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Notes de frais : conseils ?

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Urban
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  • 33 - Gironde
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Ecrit le: 16/10/2007 12:22
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Message édité par Urban le 16/10/2007 12:44
Bonjour,

Tout d'abord, bravo aux créateurs du forum... (***pas de style SMS***) d'infos qui m'ont permis d'avancer.

Je suis gérant d'une TPE, et je voudrais savoir "comment optimiser" les remboursements des notes de frais.
A ce jour, je rembourse avec un forfait kilométrique les déplacements (0,29€/km) + les frais réels (genre hotel etc). Le souci est que celà revient cher pour l'essence donc je souhaiterais rembourser sur justificatifs (genre "ticket d'essence", ou alors fournir des chèques carburants)
Est-ce selon vous possible, et puis-je récupérer la TVA ? (car là, quand je rembourse à 0,29€/km je ne récupère rien du tout). Auriez-vous des conseils à me donner ?

Merci d'avance pour votre aide.
Inc
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  • 69 - Rhône
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 16/10/2007 12:47
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Bonjour,
Tout d'abord, la TVA n'est pas récupérable sur les carburants (essence). Il me semble que sur le gasoil, la TVA est récupérable à hauteur de 80% (à confirmer).
N'est-il pas possible de mettre en place un système de forfait ? (montant forfaitaire pour l'hôtel, pour les repas) ? Il me semble que c'est envisageable et accepté par l'administration fiscale.
Claudusaix, qui est modérateur sur ce forum, vous apportera peut être une réponse plus précise que la mienne.
Cordialement.


--------------------
INC
Ln(x)
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Collaborateur Audit junior en cabinet
  • 34 - Hérault
 
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 16/10/2007 13:01
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Bonjour,

En effet, la TVA est récupérable à hauteur de 80% sur le gasoil. Cependant je ne sais pas si le pourcentage a évolué.

Cordialement.


--------------------
2006: STT CG
2008: BTS CGO
2009: DCG
Prépare le DSCG : UE 2; 3; 5; 7 validées.
Urban
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  • 33 - Gironde
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 16/10/2007 14:53
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Citation : Inc @ 16.10.2007 à 12:47

N'est-il pas possible de mettre en place un système de forfait ? (montant forfaitaire pour l'hôtel, pour les repas) ? Il me semble que c'est envisageable et accepté par l'administration fiscale.
Claudusaix, qui est modérateur sur ce forum, vous apportera peut être une réponse plus précise que la mienne.
Cordialement.

Merci pour votre réponse.

Le système de forfait me semblerait effectivement idéal, mais je suppose que dans ce cas là je ne peux rien récupérer en TVA.

Pour être plus clair, je cherche à "simplifier" les choses en terme de frais, tout en n'étant pas pénalisé, ou dans l'illégalité évidemment.

Par exemple, une solution m'est venur à l'esprit : fournir à chaque salarié une "carte carburant" (avec un forfait mensuel, que je paye à la compagnie, par exemple exemple Total), et récupérer la TVA sur le dit coût de la carte carburant. Qu'en pensez-vous ?

Par contre, pour le remboursement des frais d'hôtel en "frais réels sur justificatif", ça ne me cause pas de souci parce que c'est rare (les déplacements se font à +/- 100 kms).

MErci d'avance pour vos idées et pistes.
Arnaud66
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  • 31 - Haute-Garonne
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 16/10/2007 15:34
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Bonjour,

Je voudrais juste insister sur le fait que vous ne pourrez en aucun cas récupérer la TVA sur l'essence.


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DUT GEA option FC à Perpignan
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Vanessa066
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 16/10/2007 15:44
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En effet, la TVA n'est pas récupérable sur l'essence, maiss elle l'est pour le gazoil à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme et 100 % pour les vehicules utilitaires.
Je ne sais pas si le % a évolué.
Urban
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 17/10/2007 21:42
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Citation : Vanessa066 @ 16.10.2007 à 15:44
En effet, la TVA n'est pas récupérable sur l'essence, maiss elle l'est pour le gazoil à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme et 100 % pour les vehicules utilitaires.
Je ne sais pas si le % a évolué.

Je confirme que la TVA est déductible à 80% du diesel pour un VP (véhicule particulier), 100% si VU (véhicule utilitaire).

Le souci est que 2 de mes salariés ont un véhicule... essence. Donc, je sais bien que je ne peux pas récupérer la TVA dans ce cas. Et de plus, si je rembourse au forfait kilométrique c'est rapidement coûteux.

Avez-vous des suggestions, ou, si selon vous mon message n'a rien à faire ici, un/des liens ? J'ai beau chercher, je ne trouve pas...
Claudusaix
ProfilClaudusaix
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 17/10/2007 23:21
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Bonsoir,

Pour ma part, pour l'essence, je vois que la solution de doter les salariés d'une carte professionnelle type AS24 ou GR ou autre (je ne cherche pas à faire de la publicité mais je n'arrive pas à trouver le mot exact). Ces sociétés vous envoyent une facture à la fin du mois. Ils prélèvent sur votre compte bancaire. Vous n'avez plus à rembourser les frais de carburant à vos salariés.

L'inconvénient est que les salariés peuvent abuser. Il faut contrôler les dates et les heures, les lieux des stations. Il faut préciser aux salariés que l'utilisation à fins personnelles est une faute professionnelle qui entraîne retrait de la carte et licenciement.

Une autre solution consiste, avec l'aval de vos salariés et l'aide de votre banque, à joindre des comptes bancaires au nom des salariés à celui de l'entreprise. Il s'agit des cartes de paiement ou de crédit affaires à débit différé. Les relevés des comptes bancaires salariés arrivent à l'entreprise. Les différents frais peuvent être réglés à l'aide de cette carte de paiement. De plus, les salariés peuvent l'utiliser personnellement. L'entreprise abonde en fin de mois les comptes des salariés à concurrence des frais de l'entreprise engagés. A charge, pour eux d'approvisionner les frais personnels après leur avoir remis leurs relevés bancaires. Ceci peut être fait dans le cadre globale de la mise en place des PERCO.

Ceci suppose évidemment de ne pas avoir de gros problème de trésorerie.

Cordialement,


--------------------
Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 
Urban
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 18/10/2007 11:04
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Citation : Claudusaix @ 17.10.2007 à 23:21
Bonsoir,

Pour ma part, pour l'essence, je vois que la solution de doter les salariés d'une carte professionnelle type AS24 ou GR ou autre (je ne cherche pas à faire de la publicité mais je n'arrive pas à trouver le mot exact). Ces sociétés vous envoyent une facture à la fin du mois. Ils prélèvent sur votre compte bancaire. Vous n'avez plus à rembourser les frais de carburant à vos salariés.

L'inconvénient est que les salariés peuvent abuser. Il faut contrôler les dates et les heures, les lieux des stations. Il faut préciser aux salariés que l'utilisation à fins personnelles est une faute professionnelle qui entraîne retrait de la carte et licenciement.

Une autre solution consiste, avec l'aval de vos salariés et l'aide de votre banque, à joindre des comptes bancaires au nom des salariés à celui de l'entreprise. Il s'agit des cartes de paiement ou de crédit affaires à débit différé. Les relevés des comptes bancaires salariés arrivent à l'entreprise. Les différents frais peuvent être réglés à l'aide de cette carte de paiement. De plus, les salariés peuvent l'utiliser personnellement. L'entreprise abonde en fin de mois les comptes des salariés à concurrence des frais de l'entreprise engagés. A charge, pour eux d'approvisionner les frais personnels après leur avoir remis leurs relevés bancaires. Ceci peut être fait dans le cadre globale de la mise en place des PERCO.

Ceci suppose évidemment de ne pas avoir de gros problème de trésorerie.

Cordialement,

Merci pour votre réponse précise, qui me conforte dans mon idée.

Le principe d'une carte professionnelle (sans vouloir faire de publicité non plus, je pense prendre la caret shell) me semble bien. La seule "limite" est que je ne pourrais (enfin, j'imagine) récupérer la TVA que sur des achats de gasoil, et pas d'essence (celà dit, j'imagine que leurs relevés sont suffisamment bien détaillés pour ne pas se tromper).
Concernant les abus, je ne m'inquiète pas car on est une petite société (5 personnes), avec donc une certaine confiance, et des facilités pour vérifier aussi :-)

En conclusion, je parierais sur le principe suivant :
- une carte professionnelle pour essence, péage et parkings. TVA récupérable sur gasoil (80%), péage et parkings à 100%
- des remboursements de frais sur justificatifs pour le reste (repas pris à plus de 50 kms du lieu de travail, hotels...). Là aussi, on peut bien récupérer la TVA à 100% du moment où l'on peut prouver que c'était bel et bien dans un cadre professionnel, n'est ce pas ?
- je pensais aussi offrir des tickets restaurant, mais à ce que j'ai lu ici les avis sont très divergeants concernant la récupération de TVA. Si ça n'est pas possible, et étant soucieux d'offrir des petits "avantages" à mes salariés, y en a-t-il certains qui permettent la récupération de TVA ?

Merci d'avance de me dire si mon raisonnement est bon, et de votre patience pour répondre à mes questions !

Stéph.
Nad64
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Responsable comptable en entreprise
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Re: Notes de frais : conseils ?
Ecrit le: 18/10/2007 11:26
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Bonjour,

Nous utilisons des cartes total pour l'essence et le péage, et la distinction entre essence/gasoil est clairement faite.
Pour l'hotel de vos salariés, le TVA y afférente n'est pas déductible.
Pour la TVA sur les péages, les avis sont partagés.

Pour les chèques restos, si vous les mettez en place, n'oubliez pas de déduire du nombre de tickets resto, les jours pour lesquels vous leur avez remboursé leurs frais en réel.
En effet la TVA sur la commission TR, n'est pas à première vue déductible, bien que je l'ai toujours vu pratiquée.
Mais la TVA ne représente pas énormément et ne devrait pas vous arreter dans votre volonté.

Salutations,


--------------------
Nadine


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