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Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?

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Unique
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Ecrit le: 19/06/2008 18:01
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Bonjour,

Afin de lancer une nouvelle activité je dois fournir à mes salariés un cahier de factures, ainsi lorsque le salarié aura terminé sa prestation il établira une facture papier qu'il remettra au client.
Les cahiers d'une centaine de factures chacun ont un gros défaut ils commencent tous par le numéro 1

Comment je peux comptabiliser des factures qui doivent avoir "un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue"... mais dont les numéros vont inévitablement être les mêmes.

Est-ce que reproduire la facture via un logiciel de gestion commerciale est ainsi avoir une nouvelle facture avec un "numéro unique ..." est envisageable compte tenu du fait que la facture présentée au client n'aura ni le même aspect ni le même numéro que celle comptabilisé dans le journal de vente.

Je vous remercie de votre aide
Affacturage
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 19/06/2008 18:51
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Bonjour!
Je suis étonné car si vos numéros de facture commencent par le même chiffre ils se terminent par des chiffres différents et donc vous aurez bien une numérotation chronologique et indépendante


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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 19/06/2008 18:56
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Bonsoir,

Effectivement, les factures doivent avoir un numéro unique.

Je pense qu'il convient d'établir les factures soit avec un cahier soit avec un logiciel (avec un logiciel comme Ciel par exemple, quelque chose de facile à utiliser, est plus sûr).
De plus les factures doivent comporter des mentions obligatoires (noms et adresses du fournisseur et du client, les n° de siret, de TVA, quantités / prix unitaires et montants pour chaque produits ou prestation vendue, etc).

Si vous optez pour le cahier, il faut que tous les salariés commencent le 1er cahier et le terminent.
Puis ils ouvrent un 2e cahier (si ce sont des cahiers de 100 factures par exemple), et mettent le n°101 (donc comme le 1 apparaît il suffit de compléter à la main...).

Personnellement, j'utilise un logiciel, c'est plus présentable et plus sûr. De plus, les factures sont toujours présentées sensiblement de la même manière.
Et j'imprime toujours un exemplaire client et un pour ma compta.
Francoisecnd
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 20/06/2008 09:16
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Bonjour,

J'ai eu le même souci avec des VRP multicartes...
J'avais donc opté pour que chacun incrémente ses initiales devant le numéro de facture de son carnet.
Ainsi, j'optenais des factures individuelles : BA100, BA101, BA102, FG100, FG101, FC100, FC101, etc ...
Ensuite, j'incrémentais à ces factures, vis à vis des dates d'émission, "un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue".

Ainsi, ma facture FA080004 correspondait à la BA100, la FA080005 à la FC100, la FA080006 à la BA101, etc....

C'était la solution que j'avais retenue, et je n'avais pas de problèmes..
NB : lors de la saisie au journal de vente, ne pas oublier de mettre en référence le "BA100" pour faciliter d'éventuelles recherches....

D'autres idées ?


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Unique
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 20/06/2008 10:56
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Bonjour,

En fait, ton idée consiste à appliquer le principe de numérotation des factures fournisseurs, aux factures clients.

Pour les initiales, j'y avais songé mais je ne savais pas si dans la pratique c'était faisable, mais dans ce cas là j'opterais plutôt pour le numéro de matricule (propre à chaque salarié)

Mais que ce passe-t-il lorsque le petit carnet de factures est terminé et que le salarié reprend un nouveau carnet (en espérant que les salariés consomment un maximum de petits carnets) qui recommence au numéro 1 ?

Merci
Francoisecnd
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 20/06/2008 11:23
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Rebonjour,

Il suffit d'attribuer un numéro à chaque carnet !

Si le commercial à un matricule 22 par exemple :
1er carnet ( avec un gros "1" sur la couverture ), facture 100 : 22-1-100
à la remise du carnet vide, 2ème carnet avec un gros "2", facture 100 : 22-2-100 ....

Ca fait un peu "usine à gaz", mais avec un bon protocole couché sur papier, vous devriez vous y retrouver .....


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Unique
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 20/06/2008 11:43
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Message édité par Unique le 20/06/2008 11:44
Rebonjour Françoise,

En effet ton idée est simple mais redoutablement efficace.

Mais pourquoi n'y ai-je pas pensé plutôt ... vendredi, 1er jour de l'été ... je commence à trouver des réponses !

En tout cas merci beaucoup pour ton aide si précieuse.
Francoisecnd
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 20/06/2008 12:10
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Merci, et ravie d'avoir pu vous apporter une solution qui vous convienne !


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Stof
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 05/07/2021 20:31
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Bonjour Françoise,
je remonte ce post puisque je me retrouve confronté à une situation similaire :
Je suis micro entrepreneur, je fais de la vente au détails et je facture mes clients à l'aide d'un carnet/facturier de 50 pages type Manifolds pour micro-entrepreneurs.
Pouvez me dire si ma méthode vous semble correcte.

Date - N° de carnet - N° de facture
10/05/2021- 1 - 50
10/05/2021- 2 - 1
10/05/2021- 2 - 2
10/05/2021- 2 - 3 etc...

J'ai donc une rupture dans la continuité tous les 50.
A votre avis, est-ce que cela sera correcte pour l'administrationou avez vous une autre solution à me proposer ?

Merci beaucoup pour vos conseils avisés.
Stof

Francoisecnd
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Re: Numérotation de facture chronologique et continue : comment faire ?
Ecrit le: 22/07/2021 08:29
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Message édité par Francoisecnd le 22/07/2021 08:30

Bonjour Stof.

Revenue sur ce post, je m'aperçois qu'à priori la réponse que je vous avais faite n'apparait plus... J'ai du faire une fausse manip !

Alors, je reprends :

Il semblerait que votre système de numérotation soit judicieux. Mais je vous conseille de la conforter lors de votre enregistrement comptable annexe. Effectivement, je suppose qu'après émission de vos factures, vous comptabilisez celles-ci ( soit informatiquement, soit manuellement sur un cahier de ventes ).

Il vous faudra alors attribuer, en complément, à chacune une numérotation suivie et non modifiable qui sera alors en conformité., avec rappel du facturier.

Exemple :

Votre facture du 10 Mai ( si c'est la 1ère de l'année ) sera : "FAC21-0001/1-50"

la suivante "FAC21-0002/2-01", puis "FAC21-0003/2-02", etc. ( ou inverse : "1/50-FAC21-0001", "2/01-FAC21-0002" ! )

Je pense qu'ainsi vous "vérouillez" votre chronologie et suivi et ne devriez pas avoir de problèmes...

D'autres avis ?

Cordialement,

Françoise



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