Comment voyez-vous la situation des startups en France ? 
Et comment peut-on l'améliorer ?

Il y a un SUPERBE écosystème de startups en France, et je préfère commencer par cette touche positive.

Cependant, les startups Françaises souffrent parfois d'un cadre législatif contraignant, limitant leur capacité à innover, les mettant face à des startups américaines qui ont su tirer profit d'une législation plus souple.

Pour prendre un exemple qui nous concerne directement : la dématérialisation des justificatifs de paiement est un sujet nouveau ici (que la loi Macron essaye de généraliser) alors qu'aux USA, elle est d'actualité depuis plusieurs années.

Frédéric Rocci

Frédéric Rocci
Fondateur de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis avant tout un entrepreneur. Je cotoie et j'observe la profession comptable depuis plus de 20 ans. Rédacteur à mes heures perdues, j'affectionne plus particulièrement les sujets qui traitent des nouvelles technologies et du digital.
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